Срок хранения штатного расписания в организации

Штатное расписание: срок хранения

Какой срок хранения штатного расписания в организации установлен законом? Все знают, что «штатка» – это документ, в котором содержится информация о трудовых ресурсах фирмы. В том числе, сведения о численности работников, названиях их должностей, наименованиях структурных подразделений. Помимо этого в штатном расписании указываются оклады сотрудников и полагающиеся им надбавки. О сроке хранения штатного расписания поговорим в статье.

Нужный документ

Сразу скажем, что трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей коммерческого сектора экономики оформлять штатное расписание. Значит, составлять или не составлять штатное расписание остается на усмотрение компании. То есть руководство само решает, нужно ли фирме штатное расписание, или можно обойтись без него.

Однако, несмотря на необязательность, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Если все же составлять «штатку», то какой срок хранения штатного расписания в архиве?

Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

Вопрос о сроке хранения штатного расписания организации волей-неволей интересует кадровиков. Ведь рано или поздно документ потеряет актуальность, и придется задуматься о его передаче в архив.

Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п. Например, «старший кассир». Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:

  • разные права и обязанности;
  • различный уровень ответственности.

Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить

Какой же срок хранения штатного расписания в организациях РФ? Зависит ли он от принадлежности компании к коммерческому или бюджетному сектору? Расскажем об этом подробно.

Кадровики часто спрашивают, нужно ли утверждать штатное расписание каждый год, если нет изменений. Конечно, не нужно. «Штатка» – это не тот документ, который следует ежегодно переутверждать. Однако если изменения все же есть, то намного удобнее работать с обновленным документом.

Срок для бюджетников

Так как законодательство не предусматривает обязанности разрабатывать и утверждать штатное расписание для коммерческих организаций, то и вопрос про срок хранения штатного расписания медицинской организации, занимающейся, к примеру, исключительно предпринимательской деятельностью, теряет смысл. Что не обязательно разрабатывать и утверждать, не нужно и хранить.

Совершенно иначе обстоят дела с бюджетными учреждениями. В соответствии с законодательством штатные расписания имеют постоянный срок хранения (подп. «а» ст. 71 разд. 1.2 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Таким образом, срок хранения штатного расписания – 75 лет.

Также требуют хранения и проекты штатных расписаний, которые составляют крупные организации по своим структурным подразделениям. Такие документы должны храниться 5 лет (ст. 72 разд. 1.2 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Переписка по разработке и изменению штатных расписаний подлежит хранению в течение 3 лет ст. 73 разд. 1.2 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Поэтому срок хранения штатного расписания в школе или другом бюджетном учреждении максимально высокий – 75 лет.

Сколько и где хранить штатное расписание

Срок хранения штатного расписания — постоянно (для организаций, в которых оно разработано) или до ликвидации (для некоторых учреждений).

Сколько хранить штатное расписание

Наводя порядок среди бумаг, не забывайте, что несоблюдение условий и периодов сохранности документов грозит серьезными штрафами. Существует конкретный срок хранения штатного расписания в архиве и на предприятии.

Закон напрямую не обязывает коммерческие предприятия составлять штатное расписание. Но это важная кадровая бумага, формирующая внутреннюю структуру, включающая в себя численность работников, список должностей, фонд оплаты зарплаты. В ч. 1 ст. 15 и ч. 2 ст. 57 ТК РФ прописано, что трудовая функция устанавливается в соответствии со штатным расписанием. Обойтись без этого документа не получится, тем более что его всегда требуют контролирующие инспекторы.

Форму в организации утверждают на выбор: унифицированную № Т-3 (утвержденную постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004) или разработанную самостоятельно (ст. 7, 9 ФЗ № 402 от 06.12.2011).

Образец штатного расписания

До прошлого года вопрос, сколько лет хранить штатное расписание в организации, регулировался Перечнем, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, в ст. 71. С 2020 года, определяя период сохранности этого акта, работодатели ориентируются на Перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный распоряжением Росархива № 236 от 20.12.2019. Сейчас сроки хранения штатного расписания по новому перечню отражены в п. 40 раздела 1.3.1:

  • постоянно — по месту утверждения;
  • 3 года — в иных учреждениях;
  • до момента ликвидации — в компаниях, не являющихся источниками комплектования госархивов.

Такими источниками являются государственные учреждения. Но таковыми вправе стать и частные компании, и физлица, если заключат договор с архивом (ст. 20 ФЗ № 125 от 22.10.2004). Так, например, штатное расписание медицинской организации должно храниться или постоянно, или до ликвидации — в зависимости от того, являются ли они источниками комплектования госархивов. В государственных поликлиниках и больницах документ остается навсегда, в коммерческих — пока их не ликвидируют. Если частная клиника заключила договор с архивом, то и ее акты хранятся вечно.

