Инструкция: бухгалтерский и налоговый учет топливных карт в бюджетной организации
Учет топливных карт в бухгалтерском учете — это способ контроля над бланками строгой отчетности, по которым ведется поступление и расходование горюче-смазочных материалов в организации.
Что такое топливная карточка
Это специальное платежное средство, которое позволяет юридическим лицам приобретать горюче-смазочные материалы для хозяйственных нужд. Воспользоваться им вправе только те организации и компании, которые заключили договор с поставщиком ГСМ, предусматривающий выдачу топлива по пластиковым карточкам.
Заправочные карточки бывают разных видов. Например, с денежным лимитом: при покупке топлива с баланса списывается сумма, равнозначная стоимости покупки. Бывают количественные карточки, тогда при очередной заправке с баланса карточки списывается количество литров топлива.
Детальный учет топливных карт в бухгалтерии позволяет контролировать движение топлива и его расход по каждому ответственному работнику или транспортному средству.
Особенности работы с топливными карточками
Порядок получения и использования топливных пластиковых карточек устанавливает поставщик ГСМ. Условия следует прописать в договоре на поставку топлива. Предусмотрено несколько вариантов:
- Карта передается в собственность организации. Затраты на покупку, обслуживание и перевыпуск полностью ложатся на покупателя ГСМ (организацию).
- Карточка — собственность поставщика. Организация-покупатель получает ТК во временное пользования. В таком случае ТК возвращается поставщику по окончании срока договора.
- Иной вариант. Например, компания приобретает разовую карту, которая не пополняется, а аннулируется после полного израсходования баланса (денег или литров). Но такой способ используется крайне редко и не выгоден для покупателя, так как цены топлива при таком варианте расчетов завышены.
Для организации ТК — бланк строгой отчетности, подлежащий особому учету. Организация обязана прописать порядок учета бензина по топливным картам в бухгалтерии в учетной политике.
Как учесть карты для приобретения ГСМ
В налоговом учете затраты на ТК относят:
- на прямые расходы налогоплательщика;
- на траты, связанные с обслуживанием автомобиля;
- включение в состав прочих трат организации.
Если в стоимость ТК включен налог на добавленную стоимость, то он подлежит вычету. Но принять НДС к вычету при покупке ТК разрешается только после принятия пластиковой карточки к учету и получения счета-фактуры на нее. Вычет вправе оформить только плательщики НДС, при условии, что применяют ТК в операциях, облагаемых НДС.
Проводки в бухучете по топливным картам
Следующий этап: как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете в 2022 году. Составляем бухгалтерские проводки по такой схеме:
Отражена оплата поставщику за изготовление топливной карточки
Карточка принята к учету в составе прочих материалов на основании товарной накладной
Учтен НДС по ТК
НДС принят к вычету
Стоимость карточки списана в расходы
Рекомендуем вести учет заправочных карточек на забалансовых счетах. Например, по счету 006 для НКО или 03 — для учреждения бюджетной сферы. Поступление ТК отразите по дебету соответствующего забалансового счета. Передачу ответственному работнику отразите внутренним перемещением ТК. Оформите операцию документально. Для этого создаются служебная записка на выдачу ТК и бухгалтерская справка. При списании карты (утрата, аннулирование, возврат поставщику) отразите проводку по кредиту забалансового счета.
Приобретение ГСМ по топливным картам: налоговый и бухгалтерский учет
Расход топлива по пластиковым карточкам допускается принять к налоговому учету, но только при выполнении следующих условий:
- траты экономически обоснованны (произведены в пределах утвержденных нормативов);
- затраты документально подтверждены (оформлены счета-фактуры, путевые листы, чеки и квитанции);
- расходы необходимы для ведения бизнеса (ГСМ потрачены на налогооблагаемые операции).
Стандартные проводки по топливным картам в бухгалтерском учете:
Перечислен аванс на баланс топливной карты
ГСМ приняты к учету на основании товарных накладных
НДС принят к вычету
Предоплата зачтена на основании акта сверки взаиморасчетов с поставщиком ГСМ
Горюче-смазочные материалы списаны на основании путевых листов
Проводки для бюджетников
В бухучете бюджетного или автономного учреждения покупку ГСМ по транспортным карточкам отражайте, как обычную покупку топлива. Проводки, как учитывать бензин по топливным картам в бюджете:
Оприходованы ГСМ, полученные по ТК
Пункт 34 Инструкции №174н, п. 34 Инструкции №183н
Приобретение ГСМ по предоплате
Перечислена предварительная оплата топлива поставщику
Пункт 97 Инструкции №174н, пп. 100, 73, 78 Инструкции №183н, п. 367 Инструкции №157н
Забалансовый счет 18
Приняты к учету ГСМ, полученные по ТК
Пункт 34 Инструкции №174н, п. 34 Инструкции №183н
Зачтена предварительная оплата ГСМ
Пункт 98 Инструкции №174н, п. 157 Инструкции №183н
Порядок аннулирования
Специализированного алгоритма для аннулирования ТК не предусмотрено. В зависимости от причины списания топливных карт, по которым использование карты невозможно, следует издать новый приказ или распоряжение. Это потребуется в следующих случаях:
ТК непригодна к использованию
Если поставщик перевыпустит новую карточку, то придется издать новое распоряжение, в котором руководитель аннулирует действие старой ТК и передает в пользование работнику новую.
Работник уволен или переведен на другую должность
При увольнении или переводе сотрудника на другую должность приказ о передаче ему ТК следует аннулировать. В распоряжении рекомендуем прописать основания для отмены и указать нового сотрудника, который получит ТК.
Например, водитель переведен на должность механика. Право пользование ТК аннулируется, так как работник на новой должности не допущен к управлению транспортным средством.
