Образец и оформление акта о передаче дел при увольнении

Примеры оформления акта приема-передачи дел и документов при увольнении

Расторжение трудового договора – ответственный период не только для самого сотрудника, но и для его работодателя. Мало найти соискателя должности – необходимо наладить рабочий процесс так, чтобы не возникало «паузы» в выполнении должностных обязанностей.

Если у уволившегося сотрудника были дополнительные обязанности, он был ответственен за ведение дел, документов, необходимо правильно оформить прием-передачу дел с помощью акта. Как правило, подобный передаточный документ оформляется при смене директора, главного бухгалтера, кадровика.

Когда составляется акт приема-передачи дел при увольнении?

Передавать обязанности от одного работника другому необходимо во всех случаях, когда он покидает текущее место работы. Это может быть вызвано различными причинами.

Прием-передача обязательно осуществляются при:

  • увольнении или сокращении;
  • переводе в другое структурное подразделение;
  • кардинальном изменении должностных обязанностей (по решению руководства или продвижении по карьерной лестнице);
  • при реструктуризации или ликвидации подразделения.

Важно, что передавать дела нужно не только рядовых сотрудников, но и начальства вплоть до генеральных директоров организаций. Чтобы процесс передачи дел стал официальным, необходимо составить специальный акт приема-передачи дел.

Оформление данного документа обязательно даже в случае, если в ближайшее время не планируется прием на работу нового сотрудника – акт поможет установить, какие обязанности остаются неисполняемыми на момент увольнения работника.

Акт приема-передачи выполняет ряд косвенных функций:

  1. Служит для расчета премий, стимулирующих и иных выплат, полагающихся отличившимся работникам.
  2. Служит доказательством, что человек был трудоустроен, что в дальнейшем может понадобиться для получения социальной пенсии работником.
  3. Список конкретных функций применим для различных расследований, например, несчастных случаев, если происшествие или травматизм были получены во время выполнения работником его дополнительных обязанностей.

Делами при приеме-передаче обозначаются любые виды деятельности, которые подразумевают «нагрузку» дополнительными или иными обязанностями, лишь частично отраженными в трудовом договоре (чаще всего под этим подразумевают материальную или иную ответственность).

Как оформить передачу дел и документов?

Не существует единой типовой формы, по которой оформляется акт приема-передачи. В каждом случае нужно учитывать специфику деятельности. Например, при передаче дел при смене ответственного за архив можно опираться на Основные правила работы архивов, принятые 6 февраля 2002 года. Каждому предприятию разрешено создавать локальные нормативы и в дальнейшем использовать их для делопроизводства.

Акт может составлять комиссия из нескольких человек, в которую входит начальник подразделения, работник отдела кадров, заместитель руководителя или даже сам руководитель (чаще это встречается на небольших предприятиях). В комиссию должно включаться нечетное количество лиц (не менее трех), чтобы во время принятия решений и подсчета голосов не возникало ситуаций «50/50».

Оформлять акт необходимо по общим правилам:

  1. В «шапке» следует указать наименование организации, полное название документа, место (город) его создания.
  2. В основной части нужно аргументировать причину передачи дел, документов (привести номер приказа на увольнение, перевод, реструктуризацию подразделения и прочего).
  3. После следует перечислить членов комиссии, которая будет заниматься передачей дел от уволившегося сотрудника новому.
  4. Затем необходимо указать перечень документов, которые были использованы при рассмотрении статуса дела (повесток, ходатайств, доказательств общения со структурами и прочее).
  5. Отдельно выделяется пункт для примечаний.

Заверяет акт передачи руководитель организации, поставив личную подпись и печать, если она утверждена, и ее использование закреплено в нормативах предприятия.

Предварительно рекомендуется согласовать действия с бухгалтерией, отделом кадров, главным завхозом и юридическим консультантом.

Скачать образцы

Выводы

Передавать дела от одного сотрудника другому можно по ряду причин, основными среди которых является увольнение (сокращение), перевод или реструктуризация имеющегося подразделения.

Для документального оформления процесса необходимо составить акт приема-передачи дел, который не имеет типовой формы, но должен подчиняться общим правилам составления официально-деловой документации в сфере деятельности предприятия.

Для составления нужно собирать комиссию из нечетного числа человек.

Структура документа включает «шапку», основную часть с аргументацией, список членов комиссии, документы и примечания. Заверяет акт руководитель компании.

Передачу дел лучше проводить по согласованию с бухгалтерией, кадрами и юридическим отделом.

Составление при увольнении акта приема-передачи дел, документов, материальных ценностей + образцы

Принимая решение о расторжении трудовых отношений, сотруднику необходимо передать информацию о состоянии текущих дел своему преемнику. От степени организации данного процесса зависит успех мероприятия.

Передача дел по акту позволяет снять ответственность с сотрудника, вступающего в должность за действия своего предшественника. В статье разобраны особенности оформления акта приема-передачи дел, документов, а также материальных ценностей между ответственными лицами при увольнении.

Когда и для чего составляется передаточный акт?

Покидая рабочее место, специалист осуществляет отчет о собственной работе и одновременно дает рекомендации и наставления назначенному на его должность сотруднику.