В законе не уточняется, на какой период оставлять документ, если он составлен в электронном виде. Большинство специалистов считают, что цифровой документ по содержанию аналогичен бумажному варианту. Следовательно, и периоды сохранения не меняются.

Федеральная архивная служба РФ не предусматривает отдельных требований к тому, сколько работодатель должен хранить штатное расписание после того, как оно утратило силу, — ориентироваться следует на общие правила для действующих бумаг.

Есть и другие сопутствующие документы, которых много в крупных компаниях. Например, подготовительные проекты расписания, официальная переписка о формировании перечня должностей и др. Для них предусмотрены отдельные периоды хранения. Например, проекты расписания, справки, заключения по его разработке сохраняют до тех пор, пока они не перестанут быть нужными (п. 41 Перечня).

В этом нормативном акте указано и в течение какого срока необходимо хранить штатное замещение (расстановки, списочный состав персонала): здесь двойной период — 75/50 лет. Какой период выбрать, зависит от того, когда завершено делопроизводство. Если до начала 2003 года, то 75, если после — 50 (ст. 42 Перечня).

Сроки хранения штатного расписания

В разных ситуациях требуется копия штатного расписания или выписка из него. Юридическое лицо обязано предоставить ее тем, кто вправе запросить. Например, членам общества с ограниченной ответственностью (постановление 8-го арбитражного апелляционного суда от 12.10.2010 по делу № А46-1925/2010).

Иногда и организации необходимо проанализировать структуру предприятия за определенный период — сравнить численность сотрудников, должности, зарплату. Тогда понадобится сделать копию этих сведений из архива.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать ведение архива в коммерческой организации и у ИП. Используйте эти инструкции бесплатно.

Где хранится штатное расписание

Документ издается на определенный срок, обычно на год. Но если требуется внести в него изменения или появилась опечатка в расписании, необходимо его переиздать раньше. Для этого предстоит составить новый. Но старый не уничтожать, а сохранить в специально отведенном для этого месте.

Несмотря на переход некоторых документов в цифровой формат, большинство актов еще приходится держать на бумаге. Она подвержена порче из-за ряда факторов — света, воды, огня. Специальная экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) проверяет их сохранность на предприятиях. Среди основных требований к хранилищам — защищенность от влаги, прямых солнечных лучей и других неблагоприятных факторов. В законодательстве нет четкого указания на место хранения «штатки» в компании —.работодатель самостоятельно определяет и утверждает в специальном нормативном акте. Обычно бумаги рекомендуют оставлять в темных комнатах, подальше от окон и света.

Хранилища оснащают следующим оборудованием:

  • сейфами, шкафами, стеллажами;
  • системой вентиляции;
  • средствами пожаротушения;
  • охранной и противопожарной сигнализацией.

«Штатку» выставлять на рабочие столы работники вправе только в течение рабочего графика. В конце рабочего дня его обязательно отдают в хранилища. Чтобы обеспечить надежное сохранение, следует определить, в каком отделе должно храниться штатное расписание, — обычно это секретариат или отдел кадров. В крупных компаниях —архивный отдел. Следить за правильным содержанием документов назначают ответственного сотрудника – секретаря, делопроизводителя, начальника отдела кадров и др.

Есть ли ответственность за нарушение сроков хранения

Контролирующие органы вправе запросить документы для проверки срока хранения штатных расписаний организации в любой момент. Если документы уничтожены раньше предусмотренного законом периода, то работодателям грозят санкции по ст. 13.20 КоАП РФ — от предупреждения до штрафов:

  • для физических лиц — от 1000 до 3000 руб.;
  • для должностных лиц — от 3000 до 5000 руб.;
  • для компаний — от 5000 до 10 000 руб.

Если «штатка» потеряется, то ее следует обязательно восстановить. Компании обязаны их предоставлять госорганам и другим должностным лицам, которые вправе их получить. Утеря не освобождает учреждение от ответственности (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 28.03.2017 № 09АП-6389/2017 по делу № А40-192199/16-45-1661).

Где хранится штатное расписание организации

Кадровое делопроизводство – необходимый элемент деятельности практически любой организации. Одним из ключевых документов в нем выступает штатное расписание (ШР). Оно представляет собой полный перечень всех имеющихся на предприятии должностей, количества сотрудников, а также размер окладов, установленных в соответствии с локальными актами.

На практике штатное расписание отражает кадровую структуру организации, является документом учета и непосредственно используется в работе сотрудниками кадровых служб и бухгалтерией.

Где хранится штатное расписание

Штатное расписание – локальный акт, издаваемый в организации в целях оптимизации ведения кадрового учета. Среди кадровиков и бухгалтеров иногда возникает ошибочное мнение, что этот документ является приказом по основной деятельности. Однако это совершенно не так. Штатное расписание является приложением к приказу об его утверждении.