Работник заболел или ушел в отпуск
В таком случае аннулировать приказ о передаче ТК сотруднику не обязательно. Рекомендуем утвердить распоряжение, в котором руководитель определяет работника, который будет исполнять обязанности водителя на период отсутствия основного работника. Нужен ли приказ о выдаче топливной карты в таком случае? Да, обязательно. Порядок временной передачи ТК закрепите в отдельном распоряжении. Оформите акт приема-передачи и отразите перемещение БСО на забалансовом счете бухучета.
Вот так выглядит акт на списание пластиковой топливной карты в 2022 году:
Как отражать сервисные услуги по карточкам
Стоимость обслуживания ТК, электронных услуг, СМС-уведомлений, предоставления отчетности по балансам карточек, выписок по остаткам следует включить в состав общехозяйственных расходов. Бухгалтерские проводки по сервисным услугам по топливным картам отражают записью:
Дебет 26 Кредит 60 — учтена стоимость обслуживания топливной карты.
Типичные ошибки в учете и спорные вопросы
Распространенные проблемы, с которыми сталкиваются бухгалтеры при оформлении и учете ТК:
Ситуация 1. Бухучет ТК ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Самая распространенная ошибка бухгалтеров, на каком счете учитывать топливные карты. Карточка — это бланк строгой отчетности, а не денежное средство. Работник не получает денег на руки, поэтому ТК —- это не подотчет. Учитывайте заправочные карточки на забалансовых счетах (006 — для НКО и коммерческих компаний, 03 — для бюджетников).
Ситуация 2. В учете не отражаются бесплатные карты.
Если ТК получена от поставщика бесплатно, это не значит, что ее не следует отражать в бухучете. Отразите проводку по дебету забалансового счета (006 или 03). Сумму операции оформите по условной цене (1 рубль за единицу БСО).
Ситуация 3. Топливо использовано сверх нормативных затрат.
Сверхнормативные траты ГСМ нельзя принять к учету при налогообложении. Включите такие затраты в состав внереализационных расходов компании.
Ситуация 4. Как учесть траты на доставку и хранение ГСМ.
Транспортно-заготовительные траты на покупку и хранение горюче-смазочных материалов включайте в фактическую себестоимость топлива.
С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.
Особенности учета топливных карт на предприятии
Как работаем и отдыхаем в 2022 году ?
Деятельность ряда компаний неразрывно связана с использованием транспортных средств. Эксплуатация ТС предполагает траты на приобретение бензина, топлива. Бухгалтеру нужно осуществлять учет топливных карт (ТК). Выполняется это по особым правилам, которые будут разниться в зависимости от типа субъекта: бюджетный или коммерческий.
Вопрос: Как отразить в учете организации, оказывающей транспортные услуги, операции по приобретению топлива для автомобилей с использованием топливных карт, которые поставщик предоставляет бесплатно?
Посмотреть ответ
Что собой представляют топливные карты
Топливная карта представляет собой инструмент для учета отпуска ГСМ. Нужна она не для совершения платежей, но для обеспечения строгой отчетности. Существуют эти разновидности ТК:
- Лимитированные. На карту заносится определенный объем бензина. Устанавливается предельный объем трат ресурса за некий период.
- Нелимитированные. Расход бензина не ограничивается. Тратить ресурс можно в том объеме, в котором он находится на карте.
- Литровые. Приобретаются литры ресурса. Отпуск бензина происходит вне зависимости от его фактической стоимости.
- Денежные. Пополняется ТК. Ресурс приобретается по его актуальной рыночной стоимости.
Выбор карты зависит от специфики деятельности компании, от удобства персонала.
Вопрос: Как отразить в учете приобретение топливных карт?
Организация, оказывающая автотранспортные услуги, заключила договор поставки с топливной компанией на приобретение топлива на АЗС с использованием топливных карт (технических средств учета отпуска топлива, не являющихся средством оплаты топлива).
Поставка топлива производится путем его выборки на АЗС поставщика через топливораздаточные колонки с использованием терминалов для приема топливных карт. В месяце заключения договора организация перечислила поставщику денежные средства в оплату стоимости изготовления 15 топливных карт в сумме 1 800 руб. (в том числе НДС 300 руб.).
Срок действия топливных карт составляет 24 месяца, после чего они заменяются на новые (без доплаты). В соответствии с учетной политикой для целей бухгалтерского учета имущество со сроком полезного использования свыше 12 месяцев, стоимость которого не превышает 40 000 руб., учитывается в качестве материально-производственных запасов (МПЗ). Согласно учетной политике для целей налогообложения стоимость имущества, не являющегося амортизируемым, в полной сумме списывается на расходы на дату его передачи в эксплуатацию.
Посмотреть ответ
Рекомендации по учету
Существует определенная специфика ГСМ. В частности, в процессе образуется временной разрыв между поставкой в бухгалтерию соответствующих бумаг и датой заправки ТС. Заправка транспортных средств осуществляется каждый день, а отчеты от поставщика материалов поступают в заключительный день месяца. Рассмотрим базовые правила по учету:
- Нужна Учетная политика, а также План счетов.
- Специалисту необходимо открыть счет и субсчет. Альтернативный вариант – отражение на забалансовом счете.
Как отражать приобретение бензина по топливным картам и его списание в расходы в бухгалтерском и налоговом учете?
ВАЖНО! Все перечисленные документы должны быть в фирме в обязательном порядке. На их основании осуществляется бухучет. Это актуально и для коммерческих, и для бюджетных предприятий.
Топливные карты в бухучете
ТК без учета ГСМ фиксируются в числе МПЗ по реальной себестоимости. Траты относятся к центральным направлениям работы. Расходы по тратам на приобретение ТК помещаются на счет 10.6. Учет исполняется на базе накладной и соглашения на поставку. Рассмотрим используемые проводки:
- ДТ60 КТ51. Перевод средств за создание карт. Первичкой является банковская выписка.