Причинами для осуществления подобного процесса могут послужить:

  • определение обязанностей вновь принятого сотрудника;
  • стимулирование исполнение обязанностей на высоком уровне;
  • бесперебойная работа отдела, производства;
  • разделение области ответственности.

Кроме увольнения акт приема-передачи оформляется при длительном нахождении сотрудника на больничном, неисполнение должностных обязанностей в полной мере, отпуск.

В соответствии со ст. 192 ТК РФ (ч.1) прием и передача дел при увольнении — процесс необязательный. Если подобное действие необходимо руководству, то весь регламент необходимо изложить в Уставе компании. Невыполнение сотрудником данного пункта будут расцениваться, как отказ от выполнения своих обязанностей.

Когда увольняется руководитель, кадровик, главный бухгалтер или материально-ответственный сотрудник, то акт приема-передачи составляется обязательно.

При отсутствии преемника у сотрудника все дела на временной основе передаются его коллеге или руководителю предприятия.

Когда появляется кандидат на вакантную должность, то его вводит в курс дел специалист, принявший дела ранее.

Как оформить для передачи дел и документов при увольнении главного бухгалтера?

Круг деятельности главного бухгалтера различается от других сотрудников:

  • выполнение должностных обязанностей сопряжено с нормами ФЗ №402 «О бухгалтерском учете»;
  • находится в подчинении непосредственно у генерального директора предприятия, который принимает окончательное решение о расторжении трудового контракта;
  • испытательный срок при приеме на должность равен 6 месяцам (ч.5 ст.70 ТК РФ).

Перед составлением акта приема-передачи необходимо провести анализ бухгалтерской деятельности, инвентаризацию активов.

Вся материальная ответственность должна быть заранее закреплена в договоре или ином нормативном акте. Дела принимает другой специалист в области бухгалтерии, назначенный руководством.

В крупной организации у главного бухгалтера есть заместитель, что помогает значительно подстраховаться на случай внезапного ухода специалиста.

При передаче бумаг принимающей стороне особое внимание необходимо обратить на:

  • кассовую и учетную документацию;
  • итоги проведенной инвентаризации;
  • невыполненные обязательства перед контрагентами.

Завершая процесс приема-передачи, оба бухгалтера, а также руководитель предприятия подписывают передаточный акт с указанием даты и перечня принятых документов, фиксируется реальное положение дел (задолженность по налогам, отсутствие необходимой документации).

Скачать образец

Как заполнить для приема-передачи трудовых книжек кадровика?

Оформление акта приема-передачи всегда сопровождается сменой ответственного лица по делопроизводству.

Порядок передачи трудовых книжек не определен в законе, но осуществление этой операции помогает систематизировать документооборот и зафиксировать комплектность бумаг на момент их передачи.

Перед непосредственным оформлением акта можно собрать специальную комиссию, необходимо сверить наличие, содержание и хранение книжек.

В акте о приеме-передаче указывается информация: реквизиты предприятия, дата и место проведенной ревизии трудовых книжек, состав комиссии, ФИО принимающей и передающей стороны, список передаваемых бумаг.

В завершении все члены комиссии подписывают бланк с указанием результатов ревизии.

Скачать пример

Составление при увольнении акта приема-передачи дел, документов, материальных ценностей + образцы

Правила оформления для передачи МЦ материально-ответственного лица

Основными и наиболее важными активами предприятия являются материальные ценности. Организация контроля за ними — важная миссия любого юридического лица. Одним из видов проверки остатков является акт приема-передачи.

Необходимость смены материально-ответственного лица может возникать при увольнении, переводе на иную должность.

Перед расторжением трудового контракта с данным специалистом следует создать комиссию, провести инвентаризацию имущества, а далее оформить акт.

Смена материально-ответственного лица подтверждается распоряжением руководителя.

Ревизия активов позволяет осуществить мониторинг их сохранности, выявляет и устраняет ошибки в деятельности ответственных сотрудников. Подведя итоги инвентаризации, составляется акт приема и передачи между новым и прежним МОЛ. Для этого можно применить типовой акт по форме ОП-18 или иной разработанный бланк.

В документе обязательно отражается: название бланка и предприятия, дата заполнения, ФИО передающей и принимающей стороны, список ценностей, подлежащих приему-передаче с описанием точных характеристик, подписи членов комиссии

На уровне законодательства передача дел при увольнении регламентируется актами:

  • при инвентаризации — Методические указания №119н (п.22) от 28 декабря 2001 г.;
  • при соблюдении обязанностей материально-ответственных лиц — ст. 277 ТК РФ.

Если увольняющемуся работнику не найдена замена, все обязанности принимает другой сотрудник компании или руководитель компании.

Скачать образец

Составление при увольнении акта приема-передачи дел, документов, материальных ценностей + образцы

Полезное видео

Рекомендуем также посмотреть видео, где рассказаны важные моменты процедуры передачи дел и документов при увольнении:

Выводы

Процесс приема и передачи не всегда проходит в дружелюбной обстановке. В передаточной процедуре участвуют обе стороны.

Необходимо понимать, что заставить передать дела подчиненного вне рабочего времени или после расторжения контракта нельзя.

Распоряжение об инвентаризации и последующей передаче издается заранее, не привязывая его ко дню приема нового специалиста.

