Документация по личному составу: что это такое и как правильно ее вести

Ведение личных дел

Порядок ведения кадровой документации должен быть подробно изложен в соответствующем Положении, принятом на фирме. Он может предусматривать ряд учетных процедур:

  1. Регистрация. В крупных организациях для учета личных дел заводится специальный журнал или книга. Каждое новое дело вносится в нее под определенным номером (шифром), эта же последовательность цифр проставляется на самой папке с делом. Также в журнале может содержаться такая информация о личном деле:
    • ФИО работника;
    • дата заведения;
    • дата закрытия;
    • дата передачи в архив.
  2. Корректировка. Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.). На внесение изменений имеет право только ответственный сотрудник, назначаемый специальным приказом, или другой, официально уполномоченный его заменить.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.

  • Хранение. Поскольку личные данные относятся к конфиденциальной информации, папки требуется хранить, исключая доступ к ним посторонних лиц. Обычно для этой цели используется сейф или запираемый шкаф. Хранить следует только дела действительных сотрудников. После увольнения дело еще некоторое время сохраняется у работодателя (этот срок он устанавливает сам; на госслужбе, если дело не передается в другой орган, он составляет 10 лет).
  • Передача в архив. Дело уволенного сотрудника должно быть закрыто и по истечении срока внутреннего сберегания передано на архивное хранение. Для передачи нужно заполнить лист-заверитель, куда заносится финальная информация о состоянии личного дела. Этот лист подшивается в конец папки. С момента передачи дела в архив оно будет там храниться 75 лет, если принадлежало обычному работнику, и постоянно – если руководящему.
  • ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если исправляется ошибка, неточность или следствие перемены, это нужно делать по аналогии с трудовыми книжками: зачеркивать неверное одной чертой, сверху писать правильный вариант, а на полях ставить отметку о верности исправления и его дате.

    Группа организационных приказов: где взять образец?

    Данная совокупность приказов по личному составу сопровождает каждого работника с момента приема на работу вплоть до расставания с компанией, включая все нюансы внутренних перемещений.

    Приказы о приеме и увольнении — самые распространенные в данной группе. Их принято оформлять по унифицированным формам, хотя применение самостоятельно разработанных компанией форм приказов законом не возбраняется.

    Образцы организационной группы приказов по личному составу изучайте с помощью материалов нашего сайта:

    Приказы о перемещениях сотрудников представляют собой совокупность разнотипных распоряжений руководителя компании о разнообразных кадровых перестановках или линейных перемещениях членов трудового коллектива.

    Среди них можно назвать следующие разновидности приказов:

    • о параллельном перемещении сотрудников, например с одной должности на аналогичную в другом подразделении;
    • о динамическом подъеме («карьерный шаг») или понижении в должности;
    • о временном перемещении: на место отсутствующего работника, в связи с медицинскими показаниями на определенное время и др.

    Познакомиться поближе с данной подгруппой приказов о перемещении сотрудников поможет материал «Унифицированная форма № Т-5 ― скачать бланк и образец».

    Приказы данной группы не могут оформляться только на основании желаний администрации компании, поэтому требуют к себе повышенного внимания.

    Виды документов по личному составу

    К таким документам относятся следующие виды:

    — документы, связанные с комплектованием сотрудников предприятия;

    — бумаги, которые подтверждают продвижение сотрудников по службе;

    — документы, которые подтверждают выполнение сотрудниками трудовой дисциплины;

    — бумаги, которые связаны с окончанием трудовых отношений.

    Исходя из этого, становится понятно, что многие документы, регулирующие взаимоотношения сотрудников с работодателем, являются кадровыми документами. Они регулируют разные вопросы, которые связаны с персоналом предприятия.

    Существует два вида первичных документов по личному составу:

    — по учету кадров;

    — по учету рабочего времени и расчетов по оплате труда.

    Такими документами могут выступать приказы, трудовые книжки, аттестаты, трудовые договоры, дипломы, карточки, личные дела, личные доверенности, свидетельства по аттестации сотрудников.


    Правила по хранению документов, прописанные в законодательстве, должны соблюдаться абсолютно всеми предприятиями. Ведь правильное ведение и хранение документов связано с тем, что организации должны взаимодействовать с пенсионным фондом и другими государственными структурами. Если не соблюдать правила ведения документооборота, можно заработать штраф, а также получить другие нежелательные последствия.

    Документы учета личного состава

    Документы по учету личного состава ведет кадровик. На основании первичных бумаг осуществляется оперативный учет изменений и движения численности состава работников предприятия. К документам учета относятся: приказы, карточки, штатное расписание, расчетные ведомости и многие другие документы.

    При приеме на работу каждому служащему присваивают табельный номер, который впоследствии значится во всех бумагах по учету личного состава и начисления зарплаты. Даже в случае перемещения человека на новую должность или при увольнении его табельный номер остается за ним и не присваивается другому человеку.

    Приказы документов по личному составу – это одни из наиболее важных бумаг в кадровом деле. Они группируются в отдельные дела и при этом имеют собственную нумерацию. Внутри папка систематизируется в хронологическом порядке.

    Документация по личному составу: что это такое и как правильно ее вести

    Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

    Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке — по этапам трудового цикла работника:

    • документация, связанная с комплектованием персонала организации;

    • документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

    • документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

    • документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т. е. с увольнением.

    В состав кадровой документации входят следующие документы:

    • трудовой договор (контракт);
    • приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
    • личная карточка (форма № Т-2);
    • учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
    • приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
    • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
    • приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма №);
    • табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
    • табель учета использования рабочего времени и расчета зара­ботной платы (форма № Т-12);
    • личные заявления работников предприятия.

    Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

    При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, собы­тиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни граждан) согласно Закону РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относятся к категории конфиденциальной информации.