- ДТ10 КТ60. ТК отражаются в структуре МПЗ. Первичкой являются накладная и соглашение на поставку.
- ДТ19 КТ60. Учет НДС по карте. Документом-основанием является счет-фактура.
- ДТ68 КТ19. Принятие НДС к вычету. Первичка: счет-фактура.
- ДТ20, 26, 44 КТ10. Списание стоимости ТК. Первичкой будет являться справка из бухгалтерского отдела.
Специалист, получающий карту, не приобретает наличных средств. Поэтому предоставленную ТК не следует отражать на счете 71. Также в бухучете не фиксируется выдача карты специалисту.
Бухучет трат на топливо
Информация с терминалов АЗС направляется в центр организации. Происходит ее обработка, после чего оформляется отчет об операциях по ТК. Поставщик на заключительный день месяца направляет фирме, заказавшей карту, эти документы:
- Счет-фактуру.
- Помесячный отчет по платежам.
- Накладную.
- Акт сверки взаиморасчетов.
В документах должен быть указан объем реально приобретенных литров ГСМ. Информация сверяется с отчетами, составляемыми на базе путевых листов и квитанций. Учет топлива на счете 10-3 производится на базе накладной и отчета. Рассмотрим используемые проводки:
- ДТ60.2 КТ51. Предоплата за топливо. Первичка: банковская выписка.
- ДТ10.3 КТ60.1. Принятие топлива, приобретенного по карте, к учету. Документы: соглашение о поставке.
- ДТ19 КТ60.1. Учет НДС. Документ: счет-фактура.
- ДТ68 КТ19. Учет НДС на основании записи в журнале закупок.
- ДТ60.1 КТ60.2. Зачет предоплаты. Первичка: справка из бухгалтерии, а также акт сверки взаиморасчетов.
- ДТ20, 26, 44 КТ10.3. Списание стоимости топлива. Документы: путевый лист.
Если первичный документ отсутствует, проводка выполняться не может.
Налоговый учет
Учетной политикой устанавливается, по какой форме трат будет фиксироваться приобретение ТК. НДС с приобретения будет приниматься к учету после этих операций:
- Принятие ТК к учету.
- Получение счет-фактуры.
- Приобретение ТК для выполнения действий, облагаемых НДС.
Траты на топливо относятся к тратам по стандартным направлениям работы. Для снижения налогооблагаемой базы бухгалтер должен выполнить эти действия:
- Обоснование трат, если они не превышают норму.
- Подготовка документов, которые подтверждают расходы.
- Подготовка доказательств того, что топливо приобреталось с целью получения прибыли.
При списании стоимости на затраты выполняется эта проводка: ДТ20, 23, 26, 44 КТ10-3. Списание себестоимости ГСМ. Проводка выполняется на базе путевого листа.
Проводки по ТК для бюджетных субъектов
Проводки по ТК будут следующими:
- ДТ120105510, КТ1302022730, 120101610. Фиксация стоимости приобретенных карт.
- ДТ120822560 КТ120105610. Фиксация цены карт, предоставленных водителю.
- ДТ110503340 КТ120822660. Фиксация цены топлива, оплаченного ТК денежного типа.
- ДТ110503340 КТ120822660. Отражение цены топлива, которое приобретено по литровой карте.
- ДТ140101222 КТ110503440. Фиксация стоимости ресурса, направленного на текущие траты.
- ДТ110601310 КТ110503440. Фиксация цены топлива, направленного на ведение центральной деятельности.
К СВЕДЕНИЮ! Эти проводки также должны основываться на первичных документах. В них фигурирует не только содержание операции, но и сумма по ней.
Законодательное обоснование
Учет осуществляется на базе этих нормативных актов:
- Пункт 5, 6 ПБУ 5/01. Процедура оприходования топлива.
- Статья 223 ГК РФ. Переход прав на ресурсы на дату оплаты.
- Статья 458 ГК РФ. Переход прав на дату фактического отпуска. То есть это дата заправки ТС.
- Пункт 1 статьи 172 НК РФ. Принятие НДС с приобретения топлива к вычету.
- Пункт 52 Инструкции по учету, утвержденная Приказом Минфина №148н от 30 декабря 2008 года.
Также учет ТК регулируется пунктом 1 статьи 252 НК РФ. В этом нормативном акте указано, что израсходованное топливо нужно подтверждать при помощи документов.
Распространенные ошибки
Рассмотрим частые ошибки, которые допускает бухгалтер:
- Учет выдачи карты сотруднику на счете 71.
- ТК не отражены на забалансовом счете, так как они выданы безвозмездно.
Если ТК выдаются бесплатно, отразить их нужно на забалансовом счете 006 по условной стоимости. То есть стоимость одной карты составит рубль.
Бухгалтерский учет топливных карт
С точки зрения учета топливных карт прежде всего это отдельное платежное средство, при помощи которого совершается операция по покупке топлива.
Сейчас топливные карты для юридических лиц и ИП используются почти на всех АЗС, на примере карт “Полный Бак” в сеть приема которых входит более 12 000 точек во всех регионах Российской Федерации.
При использовании топливных карт в качестве платежного средства, стоит учитывать имеющиеся ограничения, например:
с карты нельзя снять (обналичить) средства;
по карте нельзя оплатить услуги на АЗС, за исключением мойки;
карты принимают к оплате только на АЗС, где установлен терминал эмитента;
по карте нельзя приобрести товары.
При оплате топлива картой на АЗС, происходит безналичная операция, и баланс карты, и компании владельца – уменьшаются на сумму, соответствующую объему купленного топлива.