Неисполнение указаний руководителя расценивается как нарушение трудовой дисциплины, что повлечет за собой дисциплинарное взыскание.

Как передавать дела при увольнении: основания и образцы документов

Законом (ТК РФ) передача дел, документов различных ценностей при увольнении работника не закреплена и не отнесена к обязательным процедурам при расторжении трудового договора. Но ввиду многообразия традиций делового и кадрового оборота, типов и форм документов, приемов и методов выполнения работ в каждой компании на практике она просто необходима. При отсутствии передачи дел продуктивность нового сотрудника на рабочем месте в первые месяцы работы будет существенно ниже. Кроме того, он не сможет адекватно оценить текущее состояние дел, проектов и наличие всей необходимой документации.

  • Порядок увольнения материально ответственного лица
  • Как правильно оформляется увольнение главного бухгалтера

Законодательные основы и цели передачи дел

Несмотря на то, что правовыми нормами понятие и процедура передачи дел не регламентированы, на практике при увольнении сотрудников её довольно часто проводят. Подобная операция включает в себя:

  • проверку наличия необходимой для выполнения работы на текущем месте документации, полноту ее состава;
  • оценку перечня и уровня завершенности текущих работ и проектов;
  • информирование о способах и методах проведения работ в компании;
  • проверку фактического наличия вверенных увольняемому сотруднику товарно-материальных и денежных ценностей, имущества.

Согласно положениям ст. 21 и 22 ТК РФ, работник обязан, а работодатель вправе требовать от него добросовестного исполнения закрепленных трудовым договором и локальными актами должностных обязанностей, обеспечения сохранности имущества нанимателя.

Кроме того, подписывая трудовой договор, сотрудник обязуется выполнять порученные ему функции в интересах, под управлением и контролем нанимателя (ст. 56 ТК РФ). Таким образом, вся созданная работником в процессе выполнения должностных обязанностей документация – собственность работодателя. И работник должен обеспечить ее сохранность.

В отношении материально-ответственных лиц передача дел при увольнении – необходимость, так как они заняты обслуживанием денежных и материальных ценностей и при подписании договора прямо берут на себя ответственность за их сохранность. Так, согласно п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н), проведение инвентаризации обязательно в случае увольнения материально-ответственных лиц.

Особенно актуальна передача дел и ценностей при смене ключевых должностей в компании – директоров, главных бухгалтеров, руководителей отделов и департаментов. Поскольку они имеют полномочия на распоряжение значительной частью ресурсов и несут за их сохранность ответственность. Кроме того, топ-менеджмент владеет информацией о стратегии, состоянии бизнеса, особенностях конкуренции в выбранном бизнес-направлении, наличии незавершенных и перспективных проектов.

Приемка-передача дел должна быть завершена до дня увольнения сотрудника. Задерживать его специально для этого компания не имеет права.

Организация имеет право закрепить в локальных актах порядок проведения передачи дел и знакомить с ним всех сотрудников при приеме под роспись. В этом случае она может требовать от увольняющегося:

  • предоставить всю необходимую информацию;
  • отчитаться о вверенных ценностях.

Особенности процедуры передачи дел

Передача дел может происходить к сотруднику, принимаемому взамен увольняющегося, в случае если кандидат уже найден. Либо, если преемника нет, руководитель определяет другого работника, которому нужно предоставить все отчеты, документацию и вверить ценности.

Процесс передачи дел включает:

  1. Оформление приказа, назначающего передачу дел и ценностей, утверждающего состав комиссии по передаче, план и сроки проведения.
  2. Фактическую проверку наличия документов, ТМЦ, имущества.
  3. Оформление акта приемки-передачи дел при увольнении работника.

Нужно понимать, что подобную процедуру целесообразно организовывать только с работниками, задействованными при обслуживании существенного объема ценностей и документации, оказывающих влияние на бизнес-процессы. Проводить подобные действия, допустим, с грузчиком или уборщицей смысла нет.

Если увольняется материально-ответственное лицо, дополнительно издают приказ о проведении инвентаризации.

Что должно быть в приказе о передаче дел

Нигде в законе не определено, как составлять приказ о передаче дел при увольнении. Поэтому его оформляют в произвольной форме. В него включают следующую информацию:

  • Ф.И.О. уходящего сотрудника, сдающего дела и ценности;
  • Ф.И.О. работника, принимаемого на замену либо уже работающего, назначенного для приема дел и документов;
  • данные членов комиссии, участвующих в процессе приемки-передачи;
  • основание для проведения процедуры – увольнение;
  • сроки проведения мероприятия.

С приказом под роспись знакомят всех участников процедуры, включая членов комиссии. Кроме того, в приказе может быть предусмотрен график передачи конкретных объектов и дел в виде плана мероприятий.

Далее приведён образец приказа передачи дел при увольнении с планом, который можно бесплатно скачать:

Процедура проверки, пересчета, передачи дел и ценностей

Все документы при передаче должны быть сшиты в папки. Комиссия принимает их по описи, сверяя наименование дел и документов с данными в ней. Проверяют фактическое наличие ценностей, которые числятся под ответственностью увольняемого лица, проводят их пересчет. Информацию о них тоже фиксируют в описи.