    Учет кадров — одна из основных функций, выполняемых службой кадров. В различные периоды существования Россий­ского государства для реализации этой функции составлялись различные по составу, названиям, форме и содержанию кадровые документы. В настоящее время примерный комплекс кадровых документов, оформляющих учет кадров, условно можно разделить на две группы:

    1) документы, непосредственно предназначенные для учета кадров:

    • личная карточка формы Т-2;
    • карточка формы Т-4;
    • личный листок (анкета) по учету кадров и дополнение к нему;
    • журнал принимаемых и увольняемых работников и др.;

    2) документы, участвующие в процессе учета кадров, но для которых эта функция не является основной:

    • приказы;
    • заявления;
    • штатное расписание;
    • структура и штатная численность;
    • трудовые договоры (контракты) и др.

    Личное дело работника представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о нем. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но в первую очередь – на руководителей и ведущих специалистов (в этом случае на остальных сотрудников оформляют только личные карточки формы N Т-2).

    Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы должны входить в состав личного дела. Обязательной является внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.

    Кроме того, в личном деле могут содержаться следующие документы:

    — анкета или личный листок по учету кадров;

    — копии документов об образовании;

    — копии документов об утверждении в должности;

    — копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

    — дополнение к личному листку по учету кадров;

    — справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

    Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

    Анкета содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и т.д. Анкета нужна для получения информации о кандидате на вакантную должность, для определения его компетентности и подготовленности.

    Анкета заполняется от руки самим работником при поступлении на работу и содержит пункты:

    — паспортные данные (фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; место жительства или пребывания; семейное положение, дети и родственники; гражданство; отношение к воинской обязанности и т.д.);

    — образование (дата окончания высшего учебного заведения, полученные специальности, ученые степени и ученые звания и т.д.);

    — стаж и опыт работы (периоды работы; занимаемые должности (выполняемая работа); место и условия работы; причины увольнения, и т.д.);

    — навыки и знания (уровень владения иностранным языком; уровень владения оборудованием, механизмами, инструментами; самооценка профессиональных умений, навыков и знаний, личностных качеств и т.д.).

    Обычно вопросам анкеты предшествует текст, поясняющий:

    — правила заполнения граф;

    — на какие вопросы ответы являются обязательными, на какие нет;

    — последствия отказа отвечать на вопросы;

    — как наниматель может распорядиться предоставленной ему информацией и т.д.

    В графе «Образование» применяют следующие формулировки: «среднее (полное, общее)», «неполное начальное профессиональное», «среднее профессиональное», «незаконченное высшее профессиональное» – в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

    Графа «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» заполняется на основании трудовой книжки. В этой графе фиксируется также обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.

    В графе «Семейное положение» используются следующие формулировки: «женат» («замужем»), «разведен(а)», «вдовец» («вдова»), «холост» («не замужем»), затем перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь). Указывается фамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.

    Анкета не заверяется ни печатью, ни подписью работника отдела кадров. Если в конце документа приведена фраза «Фотокарточка и данные о трудовой деятельности, учебе оформляемого соответствуют представленным документам» (обычно используется при оформлении личного листка по учету кадров), необходимо предусмотреть место для подписи, фамилии работника кадровой службы, а также для печати.

    Анкета становится документом личного дела только в том случае, если соискатель принят на работу. Анкеты кандидатов, не ставших работниками, помещаются в отдельное дело, которое может вновь использоваться при повторном подборе персонала.

    Согласно ст. 86 – 89 ТК РФ работодатель не имеет права запрашивать сведения о политических, религиозных и иных убеждениях работника, его частной жизни (такие сведения могут быть получены только с его письменного согласия), его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности (исключение составляют случаи, предусмотренные федеральным законом).

    Рекомендуется включать в текст анкеты защитные оговорки: «Работник согласен», «Работник не возражает». Также целесообразно предусмотреть в анкете отметку работника напротив оговорки «Подтверждаю верность информации, изложенной выше». Такие оговорки помогут в случае предоставления работником подложных документов при заключении трудового договора и увольнении работника на этом основании (ст. 81 ТК РФ).

    Вместо анкеты на предприятии может использоваться личный листок по учету кадров.

    Требования, предъявляемые к заполнению данного документа, аналогичны требованиям, предъявляемым к оформлению анкеты. Этот вид документа не имеет установленной формы.

    В процессе трудовой деятельности работника кадровая служба предприятия оформляет еще один документ – дополнение к личному листку по учету кадров, который содержит:

    — данные о работе после заполнения личного листа;

    — данные об изменениях в учетных признаках работника после заполнения личного листка (награждения, взыскания, дополнительное образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в заграничных командировках и т.д.).

    Характеристика – это официальный документ, который при необходимости выдает администрация предприятия своему сотруднику. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

    Характеристика составляется отделом кадров или руководителем структурного подразделения.

    Она также может быть подготовлена совместно со службой безопасности предприятия.

    По инициативе работника характеристика составляется по его запросу при переводе на другую работу, поступлении в учебное заведение, поездке за границу. При получении официального запроса судебных и иных государственных органов о предоставлении характеристики для разрешения вопросов, связанных с личностью работника, необходимо предоставить данный документ в указанные сроки. Такие характеристики предназначены для внешнего пользования и обязательно заверяются печатью предприятия и подписью его руководителя. В тексте обязательно должно быть указание: «Характеристика выдана для представления в___».

    Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4 и имеет следующие реквизиты:

    — название вида документа (характеристика);

    — указание должности лица, которому выдается характеристика;

    — наименование организации, выдающей характеристику;

    — имя, отчество и фамилия сотрудника;

    Автобиография – документ, который работник составляет самостоятельно. Типовой формы для автобиографии не существует, однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу), без исправлений и помарок, разборчивым почерком, перьевой или шариковой ручкой. Использование зеленых и красных чернил (пасты) не разрешается.

    Заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении подшивается в личное дело.

    1) документы, непосредственно предназначенные для учета кадров:

    Документация по личному составу: что это такое и как правильно ее вести

    Деятельность любой организации — это оформление многих бумаг, в том числе немаловажной является документация по личному составу работников. Как регулируются взаимоотношения между работником и администрацией, какие документы необходимо вести и как обеспечить их хранение, будет подробно рассказано в настоящей статье.