На сегодняшний момент нет обязательной формы этого документа. На практике это означает, что организации вправе составлять ШР в том виде, в котором им наиболее это удобно для работы.

Однако ранее использовалась общеобязательная унифицированная форма Т-3, основные разделы которой применяются при составлении расписания предприятиями и сейчас. В целом, форма Т-3 на сегодняшний день существует как «рекомендованная» к использованию.

Государственные учреждения, где требования к документообороту наиболее жесткие, при составлении локальных актов используют унифицированную форму.

Обычно составленное расписание хранится в форме бумажного документа. Целесообразно на предприятии иметь два его экземпляра. Как правило, один из них находится в отделе кадров, а второй – в распоряжении кадровой службы.

Кроме этого, локальный акт может храниться в электронном виде на компьютерах сотрудников, которые используют его в своей непосредственной работе.

В какой папке хранится штатное расписание в организации, также приказы к нему

Делопроизводство на предприятии должно осуществляться на предприятии в соответствии с определенными правилами.

Так, правильное хранение документации обеспечивает слаженность работы сотрудников организации. Однако немаловажным обстоятельством является и то, что документы должны быть в порядке для контролирующих организаций, которые периодически осуществляют проверки тех или иных предприятий.

На практике не имеет принципиального значения, где хранить данный акт. Для проверяющих органов основным условием является его наличие, правильность заполнения, а также сохранность.

Так, если организация небольшая, а число сотрудников не превышает 15-20 человек, то вполне можно оформить специальную папку «Кадровые документы», где в отдельном файле будут храниться все необходимые документы, к примеру, учетные карточки на каждого сотрудника и приказы, относящиеся к ним.

Данный акт и приказы, которые относятся ко всем сотрудникам, необходимо хранить в отдельном файле.

Кроме этого, к папке необходимо завести специальный журнал, в котором будут регистрироваться все кадровые приказы по организации.

Важно! Трудовые книжки сотрудников необходимо хранить отдельно от всех кадровых документов, обеспечив высокую степень их сохранности.

Срок хранения штатного расписания

Штатное расписание, являясь самостоятельно утверждаемым актом организации, может быть изменено по необходимости в любое время.

По сложившейся практике ШР периодически меняют, утверждая новое каждый год. При этом следует отметить, что без необходимости это не обязательная процедура. Кроме этого, небольшие изменения могут и вовсе не требовать его замены, а вносятся в уже имеющийся документ на основании соответствующего приказа.

При этом даже небольшие корректировки должны найти свое отражение в документах кадрового учета. Так, к примеру, при изменении наименования той или иной должности соответствующие записи вносятся в трудовую книжку работника.

Как правило, в самом документе указывается срок, в течение которого он действует. Если же последний не прописан, ШР считается утвержденным на неограниченное время.

В этой связи многих кадровых работников интересует вопрос относительно того, сколько же нужно хранить данный документ в организации.

Так, действующие на сегодняшний момент правила определяют, что организации, которые разработали и утвердили ШР, должны хранить его постоянно, то есть все время существования данной структуры. Если же оно было разработано другой организацией (такая ситуация, к примеру, может возникнуть при реорганизации), то его необходимо хранить не менее 3 лет.

Кроме этого, предусмотрены определенные сроки хранения и для иных документов, которые имеют отношение к штатному расписанию.

Разберем подробно:

  • проекты и заключения по ШР – 5 лет;
  • официальная переписка, связанная с процедурой разработки данного локального акта – 3 года;
  • штатные расстановки (списки сотрудников, содержащих их личные данные) – 75 лет.

Справка! За несоблюдение требований по срокам хранения рассматриваемого документа предусмотрено административное наказание в форме штрафов для должностных лиц и организаций.

После того, как срок хранения ШР и документов, связанных с ним, истекает, бумаги должны быть уничтожены в соответствии с утвержденными правилами.

Что такое штатное расписание

Штатное расписание является локальным актом организации. Оно представляет собой особый документ, в котором отображается штатная структура предприятия. Так, здесь указывается перечень должностей, их количество, размер окладной части, а также имеющиеся надбавки.

Как правило, штатное расписание составляется еще до начала фактической хозяйственной деятельности организации, однако действующее законодательство не устанавливает конкретные сроки для этого, равно как и обязательное наличие данного документа.

ШР используется в работе сотрудниками бухгалтерии и кадровой службы, а также предоставляется контролирующим органам при осуществлении последними проверок финансовой деятельности предприятия и надзора за соблюдением трудового законодательства.

Как выглядит и какие пункты должно содержать

Штатное расписание представляет собой документ на бумажном носителе. До 2014 года существовала унифицированная форма № Т-3, которая использовалась для его оформления.