Подобный процесс оплаты очень удобен для любой организации с любым размером автопарка, не нужно собирать чеки и товарные накладные, выдавать наличные из кассы и контролировать целевой расход выданных средств.
Баланс топливных карт может быть двух видов – литровый и рублевый. В случае с литровым балансом на стороне процессинга происходит расчет стоимости топлива по транзакции, исходя из цены за литр купленного топлива и его объема. В счете фактуре или УПД (универсальном передаточном документе) будет указаны следующие параметры по каждой транзакции:
Это позволит занести всю информацию по расходам на топливо в книгу покупок-продаж.
Как работают топливные карты
Между поставщиком топлива/услуг и покупателем заключается договор, он может быть двух видов – оферта или “подписной” и в том и в другом случае списание средств со счета компании будет происходить в порядке, обусловленном договором.
После заключения договора необходимо оплатить счет за топливо – тем самым пополнить баланс компании. Баланс компании – это счет в системе поставщика топлива, на котором храняться и расходуются средства компании. К этому счету привязаны все топливные карты.
При каждой заправке по карте или возврате средств все операции отражаются в личном кабинете и происходят только в рамках счета и средств на балансе компании:
пополнение баланса компании;
списание/зачисление средств на счет компании (при заправках на АЗС);
транзакционные отчеты по каждой операции, с указанием наименования и адреса АЗС, количества, объема, и вида топлива;
остаток средств на балансе компании.
В бухгалтерском учете топливных карт на предприятии такая система работы зарекомендовала себя с лучшей стороны, так как поставщиком топлива является единственный контрагент по договору – как следствие упрощения документооборота и учета.
С другой стороны, по каждой карте (водителю) есть детальная статистика по расходам на топливо.
Для водителей такой подход тоже очень удобен, им не нужно составлять авансовые отчеты, хранить чеки или товарные накладные, а также перевозить с собой наличные средства.
Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете
Топливная карта может предоставляться эмитентом как на платной, так и не безвозмездной основе, например, топливные карты “Полный бак” для юридических лиц и ИП предоставляются абсолютно бесплатно. От формы предоставления напрямую зависит счет, на котором нужно учитывать карты.
Как вести учет топливных карт – бесплатные карты не нужно отражать на балансе компании, лучшего всего открыть отдельный забалансовый счет и назначить ему любой свободный номер, который не указан в Плане счетов, например, 121. В дополнение к этому можно организовать отдельный аналитический учет для каждого держателя карт, который несет ответственность за расходование топлива.
Если топливные карты поставляются на платной основе, то лучше всего из будет включить в состав ТМЦ, а потом списать их стоимость на расходы компании.
В любом случае необходимо отразить, на каком счете и каким образом ведется учет ГСМ по топливным картам, это полностью зависит от внутренней политики
Примеры проводок по бухучету топливных карт:
Получение платных карт
Получен акт приема-передачи (накладная) на топливные карты
Получен счет-фактура (при применении поставщиком НДС)
Стоимость топливных карт учтена в сумме расходов текущего периода
Перечислена оплата поставщику
НДС принят к возмещению
Забалансовый учет (и платное, и бесплатное поступления)
Приняты на забалансовый учет топливные карты
Выдана топливная карта ответственному сотруднику
Ответственным сотрудником топливная карта возвращена организации
Списан более не используемая топливная карта
Выдача топливных карт сотрудникам: как оформить
Бухгалтерский учет гсм по топливным картам начинается с выдачи топливных карт сотруднику. Для передачи карт компания может самостоятельно создать форму документа, например, “Акт приема- передачи”
Форма такого акта может быть достаточно свободной:
Акт приема-передачи №_____
топливной карты №________________
Дата выдачи: дд.мм.гггг
ФИО получателя: _________________
Должность получателя: _________________
Государственный регистрационный номер:______________
Карты выдал: Карты получил:
С момента подписания акт можно вести учет гсм по топливной карте.
Возврат карты предприятию от водителя/сотрудника осуществляется похожим образом, то есть при помощи акт приема передачи. После этого топливную карту можно выдать другому сотруднику.
Если в компании большое количество карт и их держателей, то для упрощения документооборота можно ввести журнал учета движения топливных карт, пример такого журнала ниже:
Журнал
учета выдачи и возврата топливных карт
ФИО держателя карты
Подпись получателя карты
Для правильности бухгалтерского учета топливных карт, нужно обязательно закрепить порядок и формы документов в локально-нормативном акте.
Большинство топливных карт не имеют сроков своего использования. Но для тех случаев, когда сроки использования ограничены, например, условиями договора. По окончанию сроков действия карт нужно списать с забалансового
Пример акта на списание карт:
Акт списания топливных карт
Дата акта: дд.мм.гггг
В связи ______________(указать причину), списать с забалансового счета, топливные карты ________ (указать названия карт) с номерами:
Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии
Учет топлива по топливным картам ведется согласно Планам счетов бухучета, основными являются два счета 60 и 10.
Топливные карты – это неотъемлемая часть договора по поставкам топлива. Для отражения расчетов с поставщиком топлива – существует 60 счет, Плана счетов бухучета.
Поставленное топливо учитывается в составе товарно-материальных ценностей (ТМЦ), на 10 счете. Документы, на основании которых, проводятся операции по счетам, должны быть предоставлены поставщиком, в большинстве случаев это стандартный пакет:
накладная (акт приема-передачи);
отчет по топливным картам об отпущенном топливе (транзакционный отчет);
универсальный передаточный документ (УПД).
Как списывать гсм по топливным картам
Для отражения списания гсм по топливным картам с учета и отражении их стоимости в затратах – есть достаточно простой набор правил.
Для фиксации топливных расходов нужно утвердить нормативы списания и оформления маршрутных (путевых) листов.