    Учитывать документацию, касающуюся личного состава работников, должен представитель кадровой службы. Оперативный учет осуществляется на основании первичных документов, в том числе наличия изменений и дополнений. К таковым документам относятся: личные карточки, штатное расписание, ведомости и многое другое.

    Читайте также:  Простой по вине работодателя: оплата и пошаговая процедура оформления

    Инструкция: оформляем приказы по личному составу

    Приказы по личному составу — это распорядительные документы, в которых отражены трудовые взаимоотношения сотрудника и работодателя. Расскажем, какие документы относятся к этой группе и как с ними работать.

    • прием на должность и заключение трудового соглашения;
    • перевод на другую должность или изменение трудового соглашения;
    • увольнение сотрудника и прекращение действия трудового соглашения;
    • изменение фамилии;
    • определение суммы зарплаты или изменение размера как часть существенных условий трудового соглашения;
    • поощрение, премирование, награждение и т. д.

    Документы по личному составу и их основные виды

    Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели, постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

    Информационные показатели, используемые в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно – биографические данные о работниках, сведения об образовании и т.д.

    Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями “кадровая документация” или “документация по личному составу” подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные учетные документы, плановые и отчетно – статистические, организационно – распорядительные.

    Документы по личному составу – это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.

    При подготовке кадровой документации необходимо руководствоваться статьями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Важно подчеркнуть, что ТК РФ прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений: трудовой контракт заключается в письменной форме; прием на работу оформляется приказом администрации предприятия и т.д.

    При подготовке организационно – распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на эту систему документации – ГОСТ Р.6.30 – 2003.

    Указания ГОСТа Р.6.30-2003 по оформлению ОРД дополняются рекомендациями общегосударственной инструкции по ведению делопроизводства – “Государственной системы документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Основные положения”, включающей две составные части: общие требования к документам и службам документационного обеспечения и альбом с образцами форм основных организационно – распорядительных документов.

    Помимо нормативно – методических документов по вопросам составления и оформления кадровой документации, специалисты – практики должны учитывать требования действующих нормативов по систематизации, хранению и подготовке к сдаче в архив документов кадровой службы. В “Основных правилах работы ведомственных архивов” излагается порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение.

    Важной составной частью предархивной обработки документов является оформление обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, требования к которым изложены в ГОСТе 17.9.14-72 “Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования”.

    Нормативно – справочным пособием при определении сроков хранения документов кадровой службы является “Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков их хранения”.

    Законодательные акты и нормативно – методические документы по ведению кадрового делопроизводства должны учитываться специалистами кадровых служб, организаций и предприятий всех форм собственности. Одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия является документирование трудовых правоотношений.

    Виды документов по личному составу: приказы, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.п.

    Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:

    прием, перевод и увольнение работников; предоставление отпусков; командирование.

    При приеме на работу фиксируются основные анкетно – биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении анкетно – биографических данных, условий и оплаты труда.

    Рассмотрим отдельно процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения персонала предприятия, и создаваемые при этом документы.

    Прием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Для военнообязанных предусмотрено предъявление военного билета.

    Основанием приема на работу является заключенный письменно трудовой договор (контракт). Поступающие на работу пишут личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (анкета) и составляется автобиография.

    Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:

    1. прием на работу;
    2. перемещение по работе;
    3. увольнение с работы;
    4. установление должностных окладов;
    5. отпуска;
    6. командировки;
    7. изменение фамилии;
    8. поощрения;
    9. взыскания и т.д.

    Особенности приказа по личному составу. Допустимы разные варианты его оформления (оговоренные в инструкции).

    • Номер (индекс) пишется с буквой “к”, что значит приказ по кадрам.
    • Заглавие – “По личному составу”.
    • Констатирующей части в приказе может не быть.
    • Распорядительные пункты оформляются в последовательности – прием на работу, перевод и перемещения, установление разрядов, предоставление отпусков и т.д.
    • Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудника, докладная записка и т.д.).
    • В приказе (пункте) о приеме на работу следует указывать на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости – вид работы (постоянная, временная, по совместительству и т.д.), особые условия работы (материальная ответственность и т.п.).
    • При переводе сотрудника на другую работу в приказе указываются вид и причина перевода, устанавливаемый оклад; в случае временного перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения. При поощрении сотрудника в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения; при наложении взыскания – ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения. При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения, за какой период предоставлен отпуск. При увольнении – причина (со ссылкой на статью ТК) и дата.
    • Фамилии, имена и отчества пишутся полностью.
    • Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами.
    • К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.
    • Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.
    • Приказы вступают в силу с момента их подписания.
    • Вместе с тем в распорядительной части текста приказа встречаются пункты со своими сроками вступления в силу приказа. Например, приказ подписан 13 сентября, а назначение работника на должность произведено 5 октября.
    • Нумеруются приказы в течение календарного года.
    • Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам. Начальник ОК должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, в котором тот должен поставить свою визу: “С приказом ознакомлен”, подпись работника, дата ознакомления.
    • Срок хранения приказов по личному составу обусловлен рациональными соображениями продолжительности работоспособности и самой жизни человека и составляет 75 лет.
    • Приказы оформляются на бланках формата А4.

    Состав реквизитов приказа по личному составу:

    1. наименование министерства или ведомства;
    2. название организации;
    3. наименование вида документа;
    4. место составления;
    5. дата, номер;
    6. заголовок;
    7. текст;
    8. подпись;
    9. визы;
    10. подписи сотрудников, ознакомленных с приказом;
    11. отметка о направлении в дело.

    Выписка из приказа по личному составу – это копия части подлинного документа.

    Реквизиты выписки из приказа:

    1. наименование министерства или ведомства;
    2. наименование организации;
    3. выписка из приказа;
    4. дата и номер подлинного документа;
    5. место составления;
    6. заголовок;
    7. констатирующая часть текста;
    8. распорядительная часть (необходимый пункт);
    9. подпись;
    10. заверительная надпись.