Для материально-ответственных лиц, передающих большой объем ценностей, проводят полноценную инвентаризацию с оформлением инвентаризационной описи, сличительной ведомости (в случае выявления отклонений). Ее результаты впоследствии включают в акт-приемки передачи.

Если помимо ценностей и документов необходимо получить сведения о находящихся в работе проектах и их текущем состоянии, целесообразно запросить с увольняющегося письменный отчет. Его составляют в произвольной форме. Он содержит подробную информацию по каждому рабочему проекту, стадии его выполнения, планируемых на ближайшее время шагах для его реализации.

Возможна ситуация, когда помимо всего вышеперечисленного необходимо, чтобы уходящий сотрудник обучил преемника базовым приемам выполнения работы. Например, это может быть обучение формированию отчетов в программе. Такие действия так же можно предусмотреть в плане передачи дел, а факт их совершения зафиксировать впоследствии в акте приемки-передачи.

Как оформить акт приемки-передачи дел

По окончании процесса составляют акт приемки-передачи дел произвольной формы. Он включает:

  • Ф.И.О. и должности передающих и принимающих дела работников;
  • название переданных документов и их количество;
  • наименование передаваемых ценностей и имущества, их количество;
  • если были действия по обучению сотрудника приемам работы, передано описание проектов с указанием стадий их выполнения, это тоже нужно отразить в акте;
  • при выявлении расхождений в ходе пересчета дел и ценностей результаты нужно зафиксировать в документе;
  • в акте должны быть подписи передавшего и принявшего работника, а также членов комиссии, присутствовавших при передаче.

В случае большого перечня ценностей и/или документации можно оформить их описи в качестве приложения к акту.

Акт составляют в 2-х экземплярах, один из которых остается в компании, а другой – у уволенного сотрудника.

Передача дел главному бухгалтеру: пошаговая инструкция

На сегодняшний день процедура передачи дел новому главному бухгалтеру при увольнении прежнего главного бухгалтера не отражена в действующем законодательстве. Тем не менее, чтобы уменьшить возможные негативные последствия, организация должна организовать передачу дел от прежнего главного бухгалтера к новому главному бухгалтеру. Процедура проведения передачи дел от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру происходит в несколько этапов. При передаче дел от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру следует следовать следующему алгоритму:

  • Шаг 1. Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией
  • Шаг 2. Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел
  • Шаг 3. Инвентаризации имущества и обязательств организации
  • Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности
  • Шаг 5. Приемка – передача документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру
  • Шаг 6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера
  • Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел

Шаг 1. Ознакомление нового главного бухгалтера с должностной инструкцией

Новому главному бухгалтеру необходимо четко представлять свои должностные обязанности, чтобы организовать свою работу и понять, на что обратить внимание при приеме дел от предыдущего главного бухгалтера.

Для этого новому главному бухгалтеру следует ознакомиться должностной инструкцией.

Шаг 2. Ознакомление нового главного бухгалтера с приказом о передаче дел

В приказе должны быть указаны Ф.И.О. лица, принимающего дела (нового главного бухгалтера), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), и других лиц, участвующих в передаче дел (руководителя, аудитора, секретаря).

В приказе о передаче дел следует указать:

  • причину проведения приема-передачи дел (увольнение главного бухгалтера);
  • сроки проведения приема-передачи дел и период, за который проводится прием-передача дел. Если главных бухгалтер увольняется по собственному желанию (п.3 ст.77 ТК РФ), то на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели (ст.80 ТК РФ). В этом случае целесообразно установись срок, равным 2 недели;
  • лицо, ответственное за передачу дел (фамилия, имя, отчество увольняющегося главного бухгалтера) и за прием дел (фамилия, имя, отчество нового главного бухгалтера);
  • состав комиссии и председателя комиссии по передаче дел.

Шаг 3. Инвентаризации имущества и обязательств организации

Перед увольнением главбуха обычно проводят инвентаризацию имущества и обязательств: товаров, материалов, основных средств, кассы, расчетов с дебиторами и кредиторами. Результаты инвентаризации нужно приложить к акту приема-передачи дел.

Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности

Для этого в первую очередь необходимо проверить наличие документов.

Такими документами являются:

  • учредительные и регистрационные документы;
  • учетная политика;
  • первичные учетные документы (договоры с поставщиками покупателями и прочими контрагентами, акты, накладные и т.п.);
  • регистры бухгалтерского и налогового учета;
  • бухгалтерские справки;
  • бухгалтерская (финансовая) и налоговая отчетность;
  • отчетность во внебюджетные фонды;
  • акты сверок с налоговыми органами, акты налоговых органов по проводимым проверкам;
  • инвентаризационные описи;
  • кассовые документы, выписки банков и платежные поручения;
  • кадровые документы, документы, подтверждающие задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;
  • должностные обязанности сотрудников бухгалтерии;
  • список лиц, имеющих право подписи на первичных документах;
  • другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета.

После этого следует ознакомиться с учетной политикой по бухгалтерскому и налоговому учету за два предшествующих года и текущий период – период, который может охватить выездная проверка (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Затем важно оценить соответствие бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству (например, создание резервов, последовательность применения учетной политики, правильность формирования финансового результата и т.д.).

Также бухгалтерская отчетность проверяется на предмет соответствия ее показателей данным бухгалтерского учета.