На сегодняшний момент унифицированные формы перестали быть общеобязательными, однако их применение носит рекомендательный характер. На практике подавляющее большинство хозяйствующих субъектов формируют штатное расписание по форме № Т-3, при этом внося в нее изменения, исходя из собственных потребностей.

Так, само по себе ШР, по большей части, представляет собой таблицу, в каждой графе которой содержится необходимая информация:

  • название структурных подразделений;
  • должности и квалификации;
  • количество единиц на конкретной должности в штате;
  • тарифная ставка (оклад и проч.);
  • надбавки;
  • общий размер заработной платы в месяц;
  • иная информация.

Как правило, ШР подписывается главным бухгалтером и руководителем кадровой службы.

Для чего необходимо составлять расписание

Данный важный документ применяется для оформления кадрового состава и структуры организации. Оно используется как сотрудниками отдела кадров, так и бухгалтерами.

На практике расписание выполняют следующие функции:

  • выражает организационную структуру предприятия;
  • закрепляет необходимую численность работников по каждой профессии;
  • помогает формировать зарплатный фонд;
  • устанавливает надбавки к должностному окладу;
  • позволяет более конструктивно взаимодействовать с центрами занятости и кадровыми агентствами по вопросам поиска персонала на имеющиеся вакантные должности.

Кто составляет и хранит документ

В действующих правилах, устанавливающих порядок делопроизводства в организациях, нет конкретных указаний на то, какой сотрудник должен заниматься составлением данного документа.

В этой связи данной работой занимаются те из них, которые имеют достаточный уровень квалификации. Как правило, это кадровые работники или сотрудники бухгалтерии. Иногда к работе привлекают юристов и начальников тех или иных структурных подразделений.

На крупных предприятиях, где работает большое количество сотрудников, штатное расписание составляется с привлечением нескольких профильных специалистов.

Обязательно ли должно быть в организации

На сегодняшний день ни в одном нормативном акте, регулирующем отношения между работником и работодателем, нет указаний на обязательность наличия рассматриваемого акта. Кроме этого, ранее обязательная унифицированная форма Т-3 с 2013 года стала рекомендуемой к использованию.

Таким образом, ответить на вопрос об обязанности организации утверждать ШР однозначно невозможно. По сути, отсутствие данного документа не является каким-либо нарушением законодательства о труде.

Периодически контролирующие органы налагают весьма серьезные штрафы на юридические лица (до 50 тысяч рублей) за отсутствие данного документа. Однако данные постановления легко могут быть обжалованы в судебных органах.

Однако в Трудовом кодексе РФ имеются упоминания о рассматриваемой форме. Так, ст. 57 ТК РФ определяет понятие трудовой функции, являющейся существенным условием договора между работником и работодателем, в числе которой и непосредственная работа в соответствии со штатным расписанием.

Кроме этого, нередко контролирующие органы, в числе которых ФНС, ФСС и ПФР, требуют предоставлять документы, относящиеся к кадровому учету, поскольку в них может содержаться информация, имеющая значение для налогообложения и начисления страховых взносов. Этим документом, в первую очередь, может являться именно штатное расписание.

Таким образом, наличие ШР в организации является не обязательным, однако рекомендуемым.

Как происходит изменение штатного расписания

Нередко руководители организаций сталкиваются с необходимостью внесения изменений в штатное расписание. Если они не предполагают крупных перемен в кадровой структуре, то достаточно лишь издать соответствующий приказ, не изменяя исходное ШР.

Работодатель вправе вносить неограниченное количество правок в текущий документ.

Внимание! Если изменения непосредственно не оказывают непосредственного влияния на положение сотрудников, то необходимости в их уведомлении нет. Естественно, это не касается ситуаций, связанных с изменением размера заработной платы.

Если же предполагаются серьезные изменения, то в этом случае может возникнуть необходимость утверждения нового штатного расписания.

Штатное расписание является актом, определяющим кадровую структуру организации. Хранить его можно вместе с остальными кадровыми документами, обеспечив ему достаточную меру сохранности.

Сроки хранения штатного расписания

Срок хранения штатного расписания — постоянный либо до момента ликвидации организации.