    Элементы заверительной надписи:

    1. слово “Верно”;
    2. наименование должности сотрудника, заверившего выписку;
    3. дата заверительной надписи.

    Следующим видом документа по личному составу является заявление.

    Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

    Правила оформления заявления:

    1. Пишется от руки в произвольной форме.
    2. На трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.
    1. название вида документа;
    2. дата;
    3. адресат;
    4. от кого направлено;
    5. текст;
    6. подпись.

    Документ “заявление” бывает разных видов. Например, заявление с просьбой о приеме на работу, с просьбой об увольнении, с просьбой о переводе на другую должность и т.д.

    Реквизиты заявления о приеме на работу:

    1. адресат (кому направлено);
    2. от кого (Ф.И.О., адрес);
    3. наименование вида документа;
    4. текст;
    5. дата составления;
    6. подпись.

    Особенность заявления о переводе на другую должность – в адресате сотрудник указывает занимаемую в данный момент должность, а в тексте – причины перевода. Заявления о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п. должны содержать в тексте указания на соответствующие документы.

    Следующим видом документа по личному составу является трудовой контракт.

    Трудовой контракт (договор) – соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством. ТК употребляет термины “трудовой договор” и “контракт” как равнозначные понятия, синонимы.

    Основные условия договора включают соглашения:

    1. о работе по одной или нескольким специальностям;
    2. квалификации;
    3. месте работы;
    4. сроке действия;
    5. виде трудового договора;
    6. об условиях оплаты труда.

    Дополнительные условия могут касаться любых вопросов оплаты труда и социально – бытового обслуживания работника. Все перечисленные данные взяты из комментария к Кодексу законов о труде РФ. Контракты заключаются на неопределенный срок; на определенный срок; на время выполнения определенной работы.

    Срочные договоры заключаются в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы. Срочные договоры заключаются тогда, когда работа не имеет постоянного характера. Разновидностью срочных договоров являются договоры о временной и сезонной работе.

    Основные условия, которые рекомендуется указывать в договорах:

    1. место работы;
    2. конкретная работа по профессии, должности;
    3. дата начала работы и ее окончания;
    4. оплата труда;
    5. обязанности предприятия по охране труда.

    Могут быть дополнительные условия сторон: испытательный срок, совмещение профессий, дополнительный отпуск, повышение квалификации и т.д.

    Контракт составляется в 2 экземплярах (первый экземпляр в организации, второй – у работника), подписывается руководителем и работником, заверяется печатью организации. Трудовые контракты включаются в состав личных дел.

    Если личные дела не заводятся, то контракты формируются в отдельное дело по алфавиту. Трудовые контракты хранятся 75 лет, если отсутствует приказ по личному составу, или 5 лет после увольнения при наличии приказа по личному составу.

    Следующим видом документа по личному составу является трудовая книжка.

    Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работы. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступаю на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать её в отдел кадров. Поступающие на работу впервые, представляют документ о последнем занятии, уволенные из рядов ВС – военный билет.

    В трудовые книжки вносятся следующие данные:

    1. сведения о работнике;
    2. сведения о работе;
    3. сведения о награждениях и поощрениях;
    4. сведения об открытиях, на которые выданы дипломы;
    5. взыскания в трудовую книжку не вносятся.

    Все записи вносятся в трудовую книжку после издания приказа. Если в трудовой книжке заполнены все страницы, то она дополняется вкладышем. Без самой трудовой книжки вкладыш не действителен. При утере трудовой книжки выдается дубликат.

    Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью “дубликат” в правом верхнем углу титульного листа.

    Изменения записей производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов со ссылкой на номер и дату этих документов. Ссылки на документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяются подписью руководителя, ставится печать организации или отдела кадров. Администрация предприятия обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении.

    В организациях ведется документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек.

    Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу.

    Документы рекомендуется включать в личное дело в следующей последовательности:

    1. внутренняя опись документов дела;
    2. дополнения к анкете;
    3. заявление о приеме на работу;
    4. анкета с фотокарточкой;
    5. трудовой договор;
    6. приказ о приеме на работу (копия);
    7. документы об образовании (копии);
    8. характеристики или рекомендательные письма.

    Вначале в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно – биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы). Копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаются. На документы личного дела составляется внутренняя опись.

    Личное дело ведется в одном экземпляре, внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Заверительная надпись пишется только на листе – заверителе.

    Автобиография – документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Реквизиты автобиографии:

    1. название вида документа;
    2. текст;
    3. дата;
    4. подпись и ее расшифровка.

    В тексте освещаются вопросы: Ф.И.О., год рождения, образование, с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание, награды, поощрения, семейное положение, домашний адрес.

    Резюме – документ, содержащий сведения биографического характера, представляется лицом при трудоустройстве. Реквизиты резюме:

    1. название вида документа;
    2. дата;
    3. Ф.И.О.;
    4. почтовый адрес претендента;
    5. телефон;
    6. текст;
    7. подпись.

    Текст излагается по разделам:

    1. Цель резюме.
    2. Образование.
    3. Трудовая деятельность.
    4. Специальные знания.
    5. Семейное положение.

    Характеристика – документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение организации о нем. Реквизиты характеристики:

    1. наименование вида документа;
    2. текст;
    3. подписи;
    4. дата;
    5. печать.

    Текст состоит из двух частей:

    • вводной, где указываются Ф.И.О., год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии;
    • основной, где указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград и поощрений, отношения с сотрудниками.

    Характеристику подписывает руководитель предприятия, структурного подразделения, ведущий специалист, руководитель общественной организации. Подпись заверяется печатью.

    Личный листок по учету кадров – перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.п.