Кроме этого проверяется правильность исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.

Далее следует провести выборочную проверку первичных документов на предмет правильности и своевременности отражения данных первичных документов на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете.

Конечно, проверить все первичные документы новому главбуху из-за их большого количества просто не реально.

В этом случае проверить наличие первичных документов, правильность заполнения ее реквизитов и отражения на счетах бухгалтерского учета и в налоговом учете, можно выборочно.

Критерием выборочной проверки могут быть большие суммы, на которые проведены хозяйственные операции.

Также новому главному бухгалтеру целесообразно ознакомиться с аудиторскими заключениями, актами и решениями по результатам проведенных проверок. Это позволит составить представление о характерных ошибках прежнего главного бухгалтера, недочетах в его работе, которые выявляли проверяющие органы.

Шаг 5. Приемка – передача документов от прежнего главного бухгалтера новому главному бухгалтеру

Учредительные и регистрационные документы

  1. Устав, учредительный договор;
  2. Выписка их ЕГРЮЛ;
  3. Свидетельство о регистрации;
  4. Свидетельство о постановке на учет в налоговый органах;
  5. Свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования;
  1. Учетная политика по бухгалтерскому учету;
  2. Политика по налоговому учету;
  3. План счетов бухгалтерского учета;
  4. Должностные инструкции работников бухгалтерии;
  1. Оборотно – сальдовые ведомости по всем счетам бухгалтерского учета;
  2. Регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам;
  1. Бухгалтерская отчетность;
  2. Декларации и расчеты по всем налогам;
  3. Книги покупок и продаж;
  4. Журнал учета полученных и выставленных счетов – фактур;
  1. Приказ о проведении инвентаризации;
  2. Инвентаризационные описи (акты) и сличительные описи;
  1. Акты налоговых проверок;
  2. Акты сверок с налоговыми органами;
  1. Приказ о создании комиссии по приемке основных средств;
  2. Акты приемки – передачи основных средств по форме № ОС-1;
  3. Инвентарные карточки по основным средствам по форме №ОС-6;
  4. Акты на списание основных средств
  1. Карточки учета материалов;
  2. Приходные ордера по форме № М-4;
  3. Требования – накладные по форме № М-11;
  1. Кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера;
  2. Платежные поручения;
  3. Выписки банков по расчетным счетам;
  4. Журнал кассира-операциониста и Z-отчеты;
  1. Трудовые договоры;
  2. Приказа о приеме на работу, увольнении, премировании;
  3. Штатное расписание;
  4. Табели учета рабочего времени;
  5. Расчетно-платежные ведомости;
  1. Авансовые отчеты;
  1. Договоры с поставщиками и покупателями;
  2. акты сверок с дебиторами и кредиторами;
  3. товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг
  1. Первичные документы по учету займов, финансовых вложений, нематериальных активов;
  2. Бухгалтерские справки;
  3. Путевые листы;
  4. Бланки строгой отчетности;
  5. Доверенности;
  6. другие документы;

Шаг 6. Получение пояснений от прежнего главного бухгалтера

Пояснения могут касаться ведения бухгалтерского и налогового учета, порядка взаимодействия с другими отделами или подразделениями компании, а также с контрагентами, аудиторской компанией и налоговыми органами.

Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел

Передача дел оформляется актом приема-передачи дел, в котором должны быть указаны все основные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи и включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел.

Акт приема-передачи дел может быть составлен организацией в произвольной форме, поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется.

В акте приема-передачи дел следует отразить:

  • Ф.И.О. лиц, сдающих и принимающих дела;
  • дату передачи дел;
  • период, за который осуществлена передача дел;
  • дату и номер приказа, на основании которого проведен прием-передача дел;
  • наименование и количество число переданных документов (дел, папок, подшивок);
  • серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;
  • список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел;
  • все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов,
  • число переданных печатей, штампов и тому подобное.
  • последнее аудиторское заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности;
  • характеристику бухгалтерского и налогового учета.

1) организация бухгалтерского учета.

В этом разделе проводится анализ Учетной политики.

Здесь может быть указана организационная структура бухгалтерской службы, укомплектованность бухгалтерии кадрами, распределение служебных обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, квалификация учетных работников.

Кроме того, в этом разделе отмечается уровень автоматизации бухгалтерского и налогового учета, использование программного обеспечения и справочно-правовых систем.

2) учет денежных средств.

В этом разделе указывается наличие кассира и договора о полной индивидуальной материальной ответственности, наличие ККТ и документов на нее и ее обслуживание, наличие контрольных лент и журнала кассира – операциониста, результаты инвентаризации наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и чековых книжек, соблюдение условий хранения и учета наличных денежных средств и денежных документов.

Раздел также должен содержать перечень всех расчетных и других счетов, открытых в отделениях банков, суммы остатков по ним, сверенные с данными текущего учета и последними банковскими выписками;

3) учет основных средств и нематериальных активов.

В этом разделе отмечаются результаты проверки системы учета этих активов, состояние документирования операций их постановки на учет и выбытия, начисления по ним амортизации и другие моменты;

4) учет материально-производственных запасов (товаров, готовой продукции и материалов).

В этом разделе отмечаются результаты проверки учета материально-производственных запасов и соответствие данных учета фактическому наличию ценностей.