Пополнен баланс топливной карты сети АЗС
Приняты к учету ГСМ, отпущенные с использованием топливной карты
Отражен НДС по поступившим ГСМ
Зачтен ранее перечисленный аванс поставщику
Стоимость ГСМ учтена в составе расходов
НДС принят к вычету
Как учитывать бензин по топливным картам в бюджетном учреждении
У бюджетных учреждений при учете ГСМ по топливным картам в бухучете используется особый план счетов. Но в целом процесс ведения и операции по счетам, а та же оформления сопроводительной документации во много схож с коммерческой организацией. Более подробно об этом можно узнать из Письма Минфина от 02.10.2018 № 02-07-10/70752.
Минфин отмечает, что для отражения топливных карт, учет нужно организовать на забалансовом счете. В силу того, что карты не являются самостоятельным объектом бухгалтерского учета.
Движение денежных средств должно отражаться на 20600 счете -«Расчеты по выданным авансам». Это касается как перечисления авансовых платежей, так и расходования, на основе документов от поставщика.
Универсальные топливные карты для юридических лиц и ИП “Полный бак” дают своим владельцам следующие возможности и преимущества:
● Сеть из более чем 12 000 АЗС по всей России и странам СНГ;
● Выбор АЗС с минимальной ценой, независимо от бренда и региона;
● Реальные скидки на всех АЗС любой сети, любого бренда;
● Отсутствие каких либо наценок на топливо на всех АЗС в сети приема карты;
● Скидки до 1 рубля с каждого литра топлива;
● Весь необходимый набор инструментов для удобного использования топливных карт: личный кабинет, АЗС локатор и мобильное приложение;
● Более 11 лет успешной работы на топливном рынке и положительные финансовые показатели компании, как гарантию надежного сотрудничества;
● Отсутствие скрытых платежей, комиссий и т.д. при использовании топливных карт;
● Среди основных сервисов: электронный документооборот (ЭДО), смс информирование, интеграция с внешними системами для обмена данными, аналитические инструменты и API для управления картами;
● Все операции с картой – бесплатны: блокировка/разблокировка, транзакции, изменение лимитов и балансов;
● Возможность получения отсрочки платежа за топливо сроком до 30 дней;
● Выпуск и доставка карты абсолютно бесплатны;
● Ежемесячно клиентам предоставляются следующие документы: универсальный передаточный документ (УПД), счет фактура и акт за топливо и услуги. Все документы доступны в трех вариантах: электронная копия в личном кабинете, бумажные оригиналы (отправляются Почтой России), копии документов заверенные цифровой подписью (ЭДО);
● Службу поддержки для всех держателей карт, работающую в режиме 24/7 и персонального менеджера каждому клиенту для решения нестандартных вопросов.
Остались вопросы или хотите заказать выгодные топливные карты “Полный Бак”?
Заполните форму на странице или позвоните нам бесплатный номер: 8-800-550-09-14.
Как отражать топливные карты в бухгалтерском учете
Учет топливных карт в бухгалтерском учете — это способ контроля объемов приобретения ГСМ сотрудниками организации, за который обычно отвечает бухгалтер компании.
Особенности работы с топливными картами
Топливная карта — это особое платежное средство, которое позволяет приобрести ГСМ. Воспользоваться этим сервисом могут только юридические лица. Карточная оплата топлива широко используется многими крупными продавцами ГСМ. Это не совсем платежное средство — оно не позволяет оплачивать какие-либо иные товары и услуги. Воспользоваться ими можно только на определенных заправочных станциях.
Такой порядок оплаты ГСМ очень удобен любой организации: и занимающейся транспортными перевозками, и имеющей большой автопарк, и той, которая имеет только один автомобиль в собственности. Карты, в зависимости от порядка работы сервиса, могут быть:
- денежными: на них зачисляется определенная денежная сумма, которую можно расходовать на приобретение ГСМ;
- литровыми: зачисляется определенное количество топлива, доступного для заправки на АЗС.
Большее распространение получили денежные карточки для приобретения топлива. Именно такие предлагают большинство крупных сетей АЗС.
Порядок работы сервиса
Все крупные продавцы нефтепродуктов предлагают такой сервис. Например, информация о нем, а также о подключении к программе представлена Лукойлом.
Списание топлива по топливным картам юридического лица происходит в порядке, который будет прописан в договоре, заключенном между покупателем и поставщиком АЗС.
В личном кабинете можно в оперативном режиме отслеживать все операции и контролировать их:
- перечисление аванса поставщику ГСМ;
- списание денежных средств в оплату;
- отчет о количестве и стоимости приобретенного топлива;
- остатки денежных средств.
Для работника-водителя этот порядок приобретения ГСМ также удобен, поскольку не нужно получать деньги подотчет, собирать подтверждающие их расход документы и сдавать авансовый отчет.
Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете
Смарт-карта на приобретение топлива может предоставляться сетью АЗС платно или бесплатно. Именно от этого зависит порядок, на каком счете учитывать топливные карты.
Бесплатно получаемые носители не отражают на балансе организации. Для их учета целесообразно открыть отдельный забалансовый счет, присвоив ему свободный номер (не указанный в Плане счетов бухучета), например 012. Также целесообразно организовать аналитический учет в разрезе каждого носителя и лиц, которые будут ответственны за его использование.
Если поставщик ГСМ взимает плату за изготовление электронных носителей, их при поступлении целесообразно отразить в составе ТМЦ, а затем списать их стоимость на текущие расходы организации.
В любом случае необходимо отразить, на каком счете и каким образом учитываются топливные карты в учетной политике организации.