    Анкета – аналогичная форма “личного листка по учету кадров”, содержит те же графы. Дополнение к личному листку по учету кадров – документ, в котором отмечаются сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка. Первый раздел дополнения к личному листку фиксирует перемещение по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности. Второй раздел дополнения к личному листку фиксирует изменения в образовании, изучении иностранных языков; наличие воинского звания, пребывание в загранкомандировках, награждение, повышение квалификации.

    Личная карточка – основной учетный документ, использующийся для анализа состава и учета движения кадров.

    Документы по личному составу – это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.

    Читайте также:  Выплата пенсий работающим пенсионерам и ее перерасчет после увольнения

    Личное дело: что это такое и зачем вести

    Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.

    Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.

    Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.


    В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

    Личная карточка и личное дело

    Л ичная карточка работника – учетный документ, в который вносится основная информация о трудовой деятельности сотрудника. Она обязательна для ведения всеми работодателями (см. п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

    Форма личной карточки (№ Т-2) была утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Несмотря на то что уже 6-й год (с 2013 года) унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению, необходимость ведения личных карточек работников никто не отменял. Редко какие организации в России изобретают собственные формы, абсолютное большинство пользуется привычной и не вызывающей никаких вопросов у проверяющих формой № Т-2 с незначительными усовершенствованиями под свою специфику.

    См. статью «Как формировать личные дела работников» журнала № 4′ 2018

    См. статью «Доступ к персональным данным при передаче на аутсорсинг бухгалтерского и кадрового учета» журнала № 4′ 2018

    См. новость «Сбор персональных данных из социальных сетей – мнение суда» журнала № 4′ 2018

    Личное дело – это совокупность документов о трудовой деятельности работника. Работодатель не обязан вести личные дела на своих работников, их обязаны вести только на госслужащих (Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»). Правда обязанность вести личные дела может быть возложена на госучреждение еще и отраслевым нормативным актом.

    В сфере частного бизнеса решение о том, вести или нет личные дела работников, принимает руководитель организации. Приказать ему делать это может только вышестоящая организация – конечно, при ее наличии.

    Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Здесь содержится не только общая информация о работе человека в организации, но конкретные документы в виде оригиналов и копий, издаваемые в вашей организации для документирования трудовых отношений и предоставленные работником (документы об образовании, анкетные данные и др.).

    Обратите внимание: тот факт, что организация ведет личные дела работников, не избавляет ее от необходимости вести личные карточки. Личная карточка в этом случае всегда будет храниться отдельно от личного дела работника, т.е. в номенклатуре дел это будут разные дела!

    Срок их хранения определяется по ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле). Напомним: теперь срок хранения документов по личному составу – 50 лет, если документы были закрыты делопроизводством начиная с 01.01.2003. А личные карточки и личные дела увольняемых сейчас (и всех уволенных с 01.01.2003) работников как раз попадают в эту категорию.

    В целом личные дела и личные карточки хранятся по одним и тем же правилам, но нюансы и различия тем не менее имеются. Рассмотрим их.

    В Примере 6 номенклатуры дел кадровой службы статьи «Как формировать личные дела работников» журнала № 4′ 2018 видно, как личные дела и личные карточки могут быть отображены в ней

    Образец согласия работника на обработку его персональных данных, размеры штрафов за нарушения в этой сфере и др. см. в статье «Осторожно, персональные данные работников!» журнала № 4′ 2018

    Если организация решила вести личные дела, то их необходимо учитывать в Журнале регистрации личных дел. Для личных дел госслужащих его принято вести в бумажной форме, прошивая и удостоверяя подписями руководителя организации (или уполномоченного лица) и печатью организации. Такой Журнал обычно заполняется пока в нем есть место на протяжении нескольких лет сведениями о заводимых личных делах (это т.н. «переходящее» дело). После окончания Журнал необходимо закрыть по всем правилам: оформить итоговую запись о количестве зарегистрированных личных дел, если были ошибки в нумерации, то упомянуть это, и подписать (обычно это делает руководитель кадровой службы с указанием даты).

    Документы по личному составу. Перечень и краткая характеристика документов личного дела

    Документы по личному составу – это совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников. К таким документам относятся:

    · трудовые договоры (контракты), заключенные предприятием с работникам – соглашение между работником и нанимателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставить работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными нормативными актами и соглашением сторон, своевременно выплачивать работнику заработную плату (ст. 1 ТК Республики Беларусь);

    · приказы по личному составу – оформляются в следующих случаях: прием, увольнение, поощрение, премирование, наложение дисциплинарного взыскания и др.;

    · трудовые книжки – относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек;

    · личные карточки формы Т-2 – основной документ по учету персонала организаций;

    · личные дела – совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Срок хранения дела 75 лет;

    · лицевые счета по заработной плате и др.

    Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с такими документами необходимо учитывать, что персональные данные граждан (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) относятся к категории конфиденциальной информации. Личное дело – это совокупность документов, отражающих трудовую деятельность работника и сведения о нем. Заводятся на всех работников, но могут только на руководителей и ведущих специалистов, при этом на остальных оформляются личные карточки формы Т-2.

    При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:

    · внутренняя опись документов личного дела;

    · дополнение к личному листку по учету кадров;

    · личный листок по учету кадров; автобиография;

    · копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

    · заявление о приеме на работу;

    · копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

    В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника: характеристики и аттестационные листы;

    · списки научных трудов и изобретений;

    · заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;

    · копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;

    · иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь. По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками. В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

    Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах.

    На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу. Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся.

    Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета.

    Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом по кадрам).

    В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров.

    Автобиография – документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке.

    Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата А4. В автобиографии отражаются следующие сведения:

    · фамилия, имя, отчество;

    · дата и место рождения;

    · полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);

    · общественная работа, участие в выборных органах;

    · отношение к воинской службе и воинское звание;

    · наличие правительственных и других наград и поощрений;

    · сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях).

    Автобиография подписывается составителем с указанием даты.

    Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке.

    Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке. В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

    Характеристика – официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Она оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или общем бланке в произвольной форме. В характеристике указываются:

    · название вида документа (характеристика);

    · имя, отчество, фамилия характеризуемого;

    · текст с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики. Внешняя характеристика подписывается руководителем организации, внутренняя – руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты. Внешняя характеристика заверяется печатью нанимателя.

    · полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);

    Основные виды документов

    Приведем типичный перечень документов по личному составу, образующихся в деятельности:

    • ОРД – приказы и распоряжения (о приеме, увольнении и т.д.);
    • различные базы регистрации или учету кадров (в электронном виде или на бумажном носителе – журналы, списки и т.д.);
    • личные дела и личные карточки;
    • невостребованные личные документы (аттестаты, трудовые книжки и т.д.);
    • по оплате труда (лицевые счета и др.);
    • по расследованию несчастных случаев (акты, заключения и др.);
    • по награждению работников (представления, копии решений и др.);
    • по аттестации и тарификации (протоколы и др.);
    • связанные с вредными условиями труда.

    Работа с перечисленными разновидностями документов в дальнейшем будет рассмотрена более детально.

    Основное внимание направляем на документы, которые предстоит хранить более 10 лет (часть из них – 75 лет). Такие документы требуют проведение упорядочения в соответствии с нормативными требованиями, что подразумевает проведение экспертизы ценности документов, подшивку в твердую обложку (или переплет дела) и передачу на хранение в архив.

    Какие документы входят в личное дело сотрудника

    Во избежание нарушения закона отдел кадров имеет право хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. К ним относятся:

    • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
    • приказы о приеме на работу, о внутренних переводах;
    • приказы о поощрениях или наложении взысканий;
    • договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает);
    • соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
    • докладные и объяснительные записки;
    • акты нарушения трудовой дисциплины;
    • приказ об увольнении.

    Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

    Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных. Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

    Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

    Тема 6. Документация по личному составу

    Трудовые правоотношения любой организации или предприятия с работником регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ), действующим с 1 февраля 2002 года.

    На основании статей Трудового кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

    Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называетсядокументацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

    · Трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;

    · Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудников);

    · Личные карточки формы Т-2;

    · Лицевые счета по заработной плате.

    Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока, так как эти документы отражают трудовую деятельность работника и подтверждают трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.

    При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях, обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации» (1995 г) относит к категории конфиденциальной информации.

    Руководители предприятий и организаций несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия.

    Прием на постоянную работусопровождается составлением документов по следующей схеме

    резюме®заявление®Автобиография, характеристика, рекомендательное письмо, личный листок по учету кадров (по взаимосогласию сторон)®Трудовой контракт®Приказ о приеме на работу® ® ®Запись в трудовой книжке
    Личная карточка
    Открытие лицевого счета по ЗП

    Резюме и анкета составляются по требованию отделов кадров (департаментов по персоналу). Анкета является обязательной при трудоустройстве на государственное предприятие.

    Документирование увольнения работникапроизводится по следующей схеме

    Заявление (или иные основания для увольнения)®Приказ об увольнении® ® ®Запись в трудовой книжке
    Запись в личной карточке (личном деле)
    Закрытие лицевого счета по ЗП

    При переводе работника на другую должность в рамках предприятия порядок оформления документов осуществляется по схеме

    заявление о переводе (или представление о переводе)®Приказ о переводе на другую должность® ® ®Запись в трудовой книжке
    Запись в личной карточке (личном деле)
    Запись в лицевом счете по ЗП
    Читайте также:  Наказание за разглашение коммерческой тайны и порядок сбора доказательств

    Трудовой договор (контракт) – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их.

    Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый руководителем по вопросам приема, увольнения и перевода работников предприятия.

    Личная карточка — документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.).

    Трудовая книжка является в РФ основным документом о трудовой деятельности человека. Нормативные документы, регламентирующие работу с трудовыми книжками:

    · Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;

    · Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 (вводится в действие в 01.01.2004).

    Личное дело — совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже (заводится на руководителей, специалистов и материально ответственных лиц). Личные дела сотрудников хранятся 75 лет, руководителей – постоянно, в сейфе или металлическом закрытом шкафу.

    Характеристика — документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение администрации о нем.

    Автобиография — документ, где от руки должны быть отражены в хронологическом порядке представления человека о его собственном жизненном пути, профессионализме и общественной активности.

    Резюме — краткая информация о себе, составленная лично претендентом на вакантное место (самореклама).

    Раздел 4. Организация и технологии документационного обеспечения управления (ДОУ)

    Тема 1. Организация службы документационного обеспечения управления (ДОУ)

    На основании статей Трудового кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

    Документы по личному составу

    Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников учреждений. Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между организацией и сотрудниками. К ним относятся: приказы по личному составу, заявления, анкеты, трудовые контракты, трудовые книжки, автобиографии, характеристики, личные карточки и т.д.

    Обязательное ведение кадровой документации предусмотрено Трудовым кодексом и другими нормативными актами. Документы чаще всего не ГОСТированы по оформлению, обычно применяются унифицированные трафаретные формы документа. Документы по личному составу имеют длительные сроки хранения, они хранятся в сейфах, шкафах, отдельно от документов производственного характера.

    Приказ по личному составу

    Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах (прием на работу, перемещение, увольнение, установление оклада, предоставление отпуска, отправка в командировку, поощрения, взыскания и т.д.). Они являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы. Остальные приказы являются приказами по общим вопросам.

    Особенности приказов по личному составу

    1. Приказ не ГОСТирован по оформлению.

    2. Номер приказа пишется с буквой К, что означает «приказ по кадрам».

    3. Заголовок – «По личному составу».

    4. Констатирующей части в приказе может не быть.

    5. Распорядительные пункты оформляются в следующем порядке:

    1) прием на работу,

    2) перевод или перемещение,

    3) установление разрядов, категорий,

    4) возложение временного исполнения обязанностей,

    5) предоставление отпусков,

    6) установление неполного рабочего дня,

    7) увольнение и др.

    По каждому перечисленному вопросу может быть издан самостоятельный документ.