Для этого указываются результаты инвентаризации и дальнейшие действия по устранению выявленных расхождений (недостач или излишков).

Также отмечается также наличие договоров о полной материальной ответственности складских работников;

6) состояние учета на других участках.

В этом разделе описывается порядок учета финансовых вложений, доходных вложений в материальные ценности, займов и кредитов, расчетов по дивидендам, резервного капитала, добавочного капитала и др. и отмечается соответствие или не соответствие порядка учета законодательству;

7) состояние учета расчетов с контрагентами, налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами, работниками организации.

В этом разделе указываются сведения, характеризующие проверенные данные о суммах кредиторской и дебиторской задолженностей (в том числе, наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатков подотчетных сумм, наличие актов сверок взаимных расчетов с дебиторами и кредиторами, результаты инвентаризации, наличие актов сверки с налоговыми органами)

Также в этом разделе оценивается качество претензионной работы, состояние расчетов с налоговыми органами и государственными внебюджетными фондами.

По расчетам с работниками организации указываются сведения о наличии трудовых договоров, анализируются состояние персонифицированного учета и задолженность по оплате труда.

8) бухгалтерская (финансовая) отчетность;

В этом разделе указываются расхождения между данными бухгалтерской и налоговой отчетности с данными бухгалтерского и налогового учета и письменные объяснения прежнего главного бухгалтера о причинах расхождений;

9) хранение документов.

В этом разделе должен быть описан порядок оформления описей дел и сдачи дел в архив, соблюдения организацией правил сохранности дел, их хранения и уничтожения;

10) перечень первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, переданных по описи.

В этом разделе также указываются остатки по счетам на основании подписанной увольняющимся главным бухгалтером и руководителем оборотно-сальдовой ведомости.

Оборотно-сальдовая ведомость, подписанная прежним главным бухгалтером и руководителем, подтверждает входящие остатки на дату приема дел.

Акт приема-передачи дел составляется, как правило, в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера.

Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (то есть новым главным бухгалтером, принимающего дела, прежним главным бухгалтером, передающего дела, а также членами и председателем комиссии), и утверждается руководителем организации.

Пройдите курс повышения квалификации по теме «Управленческий учет с нуля до внедрения». 120 ак.часов, обучение онлайн 1 месяц, официальное удостоверение.

При записи на курс до 6 февраля подарок 12 тысяч рублей — 3 месяца безлимитных консультаций от лучших экспертов «Клерка».

Как при увольнении составить акт приема передачи дел, образец документа

Акт приема передачи дел при увольнении составляется по образцу и позволяет снять ответственность с вступающего в должность сотрудника за действия предшественника. Поскольку порядок передачи и форма акта законодательством не регулируется, руководитель самостоятельно организовывает этот процесс.

В каких случаях при увольнении составляется акт приема передачи дел?

На складе

Увольнение по какой-либо причине секретаря, специалиста отдела кадров, главного бухгалтера способно нарушить рабочий процесс компании или ее филиала. Для смягчения возможных последствий наниматель организовывает документально оформленную передачу дел.

Когда замена увольняющемуся сотруднику не найдена, все дела принимает другой работник либо директор предприятия, возлагая при этом на себя дополнительные полномочия.

Если на освободившееся место найден новый специалист, он принимает все обязанности. Если функции уволенного временно исполнял другой специалист, то передача дел происходит в день вступления в должность нового сотрудника.

Наниматель организовывает процедуру передачи для того, чтобы:

  • обеспечить беспрерывный рабочий процесс;
  • оценить объем работы для нового специалиста, принимающего дела;
  • разделить зоны ответственности;
  • стимулировать качественное исполнение должностных обязанностей работниками.

Если увольняется главный бухгалтер, он по закону обязан отчитаться о своей деятельности перед нанимателем, а иногда и вышестоящими органами. Состояние бухгалтерской отчетности проверяет комиссия с участием директора, которая по итогам инвентаризации и сверки данных составляет акт приема передачи документов при увольнении. Его копия направляется в контролирующие органы.

Увольнение кассира, завсклада и иных материально ответственных работников осуществляется по согласованию с главным бухгалтером. Прежде чем уйти, они обязаны передать в сохранном виде вверенные товарно-материальные ценности или возместить ущерб, причиненный работодателю.

Обратите внимание! В эпоху коронавируса все ищут дополнительные возможности заработка. Удивительно, что альтернативными способами зарабатывать можно гораздо больше, вплоть до миллионов рублей в месяц. Один из наших лучших авторов написал отличную статью про заработок на играх с отзывами людей.

Процесс передачи дел

Обсуждение рабочих моментов

Организовывать проверку и создавать условия для ее проведения обязан руководитель компании. Передача дел производится после издания приказа директором либо начальником подразделения. В приказе необходимо указать:

  • причину и сроки выполнения приема-передачи;
  • лицо, ответственное за процедуру;
  • состав рабочей комиссии и утвержденного председателя;
  • срок, в течение которого акт вступит в силу.

Комиссия обычно состоит из представителей администрации, работников бухгалтерии, инженеров, экономистов и других специалистов. Проверку директор может провести своими силами или пригласить стороннего аудитора.