Сколько хранить документ

Штатное расписание — внутренний локальный акт, паспорт предприятия. Его лицо. В нем отражена вся его структура — подразделения, должности, количество должностных единиц. А помимо этого, зарплаты, надбавки и прочие выплаты. В соответствии с п. 5 ст. 5 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ (ред. от 18.04.2018) «О коммерческой тайне», система оплаты труда (куда, на основании ч. 2 ст. 135 ТК РФ, входит и заработная плата) не является коммерческой тайной. Тем не менее, работодатели, особенно частные компании, очень не любят афишировать эти сведения. Да и к самому акту относятся прохладно, не видя в нем практической пользы. Считается, что он «связывает руки», поскольку все кадровые решения должны осуществляться с оглядкой на него. Дискутировать по поводу нужности допустимо сколько угодно, если бы не одно «но»: уважаемым государственным структурам в лице ФСС, Пенсионного фонда, налоговой, судов, трудовых инспекций все равно, что мы думаем по поводу необходимости иметь штатное расписание. Если оно понадобится, его будут требовать, ссылаясь на ч. 1 ст. 15 ТК РФ, ч. 2 ст. 57 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Следовательно, документ надо иметь.

Но этого недостаточно. Его требуется еще и хранить. Потому что, во-первых, запросить имеют право не текущий экземпляр, а разного срока давности. Во-вторых, речь идет о локальном акте. А их требуется беречь в любом случае.

Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 изменил сроки хранения с 18.02.2020. Ранее действовавший приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 утратил силу. Но в отношении срока хранения штатного расписания в организации мало что изменилось:

  • по месту утверждения, т. е. там, где оно появилось на свет, штатное расписание, что раньше, что сейчас, подлежит постоянному хранению;
  • если учреждение не является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, штатные расписания должны храниться до момента ликвидации организации;
  • штатные расписания других организаций хранятся, как и раньше, 3 года. Такое бывает, например, когда одно юридическое лицо было реорганизовано и присоединено к другому. И, следовательно, все организационно-распорядительные бумаги оказываются в распоряжении присоединившей организации.

Немного изменился и срок сбережения штатно-списочного состава работников. Раньше он составлял 75 лет. С 20.12.2019 документ, законченный делопроизводством до 01.01.2003, хранится 75 лет, законченный делопроизводством после 01.01.2003, хранится 50 лет.

Хранить эти внутренние локальные акты следует не только для предоставления госорганам. Иногда у самой компании возникает потребность проанализировать динамику развития. Тогда потребуется одна и та же информация, но за разные годы. Например, для оценки динамики развития производственного сектора потребуются сведения о численности его штата и должностях в разные временные периоды. Приказ о предоставлении такой информации выглядит так:

Приказ о предоставлении архивной выписки из штатного расписания

Вот тут-то и становится понятна необходимость хранения — чтобы в любой момент «достать» нужную информацию и предоставить запрашиваемой стороне.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить штатное расписание. Используйте эти инструкции бесплатно.

Где хранить

Чаще всего документ хранится в отделе кадров. Главная задача — оперативное нахождение информации, предупреждение доступа посторонних лиц и безопасное хранение. Отсюда держать этот внутренний акт следует в отдельной папке в сейфе или железном шкафу, ключ от которых находится у ответственного лица. Электронное делопроизводство предполагает хранение документа на компьютере с защищенным паролем доступом.

Есть ли ответственность за нарушение сроков

Есть. А с 26.10.2020 она возросла. По традиции, основное оружие воздействия — предупреждения и штрафы. Теперь за нарушение сроков хранения сданных в архив документов для граждан предусмотрен штраф до 3000 руб., для должностных лиц — до 5000 руб., для организаций — до 10 000 рублей. Подробнее — в ст. 13.20 КоАП РФ.

Штатное расписание срок хранения

К какому типу приказов отнести приказ об утверждении штатного расписания?

Соответственно, хранить такой документ необходимо основательно и под чутким контролем, так как необходимость заново распланировать все нюансы, ранее указанные в утерянном или пришедшем в негодность расписании, может отнять достаточно много времени. Как выявить документы с истекшим сроком хранения В данном документе указывается личная информация каждого сотрудника, так что Законодательство лишь отчасти может регламентировать правила, касающиеся данного документа. Если бланк составлен в письменном виде, располагать его необходимо в сейфе, ключ от которого будет иметь лишь ответственный сотрудник или непосредственный руководитель.

Такие сейфы должны быть оборудованы замками и сигнализациями, предупреждающими членов коллектива предприятия о том, что к важному документу пытается получить доступ стороннее лицо.
Совместители в документации также указываются. Сделать это можно так:

  • Указать в соответствующей графе, что сотрудник работает на 0,4 ставки (это объясняется тем, что совместитель не может работать на данной должности более 16 часов в неделю). Оплата указывается фактическая, а не за полную ставку.
  • Прописать, что трудящийся занимает полную ставку и оклад отмечается полный. Но, в трудовом договоре прописываются условия осуществления деятельности — сотрудник принимается на работу по совместительству.
  • Также в графе «Примечания» делается соответствующая отметка.

к содержанию Оптимизация документа Чтобы увеличить эффективность деятельности организации, следует периодически проводить оптимизацию расписания, которая представляет собой выявление ненужных функций, правильность распределения и использования рабочего времени, степень загруженности работников.