    6. Каждому пункту дается основание (заявление, докладная записка, распоряжение и т.д.).

    7. В пункте приказа о приеме на работу указывается оклад, должность, разряд, срок работы, при необходимости – вид работы (испытательный срок, временная, по совместительству), особые условия работы (материальная ответственность, неполный рабочий день и т.д.)

    8. При переводе указываются вид и причины перевода, оклад, длительность перевода. Дается ссылка на заявление сотрудника или на представление руководителя.

    9. При поощрении дается ссылка на представление руководителя, при наложении взыскания – ссылка на докладную записку.

    10. При предоставлении отпуска указывается общее количество календарных дней, дата ухода и возвращения, период, за который предоставлен отпуск.

    11. При увольнении указывается причина увольнения со ссылкой на конкретную статью ТК и дата увольнения, дается ссылка на заявление работника или на докладную записку.

    12. Ф.И.О. пишется полностью.

    13. Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами.

    14. Приказы вступают в силу с момента их подписания, кроме пунктов со своими сроками вступления в силу.

    15. Нумеруются приказы в течение календарного года.

    16. Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам.

    17. Человек, ведущий кадровую документацию, обязан ознакомить каждого сотрудника с приказом. Сотрудник должен поставить свою визу: «С приказом ознакомлен», свою подпись и дату ознакомления.

    18. Приказы оформляются на бланках формата А4 и хранятся 75 лет.

    Состав реквизитов приказов по личному составу

    1. Наименование министерства или ведомства, если есть.

    2. Название организации.

    3. Название вида документа – Приказ.

    4. Дата и № приказа (К).

    5. Место составления.

    6. Заголовок – По личному составу.

    7. Текст. Существует 2 варианта оформления текста:

    1) пункты начинаются с глаголов. Глаголы пишутся заглавными буквами с абзаца и занимают отдельную строку. Затем с новой строки – Ф.И.О. сотрудника (полностью) и далее – текст;

    2) пункты начинаются с Ф.И.О. (полностью), затем идет глагол (принять, уволить и т.д.), затем текст.

    8. Основания пунктов.

    10. Визы согласования заинтересованных лиц.

    11. Подписи сотрудников, ознакомленных с приказом, и дата ознакомления.

    12. Отметка о направлении в Дело.

    Пример оформления приказа

    По личному составу

    1.1. Игнатьеву Тамару Алексеевну начальником лаборатории с 28.03.2012 г. с окладом согласно штатному расписанию.

    Основание: заявление Игнатьевой Тамары Алексеевны.

    1.2. Шишкину Зинаиду Ивановну бухгалтером с 28.03.2012 г. с неполным рабочим днем – 6 часов с 9.00 час. с оплатой труда пропорционально отработанному времени из оклада, согласно штатному расписанию.

    Основание: заявление Шишкиной Зинаиды Ивановны с визой главного бухгалтера.

    2.1. Замятину Светлану Николаевну, нормировщицу цеха, мастером этого же цеха с окладом 9000 руб. с 10.04.2012 г.

    Основание: заявление Замятиной Светланы Николаевны, докладная записка главного инженера.

    3.1. Никитиной Нине Васильевне, экономисту, очередной отпуск с 06.04.2012 г. по 30.04.2010 г. на 24 дня за 2012 год.

    Основание: заявление Никитиной Нины Васильевны, график отпусков.

    3.2. Камалову Рашиту Ренатовичу, слесарю цеха №2, учебный отпуск на 15 дней с 10.04.2012 г. по 25.04.2012 г. для сдачи экзаменационной сессии в академии.

    Основание: заявление Камалова Рашита Ренатовича, справка-вызов на сессию в ИНЭКА.

    4.1. Шарафуллину Лейсан Фанисовну, бухгалтера, с 10.05.2012 г. по собственному желанию.

    Основание: заявление Шарафуллиной Лейсан Фанисовны.

    5.1. Губанову Евгению Александровну в Москву в Академию наук на 3 дня с 15.04.2012 г. по 18.04.2012 г. для предоставления научной разработки.

    Основание: распоряжение главного энергетика.

    Директор завода (подпись) М.О. Маслов

    Гл. инженер (подпись) В.В. Сидоров

    Гл. бухгалтер (подпись) П.П. Петрова

    С приказом ознакомлены:

    Подписи: Расшифровка подписей (Ф.И.О): Дата ознакомления с приказом

    Выписка из приказа

    Часто из приказов делаются выписки. Выписка из приказа – это копия части документа.

    Реквизиты выписки:

    1. Наименование министерства или ведомства.

    2. Название организации.

    3. Название документа – Выписка из приказа.

    4. Дата и № приказа (К).

    5. Заголовок – По личному составу.

    6. Пункт приказа, который необходим.

    7. Подпись (должность лица, подписавшего приказ, подпись, расшифровка подписи).

    8. Заверительная надпись. Состоит из слова «ВЕРНО», включает наименование должности заверителя, его подпись, расшифровку подписи и дату.

    Выписка из приказа

    По личному составу

    2.1. Замятину Светлану Николаевну, нормировщицу цеха, мастером этого же цеха с окладом 9000 руб. с 10.04.2012 г.

    Основание: заявление Замятиной Светланы Николаевны, докладная записка главного инженера.

    Директор завода (подпись) М.О. Маслов

    Инспектор ОК (отдела кадров) (подпись) И.И. Иванов Дата

    Заявление

    Заявление– это документ, адресованный организации или должностному лицу с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска и др. Заявление пишется от руки в произвольной форме или на трафаретном бланке, принятом на данном предприятии.

    Заявление имеет следующие реквизиты:

    2) отправитель (в родительном падеже) – Ф.И.О., должность, адрес;

    3) заголовок – «заявление» – пишется с маленькой буквы, посередине, без точки;

    Заявление о приеме на работу. Пишется на формате А4, помещается в Личное дело работника. Имеет визу непосредственного начальника и резолюцию главного руководителя. Заявление поступает в отдел кадров, затем издается приказ.