Отсутствие одного из членов утвержденной комиссии является основанием, чтобы признать акт передачи дел при увольнении недействительным.

Проверка должна производиться до момента ухода работника с должности.

Факт! Если человек отказался передать по акту документы, имеющие отношение к его должностным обязанностям и созданные на протяжении работы в данной организации, наниматель вправе его привлечь к материальной либо дисциплинарной ответственности.

Факт отказа не является причиной, достаточной для задержки выдачи трудовой книжки и окончательного расчета. Востребовать служебные документы руководитель может после увольнения через суд.

Процесс передачи дел состоит из следующих этапов:

  1. Составление приказа.
  2. Осуществление инвентаризации подотчетных документов.
  3. Проверка документов на соответствие нормативным требованиям законодательства.
  4. Передача.
  5. Составление акта приема-передачи.

Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации приемнику о способах, условиях, методах и последовательности выполнения должностных обязанностей. Данная информация и личный пример существенно влияют на успешность работы специалиста на данном участке.

Дополнительные документы, необходимые для составления акта

Поскольку процедура передачи дел законом не оговорена, директор организации сам утверждает список сопроводительной отчетности. Документы составляются при выполнении следующих процедур:

  • регистрации приказа, изданного для передачи дел;
  • полной инвентаризации обязательств, активов и форм строгой отчетности;
  • проверки ведения учета;
  • выполнения непосредствено передачи дел;
  • составления и подписания акта.

Если процедура передачи дел не отражена в документах организации, то по каждому отдельному случаю издается приказ.

Что указывается в акте передачи?

Образец

Акт составляется в произвольной форме на листе А4. Он должен содержать полный перечень передаваемых бумаг, которые обычно заносятся в таблицу. Поскольку стандартный бланк акта приема-передачи дел при увольнении не установлен, он чаще всего имеет вид бухгалтерской описи документов.

Образец заполненного акта приема-передачи дел при увольнении приведен на картинке.

Акт приёма -передачи

В акте обязательно указывается:

  • наименование компании;
  • вид и название документа;
  • дата и место составления;
  • регистрационный номер;
  • перечень приложенных документов.

Составленный акт подписывают все члены комиссии, работник, который уволился, и принятый на его место сотрудник. Если дела принимает руководитель, он отдельно проверяет и подписывает все бумаги.

Нюанс! Будущий работник, еще не оформленный на освобождаемую должность, участвовать в процессе и принимать дела не обязан.

Рекомендуется заранее заключить с ним трудовой договор и в должностных обязанностях зафиксировать необходимость участвовать в этой процедуре.

Обычно акт отражает правильность оформления следующей документации:

  • системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля компании;
  • учета движения денежных потоков;
  • учета приема, регистрации и сохранности финансовых средств;
  • учета и инвентаризации товарно-материальных ценностей;
  • договоров, актов сверки взаиморасчетов и иных финансовых документов;
  • отчетов, переданных в налоговую службу;
  • расчета с работниками, трудовых соглашений, штатного расписания;
  • состояния амортизации имущества и др.

Если у вступающего в должность сотрудника вызвали сомнения какие-либо документы, он имеет право составить их опись. Это в будущем убережет его от возможных проблем, и позволит разграничить свои бумаги и оформленные предыдущим работником.

Редактор проекта Zarabativaem , эксперт в сфере финансов и заработка в интернете vk.com/dance.and.love

Акт передачи дел при увольнении: образец

Акт приема-передачи дел при увольнении — это документ, согласно которому увольняющееся лицо передает, а замещающее его лицо принимает определенную документацию, материальные ценности, печати, пароли и другие предметы, вверенные сотруднику на период его работы в конкретной организации.

Действующее законодательство не регулирует порядок передачи дел от работника, который уходит из компании, к его преемнику. Поэтому многие работодатели утверждают этот механизм на уровне внутренних локальных актов.

Для чего нужен акт?

Для чего нужен акт

Акт приема-передачи дел (далее сокращенно акт) составляется в первую очередь для того, чтобы убедится, что увольняющийся сотрудник сохранил в ценности все вверенные ему документы и имущество предприятия. Если по итогам проверки не обнаружено недостачи, различных ошибок и недочетов, претензий к уходящему быть не должно.

Другая ситуация складывается в случае выявления фактов пропажи, порчи документов или материальных ценностей. Тогда работодателю необходимо зафиксировать нарушение со стороны работника и взыскать положенную компенсацию. Конечно, получить возмещение гораздо проще, если факт пропажи или порчи вовремя зафиксирован и правильно оформлен.

Еще один момент – это разграничение ответственности. До того момента, пока дела не переданы, ответственным лицом выступает увольняющийся. Однако со дня подписания акта ответственность за вверенные объекты ложится на принимающего субъекта.

На заметку! Работник, который уходит с компании, также заинтересован в правильном проведении приема-передачи. Если акт подписан и на момент увольнения недочетов не обнаружено, это значительно увеличивает шансы на то, что в будущем бывший работодатель не сможет предъявить уволенному какие-либо претензии.

Кто и кому должен передавать дела?