Где должны хранится приказы и штатное расписание

Если штатное расписание храниться на электронном носителе в информационных системах, то его хранение производится в соответствии с Положением об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утв. Постановлением Правительства РФ № 781 от 17.11.2007 г., а также локальными нормативными актами работодателя. Уничтожение или обезличивание штатного расписания должно производиться способом, исключающим дальнейшую обработку, содержащихся в нем персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание). РАСЧЕТ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ Сроки хранения штатного расписания определены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утв.

Наличие штатного расписания обязательно для бюджетных организаций, а для коммерческих оно является внутренним нормативным актом, который можно не оформлять. При этом многие компании самостоятельно принимают решение вести этот документ, так как он позволяет:

  • наглядно продемонстрировать структуру компании;
  • учитывать вакантные места и своевременно начинать поиски персонала на вакантные позиции;
  • взять под контроль систему начисления заработка и фонд оплаты труда;
  • следить за начислением надбавок сотрудникам;
  • фиксировать численность штата для каждого структурного подразделения организации.

Срок хранения штатного расписания в организации и оформление этого документа строго регламентируется законодательством.

Читайте также: Каким раствором протирают полки для правильного хранения хлеба

Общая информация о документе

Штатное расписание – документ, отражающий структуру организации. Оно обязательно составляется в госучреждениях, коммерческие компании прибегают к его помощи только при большой численности сотрудников. В расписании указывается исчерпывающая информация касательно следующих моментов:

  • профессии сотрудников;
  • численность работников в каждом отделе или подразделении;
  • их специальности;
  • должности;
  • оклады или тарифные ставки, используемые для расчета заработной платы;
  • размеры и видаы надбавок для каждой должности.

В штатном расписании не нужно указывать фамилии сотрудников. Это статистический документ, который помогает регулировать численность работников и Фонд оплаты труда. При этом стоит помнить, что реальное количество сотрудников не может превышать число, указанное в штатном расписании.

Расписание часто путают с расстановкой – документом, в котором собраны сведения по конкретному структурному подразделению. В расстановке отражается списочный состав работников, поэтому фамилии указываются. Этот документ предназначен для кадровой службы. Он помогает ей вести учет поименного состава работников каждого подразделения.

Особенности разработки кадровой документации

Закон предусматривает ежегодное составление штатного расписания или обновление его с периодичностью, предусмотренную внутренним нормативным актом компании. При выборе, с какой периодичностью составлять расписание, необходимо учитывать численность и структуру организации.

Нормативный акт, регулирующий периодичность создания нового штатного расписания, включает в себя:

  • порядок составления документа;
  • требования к оформлению выписок из штатного расписания;
  • порядок выдачи выписок.

Читайте также: Как пошагово сделать коробки для хранения своими руками

Если вы решили внедрить в своей организации штатное расписание, то лучше всего воспользоваться унифицированной формой № Т-3. В 2019 году ее не обязательно использовать, но большинство компаний не собираются отказываться от готового шаблона. При необходимости эта форма дополняется необходимыми пунктами, что позволяет получить удобный для применения документ. Например, если предприятие использует труд сезонных рабочих, то необходимо добавить еще один пункт «Период существования штатной единицы» (его можно озаглавить иначе – «Период выполнения работ»).

При этом не стоит забывать о правилах составления документа, особенно если на вашем предприятии есть специалисты, трудящиеся в опасных или вредных условиях. Не менее строго закон относится к расписанию, в котором перечислены должности госслужащих. В этом случае особе внимание нужно уделать написанию должности. Она должна соответствовать должности, указанной в:

  • нормативных документах;
  • трудовой книжке работника;
  • отраслевом и общероссийском классификаторе;
  • справочной литературе.

Если вы выбрали для себя форму № Т-3, то необходимо обратить внимание на третью графу. При совместительстве в ней необходимо проставлять суммарное количество единиц штата, выполняющих эту работу. Например, если один сотрудник работает на этой должности на полную ставку, а другой на половину, то в графе нужно проставить цифру «2».

Обязательно в форме № Т-3 заполнение графы 9 об итоговой сумме оплаты труда. Нельзя оставлять ее пустой даже в том случае, если на предприятии используется бестарифная или смешанная оплата труда. В этом случае стоит заменить единицы измерения и внести нужную информацию. Например, вы можете указать в этой части процентную ставку.

При необходимости внесения изменений может быть составлен новый документ или создан приказ о внесении дополнений. Правки в штатное расписание обязательны в случаях:

  • создание нового подразделения или отдела;
  • введение новых должностей;
  • изменение названий текущих должностей;
  • изменение ставок работника или его оплаты труда;
  • сокращение штатной единицы, подразделения или отдела.

Если правок много, то составляется новое расписание, а старое отправляется на хранение. Все изменения, касающиеся работников, нужно вносить только после их согласования. Для этого необходимо перед изданием нового расписания подписать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору.

Как и сколько хранить штатное расписание

Любой документ организации хранится определенное время. Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, указывает на следующие сроки:

  1. Штатное расписание в головной организации, управляющей всеми подразделениями и структурами, хранится постоянно. В филиалах и структурных подразделениях достаточно держать эту бумагу 3 года.
  2. Справки, предложения и заключения, используемые для составления расписания, хранятся 5 лет. Уничтожение этих документов происходит только после заключения экспертной комиссии. Это также должно быть подтверждение протоколом ее заседания.
  3. Переписка по разработке и внедрению изменений в этот документ хранится 3 года. Отсчитывать этот срок нужно от даты утверждения расписания.
  4. Штатные расстановки хранятся 75 лет. Если организация за этот период перестает существовать, то они передаются в архив.

Читайте также: Сколько составляет срок хранения путевых листов в организации

Во время проверок организации инспекторы имеют право запросить штатное расписание, а также его предыдущие версии и проекты. Если руководитель не сможет представить эти документы для изучения, инспекторы вправе выписать ему штраф.

Сроки хранения должны соблюдать только бюджетные организации. Остальные компании могут их не придерживаться, так как составление расписания ими необязательно. Но лучше все же иметь нужные бумаги под рукой, чтобы во время проверки трудовой инспекции было меньше вопросов к деятельности компании.

Каков срок хранения штатного расписания в организации?

Срок хранения штатного расписания и последствия его несоблюдения исходя из действующего законодательства и судебной практики будут раскрыты в настоящей статье.

Хранение штатного расписания

Сколько лет хранится штатное расписание в организации

Штатное расписание — один из наиболее важных документов по кадрам в организации. Более полно с необходимым комплектом кадровых документов на примере ООО можно ознакомиться в нашей статье по ссылке: Необходимые кадровые документы с нуля для ООО.

Вопрос о том, сколько хранить штатное расписание, представляет особую важность как для оптимизации кадровой работы, так и для предотвращения негативных правовых последствий.

Обратите внимание! Сроки хранения штатного расписания установлены п. 40 перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — перечень). Эта информация актуальна по состоянию на 2021 год.

Согласно перечню сроки хранения штатного расписания являются следующими:

  • постоянное хранение — для организаций, где расписание было разработано и (или) утверждено;
  • 3-летнее хранение — для иных организаций.

Важно! В пределах сроков хранения штатного расписания организация должна обеспечить выдачу копии штатного расписания лицам, которые обладают правом на получение такой документации, в частности участникам ООО (постановление 8-го арбитражного апелляционного суда от 12.10.2010 по делу № А46-1925/2010).

Также согласно перечню установлены следующие сроки хранения документов, связанных с расписанием:

  • проекты расписания, справки и заключения — до минования надобности;
  • переписка по разработке расписания — до минования надобности;
  • штатные расстановки (списочный состав сотрудников) — 75 лет, законченные делопроизводством до 01.01.2003 и 50 лет, законченные позднее.

После истечения срока хранения документы уничтожаются. О порядке оформления уничтожения

О том, как составить штатное расписание, читайте типовую ситуацию КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

Срок хранения в отделе кадров

В приказе Росархива обозначено, что хранить штатное расписание нужно постоянно по месту его утверждения. При этом под местом утверждения понимается организация, а не ее конкретное подразделение.

Так, будет документ на постоянной основе храниться именно в кадровой службе, у секретаря руководителя или в архиве организации, значения не имеет – штатное расписание следует передать на хранение в установленное подразделение по решению работодателя, в соответствии с локальной документацией.

Если же штатное расписание передается в другую организацию, то там оно хранится 3 года.

Сколько должно храниться штатное расписание, если документооборот ведется в электронном виде? Законодательством этот вопрос прямо не урегулирован. Рекомендуется ориентироваться на те же сроки, что для бумажных носителей.

Срок хр анения в архиве

Разделим понятие «архив»:

  • архив хозяйствующего субъекта, утвердившего штатное расписание. Согласно приказу Росархива, документ должен храниться здесь на постоянной основе. Это предписание дейсвтует, если речь идет об организациях, являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов (а это все государственные и муниципальные учреждения, а также частные фирмы, имеющие договор с архивом). В прочих же компаниях (т.е. не являющихся источником комплектования госархивов) штатка хранится до момента их ликвидации;
  • государственный или муниципальный архив – именно он принимает на постоянное хранение штатное расписание после того, как организация прекращает свое существование (в случае ликвидации юрлица его документы и архивы не уничтожаются, а передаются на хранение в государственные архивы).