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Приобретение за плату | ||
| Получен акт приема-передачи (накладная) на смарт-карты | 10 | 60 |
| Получен счет-фактура (при применении поставщиком НДС) | 19 | 60 |
| Стоимость смарт-карт учтена в сумме расходов текущего периода | 20, 25, 26, 44 | 10 |
| Перечислена оплата поставщику | 60 | 51 |
| НДС принят к возмещению | 68 | 19 |
| Забалансовый учет (и платное, и бесплатное поступления) | ||
| Приняты на забалансовый учет электронные носители | 012склад | |
| Выдана смарт-карта АЗС ответственному сотруднику | 012работник | 012склад |
| Ответственным сотрудником смарт-карта возвращена организации | 012склад | 012работник |
| Списан более не используемый электронный носитель | 012склад | |
Выдача топливных карт сотрудникам: как оформить
Выдачу электронных носителей сотрудникам необходимо оформить. Для этого организация сама может разработать форму документа. Назвать его можно, например, акт-приема передачи.
Образец акта приема-передачи
Аналогичным образом оформляется и возврат электронного носителя от ответственного сотрудника, который более не будет ее использовать. Ту же смарт-карту выдать другому сотруднику.
При большом количестве носителей и ответственных сотрудников каждый раз оформлять выдачу и возврат отдельным документом неудобно — для учета движения смарт-карт можно использовать журнал учета выдачи и возврата.
Выбор порядка документального оформления предоставлен организации. Его порядок и формы документов необходимо закрепить в локально-нормативном акте.
Обычно электронные носители имеют срок своего использования. После его окончания невозможные для дальнейшего использования смарт-карты нужно списать с забалансового учета. Для документального подтверждения списания оформляется акт на списание.
Акт на списание топливных карт: образец
Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии
Электронные носителя являются частью договора на поставку топлива. Для отражения расчетов с поставщиком ГСМ предназначен счет 60 Плана счетов бухучета. Приобретенные ГСМ учитываются в составе ТМЦ на счете 10. Поступление отражается на основании документов, предоставленных поставщиком. Он должен передать организации:
- накладную (акт приема-передачи);
- счет-фактуру;
- отчет по топливным картам об отпущенном топливе.
Для отражения списания ГСМ с учета и отражении их стоимости в затратах используются общие правила. Для подтверждения расхода ГСМ необходимо утверждение нормативов списания и оформление путевых листов.
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Пополнен баланс смарт-карты сети АЗС | 60авансы | 51 |
| Приняты к учету ГСМ, отпущенные с использованием электронных носителей | 10 | 60 |
| Отражен НДС по поступившим ГСМ | 19 | 60 |
| Зачтен ранее перечисленный аванс поставщику | 60 | 60авансы |
| Стоимость ГСМ учтена в составе расходов | 20, 25, 26, 44 | 10 |
| НДС принят к вычету | 68 | 19 |
Как учитывать бензин по топливным картам в бюджетном учреждении
Бюджетные учреждения используют в бухучете особенный план счетов. Но учет топливных карт в целом аналогичен бухучету в коммерческой организации. Об этом недавно высказался Минфин в Письме от 02.10.2018 № 02-07-10/70752.
По мнению контролирующего органа, чтобы отразить топливные карты, учет в бухгалтерии нужно организовать на забалансовом счете. Это обусловлено тем, что они не являются самостоятельным объектом бухучета. Дальнейшее перечисление денежных средств и их расходование для приобретения топлива будет отражаться на счете 20600 «Расчеты по выданным авансам».
Учет топливных карт в бухгалтерском учете
Топливная карта – это практичный инструмент для покупки горюче-смазочных материалов в организациях, где активно эксплуатируется автотранспорт. Как работать с такими картами? Кому их можно выдавать? Как отобразить бухгалтеру прием и отпуск топливных карт? Разбираемся с нюансами бухучета карт для топлива в нашем обзоре.
Зачем нужна топливная карта
Топливную карту также называют заправочной картой и бензиновой картой.
Топливная карта для юридических лиц — это метод расчета за ГСМ на АЗС. Топливные карты для физических лиц аналогично могут применяться, однако в нашем обзоре мы остановимся на особенностях работы с топливными картами для ИП и юрлиц.
Рассмотрим, как работает топливная карта. Организация или ИП заключает договор на топливные карты с выпускающей их компанией. Это может быть поставщик топлива или посредник. По одному договору допускается получение нескольких карт.
Организация принимает топливные карты на учет в бухгалтерии (как это сделать, мы опишем ниже) и выдает сотрудникам. Как правило, это водители, но заправочную карту может получить любой сотрудник, который по своим рабочим обязанностям перемещается на авто и заправляет его бензином. Это может быть директор, менеджер, курьер и так далее. Иными словами, оформить топливную карту могут не только транспортные организации, но и любые другие, где используется транспорт для предпринимательских целей.
Сотрудники расплачиваются на заправках не наличными деньгами, не корпоративными картами, а топливными. Таким образом, можно пользоваться топливной картой как любой другой банковской картой — в качестве средства платежа.
В конце месяца (или с иной периодичностью) организация — эмитент топливных карт представляет отчет по потраченным средствам, а также полный пакет закрывающих документов, который включает в себя и счета-фактуры.
Нюансы топливных карт
Особенности применения топливных карт зависят от условий договора с организацией — эмитентом топливной карты. Приведем примеры дополнительных опций при использовании топливных карт помимо оплаты топлива на заправках, в зависимости от условия конкретного договора:
В чем заключаются преимущества топливной карты:
Организация — эмитент бензиновых карт предоставляет доступ в личный кабинет, где можно следить и управлять топливными картами: менять лимиты по расходам на каждую карту, получать подробную информацию в режиме реального времени по расходам (на какой заправке, в каком количестве и на какое топливо были произведены расходы), получать счета на внесение авансовых платежей.