Руководство организации вправе самостоятельно определить перечень нанятых субъектов, при прекращении трудовых отношений с которыми организуется процедура приема-передачи дел. В этот список можно включить любого работника – от ведущего юриста или менеджера по персоналу до секретаря или охранника. Однако в некоторых случаях законодатель требует, чтобы проверка состоялась обязательно. Речь идет об увольнении генерального директора, главного бухгалтера, кадровика и других лиц, на которых возложена материальная ответственность.

Руководящие сотрудники

Руководящие сотрудники

При смене руководства передача дел от увольняющегося директора к его преемнику обязательна. Это напрямую не установлено в действующем ТК РФ, однако ряд федеральных нормативных актов предусматривают необходимость подобной процедуры.

Например, в п. 4 ст. 29 №402-ФЗ указано, что при смене руководителя нужно обеспечить передачу документов бухучета. Это также подтверждается и сложившейся в России судебной практикой (смотрите решение Арбитражного суда Свердловской области от 21.01.2014 № А60-34604 / 2013).

Обычно при увольнении руководитель передает новому управляющему:

Главбух

Расторжение трудового договора с главным бухгалтером, как и с гендиректором, имеет ряд особенностей, среди которых — обязательная процедура передачи дел от уходящего к новопринятому сотруднику. При увольнении главбуха осуществляется не только анализ бухгалтерской деятельности, но и инвентаризация активов. Примерный список дел, которые обычно передают в подобных случаях:

  • кассовые и балансовые отчетности;
  • документация структурных подразделений;
  • банковские документы;
  • ключи от сейфа, печати, пароли для используемых электронных баз и серверов;
  • архивная документация.

Важно! При подготовке акта передачи дел при увольнении главбуха необходимо учитывать положения профильного нормативного акта – ФЗ №129 «О бухгалтерском учете».

Сотрудники кадровой службы

Сотрудники кадровой службы

Если увольняться собрался кадровик, необходимо передать всю кадровую документацию, в том числе трудовые книжки работников. Для этого составляется опись и соответствующий акт.

Прием-передача дел должна проходить между субъектами, которые на момент подписания акта пребывают с работодателем в трудовых отношениях. Передает документы и материальные ценности сотрудник, который пока что не уволен и продолжает выполнять свои обязанности. А принять дела должно лицо, которое уже зачислено на должность.

Например, если сотрудник уходит по собственному желанию, рекомендуется провести инвентаризацию и составить передаточный акт в течение 14 дней, поскольку это стандартный предупредительный срок при увольнении по собственной инициативе.

Очень часто до момента расторжения трудового договора со старым работником компания не успевает найти нового специалиста. При таких обстоятельствах дела можно передать:

  • заместителю увольняющегося (если такая должность предусмотрена штатом);
  • непосредственному руководителю;
  • другому лицу, которое будет назначено временно исполняющим обязанности.

Пошаговая инструкция передачи дел

Как уже отмечалось, в российском законодательстве процедура приема-передачи дел при увольнении работника не регламентирована. Поэтому лучшее решение для любого нанимателя – это предусмотреть такой механизм на локальном уровне. Специфика проведения проверки будет зависеть от того, какой именно специалист увольняется и какие предметы подлежат переучету. Однако этапы, по которым проходит передача дел, как правило, остаются стандартные:

Вам также будет интересно:

  • издание и регистрация приказа о приеме-передаче дел;
  • проведение инвентаризации имущества, документов и других вещей, что были вверены увольняющемуся;
  • сверка фактических показателей с данными учета;
  • непосредственная передача дел;
  • составление и подписание акта.

Приказ о передаче дел издается руководителем. В этом документе обычно прописывается распоряжение относительно проведения приема-передачи дел, а также указывается дата и сроки осуществления проверки. В этот приказ также можно включить пункт об утверждении комиссии, при участии которой увольняющийся должен передать документы и матценности. Однако закон не запрещает утверждать состав комиссии отдельным приказом.

Важно! Работодатель не вправе отсрочить увольнение, отказать сотруднику в выдаче трудовой книжки или не выплатить положенные увольняющемуся суммы даже если:

  • лицо не успело передать дела до наступления последнего рабочего дня;
  • была выявлена недостача, грубые ошибки или недочеты в ведении документации.

Правила подготовки акта приема-передачи дел

Правила подготовки акта приема-передачи дел

Составление акта — это финальный этап процедуры приема-передачи дел. Документ не имеет единой унифицированной формы. Однако каждая организация вправе утвердить свой собственный образец.

Акт подписывается как минимум тремя субъектами — передающей и принимающей стороной, а также руководителем. Но если в процессе участвует целая комиссия, требуется подпись каждого из ее членов.

В акт обязательно включаются сведения о:

  • дате и месте составления;
  • ФИО и должности участников процедуры;
  • проведении приема дел принимающей стороной согласно описи или списку.

Опись передаваемых дел можно оформить любым удобным способом, например, в виде таблицы или в качестве отдельного приложения к основному документу.

Обратите внимание! При выявлении любых ошибок, нарушений или недостачи, информацию о подобных упущениях следует обязательно отражать в акте.

Обычно в акте также присутствуют ссылки на ряд дополнительных документов, которые отражают полную картину финансового учета компании или определяют перечень передаваемых бумаг и имущества. В качестве приложений также используют реестры отсутствующей документации, реестры замечаний к работе увольняющегося специалиста.

Ссылка на основную публикацию