    Заявление о переводе. Указывается занимаемая на данный момент должность и причины перевода. Остальное – то же.

    Заявление о предоставлении отпуска (учебного, по беременности и родам, по уходу за членом семьи и т.д.) должно содержать в тексте указания на соответствующие документы (справка с места учебы, больничный лист, справка из поликлиники), без чего решение вопроса невозможно. Документы предоставляются вместе с заявлением.

    Трудовой контракт

    Трудовой контракт (трудовой договор) – это соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому порядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством и соглашением сторон.

    Согласно Трудовому кодексу трудовой договор не может быть устным.

    Если срок действия контракта не оговорён, он считается заключенным на неопределенный срок (т.е. бессрочным).

    – на неопределенный срок (постоянную работу);

    – на определенный срок (не более 5 лет);

    – на временное выполнение определенной работы.

    Если по окончании срока ни одна из сторон не потребовала расторже­ния срочного трудового договора, и работник продолжает работу, договор считается заключенным на неопределенный срок.

    Трудовой договор включает следующие условия:

    – место работы (предприятие, адрес);

    – конкретная работа по профессии, должности;

    – дата начала работы (и ее окончания – для срочных договоров);

    – обязанности предприятия по охране труда.

    Также могут иметься и дополнительные условия:

    – соблюдение коммерческой тайны;

    – любые вопросы труда, социально-бытового обслуживания и т.д.

    Контракты составляются в двух экземплярах, подписываются руководителем и работником, заверяются печатью. Хранятся трудовые контракты 75 лет (или 5 лет после увольнения при наличии приказа по личному составу).

    Трудовая книжка

    Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий стаж работы.

    Трудовые книжки ведутся на предприятиях независимо от формы собственности и только по месту основной работы. Лицо, поступающее на работу, сдает трудовую книжку в отдел кадров.

    Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

    Трудовая книжка заводится на работников, проработавших более 5 дней. Заполнение трудовой книжки впервые производится в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

    В трудовую книжку вносятся:

    1) сведения о работнике (Ф.И.О. полностью, дата рождения, образование, профессия, специальность);

    2) сведения о работе (прием, перевод, увольнение);

    3) сведения о награждениях и поощрениях;

    4) сведения об открытиях, изобретениях и т.д.

    Взыскания в трудовую книжку не вносятся.

    Вкладыш к трудовой книжке.Если в трудовой книжке заполнены все страницы, в нее вшивается вкладыш, на нем указывается серия и номер книжки.

    Дубликат трудовой книжки. Потеряв трудовую книжку или вкладыш, необходимо заявить об этом администрации по месту работы. Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью «дубликат», в правом верхнем углу.

    Все записи восстанавливаются на основании приказов или подтверждающих документов. Если трудовая книжка пришла в негодность, администрация также выдает дубликат. В верхнем углу пишут «взамен выдан дубликат», книжку возвращают владельцу.

    Внесение изменений в записи трудовой книжки. Изменение записей (о фамилии, дате рождения, образовании) производится администрацией на основании подтверждающих документов (паспорт, свидетельство о рождении, о браке, диплом об образовании) со ссылкой на номер и дату этих документов. Изменения пишут на титульном листе. Ссылки на документы делаются на внутренней стороне обложки. Например, «Фамилия изменена на основании свидетельства о браке», номер свидетельства, дата, подпись должностного лица, печать.

    В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» зачеркивания не допускаются. Чтобы внести изменения, после неверной записи пишут: «Запись за №___ недействительна», и далее – правильный вариант.

    Выдача трудовых книжек при увольнении. Администрация обязана выдать трудовую книжку работнику в день увольнения, сделав запись об увольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается зарплата.

    Пересылка трудовой книжки по почте. Допускается только с согласия работника.

    В случае смерти работника трудовая книжка выдается ближайшим родственникам.

    При получении трудовой книжки при увольнении, работник должен расписаться в личной карточке Т2 и в книге учета трудовых книжек.

    Личное дело

    Личное дело – это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован.

    В личное дело помещаются документы в такой последовательности:

    1) внутренняя опись документов (содержание);

    2) дополнения к анкете (к личному листку по учету кадров);

    3) заявление о приеме на работу;

    4) личный листок по учету кадров (анкета с фото);

    5) трудовой договор;

    6) приказ о приеме на работу (копия или выписка);

    7) документы об образовании (копии);

    9) характеристики и рекомендательные письма, а также документы, подтверждающие изменения биографических данных.

    Личное дело ведется в одном экземпляре. Личные дела уволенных сдаются в архив, при этом все страницы нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу и добавляется лист-заверитель, который служит для учета количества листов в деле.

    Автобиография

    Автобиография – это документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Автобиография пишется собственноручно в одном экземпляре в произвольной форме, без исправлений, в хронологической последовательности.

    1) название документа;

    2) текст: Ф.И.О., дата рождения, образование (где и когда учился, в каком учебном заведении), начало трудовой деятельности, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание, награды, поощрения, семейное положение, домашний адрес;

    4) подпись и ее расшифровка.

    Резюме

    Резюме – это документ, содержащий сведения биографического характера и предоставляемый лицом при трудоустройстве.

    1) название (резюме);

    3) Ф.И.О. полностью;

    4) адрес, телефон;

    Текст должен содержать следующие разделы:

    1. Цель резюме – место, на которое претендует составитель.

    2. Образование. Сначала указывается высшее образование, ВУЗ, дата окончания, специальность. Затем в обратном порядке другие виды образования – до года окончания школы.

    3. Трудовая деятельность. Перечень составляется от настоящего времени и до школы.

    4. Специальные знания, имеющие значение в будущей работе (английский, компьютер, права).

    5. Семейное положение, дети.

    Характеристика

    Характеристика– это документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение администрации о нем.

    Характеристика составляется в двух экземплярах.

    Трудовая книжка заводится на работников, проработавших более 5 дней. Заполнение трудовой книжки впервые производится в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

    Добавить комментарий