Топливные карты поступили: как учесть
Итак, мы расписали все преимущества топливных карт для юридических лиц. Как оформить такую карту и как вести учет топливных карт в организации?
Для начала выбираем подходящего нам по условиям эмитента топливных карт и заключаем с ним договор.
Получаем топливные карты в необходимом количестве. Карта может предоставляться как бесплатно, так и за плату.
Прием топливных карт от организации-эмитента происходит по акту приема-передачи топливных карт.
Учет топливных карт в бухгалтерском учете зависит от того, выделена ли отдельной строкой цена топливной карты в документах передачи их в организацию или нет.
Допустим, эмитент топливных карт передал по акту десять карт на заправку с выделенной ценой 120 рублей за штуку (в том числе 20% НДС — 20 рублей). Счет-фактура входит в пакет предоставленных документов.
Топливные карты могут использоваться более 12 месяцев, их стоимость менее 40 000 рублей. Учитываем их на счете 10 «Материалы». Делаем следующие проводки:
Теперь допустим, что стоимостная оценка бензиновых карт при передаче не произведена. Этот факт не отменяет необходимости вести бухучет топливных карт. Если их стоимость не указана, то будем вести учет топливных карт на забалансовом счете, например 012, в условной оценке по 1 рублю за 1 штуку. В этом случае при поступлении карт делается проводка:
Топливные карты отпустили сотрудникам: как учесть
Далее топливные карты передаются работникам. Для этого нужно приказ о закреплении топливной карты за конкретным водителем. Приказы не имеют унифицированных форм. Приказ о закреплении топливной карты создается на обычном бланке приказа предприятия, который применяется и в иных случаях. Пример приказа вы можете бесплатно скачать по ссылке в начале нашей статьи.
Кроме того, необходимо заполнить журнал выдачи топливных карт, согласно которому топливные карты выдаются работникам под подпись. Форму журнала организация разрабатывает самостоятельно. Пример бланка журнала учета топливных карт для юридических лиц вы можете скачать в начале нашей статьи бесплатно.
Передача карт на топливо оформляется таким образом:
После отнесения затрат на топливные карты в расходы их учет в бухгалтерии не прекращается. Учет карт на бензин ведут на счете 012, который находится за балансом.
Если карты достались бесплатно и никаких проводок, отраженных в балансе, не делалось, то при передаче заправочных карт сотрудникам также не нужно не делать никаких дополнительных проводок.
В итоге в обоих случаях после передачи топливных карт есть забалансовый счет 012, на котором отражены заправочные карты, закрепленные за организацией.
Учет по топливным картам в 1С 8.3 производится с помощью обычных операций:
- оприходование карт для заправки — функционал «Поступление»;
- отпуск карт для заправки — функционал «Требования-накладные».
Как проводить топливо, купленное по заправочным картам
Учет ГСМ по топливным картам не отличается от учета ГСМ при оплате наличкой, так как применение топливных карт — это лишь способ оплаты бензина.
Учет топлива по топливным картам ведется через проводки:
Для списания ГСМ по топливным картам наличия и использования этих карт недостаточно. Напоминаем, что оплата ГСМ по топливным картам — это лишь подтверждение факта оплаты ГСМ. Для того чтобы принять в расходы затраты на ГСМ, необходимо подтверждение использования ГСМ в предпринимательской деятельности, то есть для получения дохода. Таким подтверждением могут служить путевые листы.
Если организация не относится к транспортным, то для учета трат на бензин в расходах заполнять путевки необязательно. Если на автомобилях установлена система слежения за транспортом — система мониторинга транспорта ГЛОНАСС, то обосновать использование бензина для предпринимательских нужд можно на основании данных, выдаваемых электронной системой слежения. Такими данными могут стать маршруты передвижения автотранспорта.
Нюансы отражения ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете ищите в «КонсультантПлюс». Оформите пробный бесплатный доступ к системе и получите алгоритм действий по учету ГСМ со ссылками на разъясняющие письма и нормативную базу.
Итоги
Заправочные карты — современное решение вопроса оплаты трат на содержание как автопарка, так и небольшого количества транспортных единиц в организации. Их, как правило, используют для оплаты топлива, но при особых договорных условиях с поставщиком карт ими можно оплатить и шиномонтаж, и автосервис, и прочие сопутствующие траты. Бензиновые карты после списания в бухучете продолжают учитываться за балансом на спецсчете. Для учета карт на заправку ведется журнал, где указано, какому именно работнику была выдана определенная карта.
- ФСБУ 5/2019 «Запасы»
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402 “О бухгалтерском учете”
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Заправка автомобиля ГСМ по топливной карте
В редакцию нашего журнала обратилась организация с просьбой разъяснить порядок отражения в учете расчетов с АЗС, когда заправка автомобиля бензином осуществляется водителем посредством применения топливной карты. Учреждение заключило договор с поставщиком топлива, по условиям которого поставщик предоставил учреждению топливную карту. Плата за отпущенное поставщиком топливо производится в конце месяца на основании документов, предоставленных поставщиком. Как отражать расчеты с поставщиком и водителем? Должен ли водитель составлять авансовый отчет и прикладывать к нему чеки заправок? Если должен, то как заполняется авансовый отчет? Ответы на эти и другие вопросы даны в статье.
Топливная карта – пластиковая карта, используемая для автоматизации и оплаты заправки автомобиля на АЗС. Она содержит электронный микрочип, который хранит всю информацию для заправки на АЗС. Топливная карта зачастую имеет установленный в договоре на обслуживание лимит приобретения топлива по ней. Лимит может быть:
суточным – на топливную карту устанавливается суточный лимит определенного вида топлива в литрах, превысить который нельзя. То есть каждые сутки держателю топливной карты разрешено заправляться конкретным видом топлива в пределах установочного лимита;
месячным – устанавливается месячная норма отпуска топлива по топливной карте.