Как организовать хранение штатного расписания

На законодательном уровне не установлено, как именно надлежит хранить штатное расписание, поэтому работодателю следует руководствоваться общими правилами хранения кадровых документов и желательно ввести для этих целей свои внутренние регламенты (которые не будут противоречить букве закона).

Можно дать следующие общие рекомендации по хранению штатного расписания.

Исключить доступ третьих лиц к документу

В штатном расписании помимо прочего содержатся личные данные работников, к которым доступ разрешен только определенным сотрудникам (например, отделу кадров или непосредственному начальнику и т.д.). Поэтому документ лучше убирать в недоступное для иных лиц место (например, сейф или отдельное закрытое помещение, где размещен архив организации) после завершения работы с ним. Аналогично, следует защитить и электронную версию штатного расписания. Например, установить пароль, известный лишь ограниченному кругу сотрудников, или убрать в директорию с ограниченным доступом и т.п.

Установить для штатного расписания режим коммерческой тайны

Напоминаем, что у правоприменителей нет единой позиции по вопросу, является ли штатное расписание коммерческой тайной.Но такая мера поможет сделать использование документа более упорядоченным и применять санкции за нарушение введенных правил, за разглашение его содержимого.

Минимизировать риск повреждения или утраты документа

В законе нет предписаний о необходимости издавать штатное расписание ежегодно, поэтому информация прошлых лет может сохранять актуальность. Соответственно, если документ будет поврежден или уничтожен, то на восстановление сведений потребуется дополнительный временной ресурс. В связи с этим можно рекомендовать хранить бумажный документв сейфе, а в отношении электронной версии установить пароли и исключить возможность удаления или перемещения файла без получения на то специального разрешения и т.д.

Дополнительные советы по хранению

Среди прочих рекомендаций по обеспечению сохранности документа/ файла:

  • хранить штатное расписание одновременно и в бумажной, и в электронной форме. В законе нет предписания вести этот документ только в бумажной или только в электронной форме, поэтому организация может определить это для себя самостоятельно. Тем не менее, дублирование документа на различных носителях минимизирует вероятность утраты штатного расписания;
  • хранить бумажную версию штатного расписания в нескольких экземплярах (в службах, которым он необходим для работы).

Надо ли хранить штатное расписание в одной папке с прочими кадровыми документами (личными карточками, приказами и т.д.)? Здесь компания решает сама для себя, как ей будет удобнее. Для контролирующей организации важно, чтобы штатное расписание в принципе существовало и было оформлено в надлежащем порядке.

Чтобы обеспечить исполнение правил хранения штатного расписания, работодателю нужно подготовить соответствующие локальные правила и утвердить их, издав распорядительные документы (приказы). Будут это общие правила и приказы относительно группы документов (кадровых, например) или изданные в отношении конкретно штатного расписания, значения не имеет.

Последствия несоблюдения срока хранения штатного расписания в организации

При проверках госорганы вправе затребовать документы, срок хранения которых не истек, включая штатное расписание. Ответственность за преждевременное уничтожение документов и их непредставление проверяющим следующая:

  • в соответствии со ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ) ответственность должностных лиц за нарушение норм хранения архивных документов — 3 000 – 5 000 руб., ответственность юрлица — 5 000 – 10 000 руб.; ответственность за нарушение требований о хранении документов для отдельных видов организаций также установлена ст. 13.25 КоАП РФ;
  • за непредставление документов и, таким образом, воспрепятствование проверке может наступить ответственность по ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ (2 000–4 000 руб. для должностных лиц), а за непредставление информации — по ст. 19.7 КоАП РФ (300–500 руб. для должностных лиц и 3 000–5 000 руб. для юридических лиц).

Обратите внимание! При утрате штатного расписания организация должна принять меры по его восстановлению. Сам по себе факт утраты документа не освобождает компанию от обязанности по его представлению, если такое требование основано на законе (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 28.03.2017 № 09АП-6389/2017 по делу № А40-192199/16-45-1661).

Необходимость хранения штатного расписания и принятия мер по его восстановлению обусловлена, в частности, тем обстоятельством, что данный документ может быть доказательством при спорах о назначении пенсий (апелляционное определение Брянского облсуда от 16.05.2017 № 33-1954/2017).

Итак, законодательство устанавливает необходимость по общему правилу постоянного хранения штатного расписания, а также сроки хранения сопутствующих документов, таких как проект штатного расписания и документы по его разработке, переписка по согласованию штатного расписания, штатные расстановки.

Преждевременное уничтожение или утеря таких документов предполагает принятие компанией мер по их восстановлению. Непредставление штатного расписания и сопутствующих документов госорганам и иным лицам, имеющим право на их получение, грозит привлечением к ответственности.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Ссылка на основную публикацию