Выбор схемы программирования топливной карты обусловливается соглашением сторон контракта (договора). В ходе использования топливной карты возможны замена одной схемы другой или изменение размера суточного (месячного) лимита отпуска топлива в литрах. Изменение работы топливных карт производится на основании заявления покупателя топлива.
Отражение в учете поступления топливной карты и ее выдачи водителю.
Учет полученной от нефтяной компании топливной карты ведется на забалансовом учете, определенном учреждением его учетной политикой. Ранее Минфин предлагал вести учет топливных карт на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» (Письмо от 03.06.2008 № 02-14-10а/1611). Считаем, что положения п. 337 Инструкции № 157н[1] не обязывают учреждение применять именно этот забалансовый счет. В свою очередь, финансовое ведомство в своем Письме от 02.10.2018 № 02-07-10/70752 разъяснило: в случае, когда условиями договора предусмотрено, что транспортная карта является собственностью компании, которая ее выпустила, и служит носителем информации о произведенных авансовых платежах в оплату получаемых услуг, такая транспортная карта не является самостоятельным объектом бухгалтерского учета, учитываемым на балансовых счетах учреждения. По мнению Минфина, в целях учета движения таких карт между ответственными лицами учреждение вправе использовать забалансовый счет, открываемый по аналогии со счетом 03 «Бланки строгой отчетности» (по условной цене – один рубль), специально предназначенный для этого в соответствии с учетной политикой учреждения. Таким образом, для учета топливных карт учреждение вполне может выбрать любой забалансовый счет, за исключением тех, которые содержатся в п. 332 – 394 Инструкции № 157н[2], и прописать применение этого счета в учетной политике учреждения. Например, учреждение в своей учетной политике может установить, что для учета топливных карт применяет забалансовый счет:
43-1 – для учета поступивших в учреждение топливных карт;
43-2 – для учета топливных карт, выданных водителю для заправки.
Передачу топливных карт водителям можно оформить требованием-накладной (ф. 0504204).
Операции с транспортными картами в учете отразятся следующим образом:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Получена транспортная карта
Забалансовый счет (установленный учетной политикой учреждения)
Передана транспортная карта водителю
Забалансовый счет (установленный учетной политикой учреждения)
Закреплена транспортная карта за водителем
Забалансовый счет (установленный учетной политикой учреждения)
Расчеты за заправку автомобиля посредством топливной карты с применением счета 0 208 00 000.
Согласно методологии учета, установленной Инструкцией № 174н[3] предложим следующие варианты корреспонденции счетов, которые можно использовать при совершении расчетов по заправке автомобилей топливом посредством применения топливные карты проводки. Схема бухгалтерских записей по этому варианту отражения расчетов будет такой:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Пояснение
Принято к учету топливо, которым был заправлен автомобиль
Операция совершается на основании авансового отчета (ф. 0504505), составленного водителем, вместе с приложенными к нему чеками АЗС
Отражен в учете отпущенный поставщиком ГСМ по топливным картам при заправке автомобиля на АЗС
Операция совершается на основании товарной накладной, предоставленной поставщиком топлива в конце месяца
Произведена оплата топлива, отпущенного поставщиком
Операция совершается на основании счета-фактуры, предоставленной поставщиком
Произведено списание израсходованного топлива
Основанием для списания операции является акт списания материальных запасов (ф. 0504230), составленный на основании заполненных водителем путевых листов
Здесь же скажем несколько слов о применении счета 0 208 00 000 в данной корреспонденции счетов. Согласно нормам п. 212 Инструкции № 157н счет 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет. После заключения договора
с нефтяной компаний юридическому лицу выдают нужное количество карт, привязанных к единому счету. Все расчеты, осуществляемые водителем посредством применения на АЗС топливных карт, оказываются под контролем и строго фиксируются. В конце месяца подробная информация о произведенных водителем заправках предоставляется учреждению. Чек, выдаваемый водителю на АЗС, является лишь дополнительным подтверждением того, что заправка была осуществлена. Поскольку топливная карта предоставляет доступ к единому счету, открытому нефтяной компанией в рамках заключенного договора учреждению, считаем возможным использовать счет 0 208 00 при осуществлении обозначенных расчетов.
Если учреждение выбирает такую схему бухгалтерских записей, то водитель составляет авансовый отчет (ф. 0504505) и все выданные ему на АЗС чеки прикрепляет к нему. Сложность может возникнуть при заполнении титульного листа авансового отчета (ф. 0504505), поскольку в форме отражаются сумма полученного и израсходованного аванса, а также остаток суммы аванса или перерасход по нему. Фактически денежные средства водителю на приобретение бензина не выдаются, когда расчеты осуществляются посредством топливные карты проводки. Тем не менее считаем возможным отражать при заполнении титульного листа авансового отчета данные из кассовых чеков АЗС.
Водитель бюджетного учреждения И. Сидоров заправляет автомобиль посредством топливной карты нефтяной компании. В марте в связи с его отпуском и отпуском руководителя учреждения водителем были произведены 2 заправки автомобиля топливом АИ-95. К авансовому отчету приложены чеки АЗС, содержащие следующие данные:
чек АЗС от 16.03.2020, время заправки – 08.20, на сумму 1 575 руб.;
чек АЗС от 23.03.2020, время заправки – 09.00, на сумму 1 800 руб.
И. Сидоровым в марте было приобретено топливо на сумму 3 375 руб.
31.03.2022 И. Сидоровым был представлен авансовый отчет, к которому были прикреплены чеки АЗС, подтверждающие заправку автомобиля.
Информация о сумме израсходованных водителем на заправку автомобиля денежных средствах в титульном листе авансового отчета (ф. 0504505) отразится так:
