Образец фотографии рабочего времени: как составить

Как и для чего составляется фотография рабочего дня

Фотография рабочего дня – это важная процедура по планированию трудовых ресурсов. Она проводится с целью изучения времени работы сотрудника для определения степени занятости человека, его производительности, трудоемкости определенных процессов его трудовой деятельности. Оформляется она документом, которое имеет такое же название. Результаты этого администрация компании в дальнейшем использует при составлении штатного расписания, должностных инструкций, бюджета по труду и т.д.

Цели и задачи фотографии рабочего дня

Фотография рабочего дня является одним из экономических методов изучения по использованию труда работников, который представляет собой сплошное наблюдение за его работой с отражением продолжительности каждого процесса, входящего в должностные обязанности работников.

Целью ее проведения является определение эффективности рабочего труда, выявление скрытых резервов с целью уменьшения расходов и себестоимости как единицы продукции (услуг, работ), так и в целом по предприятию.

В задачи фотографии рабочего дня входит:

• Определение общего количества времени, которое затрачивается на трудовую деятельность всем персоналом компании;
• Определение выработки готовой продукции в определенный период времени;
• Выявление и учет возможных его потерь;
• Эффективное построение процесса работы на предприятии;
• Поиск источников для повышения производительности труда.

Информация, полученная в ходе проведения фотографии, прежде всего используется специалистами экономического отдела, руководителями среднего и высшего уровня для составления бюджетов, планов, смет хозяйствующего субъекта, а также составления или пересмотра штатного расписания фирмы.

Применение фотографии рабочего дня

Фотография рабочего дня особенно эффективна при внедрении нового оборудования, которое автоматизирует в той или иной степени рабочие процессы на предприятии.

Она позволяет определить реальную потребность в трудовых ресурсах, а также число сотрудников, которые освобождаются от работы в результате автоматизации и перестройки технологического процесса.

Обязанность по ее проведению в компании, в основном, возлагается на работников отдела кадров, планового или экономического отдела.

Она может затрагивать как процесс в целом, так и изучать отдельные его составляющие, проводиться в отношении коллектива работников (бригады) или же наблюдение осуществляется за определенным специалистом.

Перед началом изучения нужно провести подготовительный этап, который включает в себя определения цели фотографии, действующих норм труда, существующие должностные обязанности, выбор работника для обследования его процесса работы.

Как правило, для фотографии лучше выбирать специалистов с большим стажем работы и профессионализмом, у которых высокие показатели выработки.

Внимание! Одним из видов, а порой и составляющей общего исследования является само фотографирование рабочего процесса. При ней сам работник организации отражает в отчете показатели своей деятельности по продолжительности.

Отчет, составляемый в результате проведения наблюдения, называется карта фотографии рабочего дня. Это документ не имеет унифицированной формы, поэтому его можно составлять в свободном виде.

Однако, желательно, чтобы он в себя включал определенные реквизиты. На многих предприятиях в кадрах или экономическом отделе есть специально разработанный шаблон, который используется для отражения информации о проводимом наблюдении.

Оформленная карта фотографии представляется для анализа соответствующим специалистам. Результатом этого процесса являются выявленные отклонения, которые сообщаются руководителю и на их основании, он принимает решение.

Важно! Фотография рабочего дня помогает также и оптимизировать трудовые ресурсы, а также выявить потенциал, который можно направить на увеличение прибыли, за счет сокращения бесполезной траты времени сотрудниками.

Фотография рабочего дня пример заполнения

В верхней части бланка записывается наименование предприятия, при необходимости название его структурного подразделения.

Ниже рядом с наименованием документа указывается очередной номер и дата проведения фотографии рабочего дня.

Карта должна содержать личные данные сотрудника, работа которого изучается, образование с указанием специализации по аттестату или диплому, должность, на которой сотрудник трудится на предприятии, а также название работы, выполняемой этим человеком.

В следующей строке кратко описывается место работы.

Табличная часть карты фотографии построена так, что каждая ее строка посвящена определенному этапу, стадии изучаемого процесса.

В первой графе указывается номер по порядку записи, далее наименовании изучаемой стадии рабочего процесса. Здесь при необходимости можно указывать шифр из существующей системы кодирования.

В третьем и четвертом столбцах отражаются время начала и конца изучаемой стадии, а в графе 5 — длительность. В последней графе отражаются примечания с пояснениями, например, количество выработанной продукции.

В итоговой строке суммируется показатель по времени.

Ниже таблицы указываются обобщающиеся данные по фотографии. Здесь отдельно выделяется подготовительно-заключительное время, период обслуживания места работы, оперативное время, и время перерывов на отдых.

Карта фотографии должна быть завизирована руководителем отдела, в котором осуществлялось наблюдение, а также исполнителем — специалистом, проводившим фотографию. Обязательно нужно расшифровывать их должности и Ф.И.О.

Что такое фотография рабочего времени и как с ней работать

Как работаем и отдыхаем в 2022 году ?

Перед специалистами коммерческой фирмы ставятся задачи, на выполнение которых дается определенное время. Однако часто сотрудники не успевают справиться с ними за предоставленное им время. Причины могут быть различными: недостаточная квалификация, излишняя нагрузка, устаревшее оборудование. Работник также может тратить время не на то, что нужно. Для выявления настоящих причин нужно проводить исследования. Одним из инструментов для исследования является фотография выходного дня.

Что собой представляет фотография рабочего времени

Фотография рабочего времени – это инструмент для отслеживания продуктивности сотрудников. Она позволяет отследить, на что именно тратит свое время специалист. Это средство для определения временных затрат на ту или иную задачу.

ВНИМАНИЕ! Это не фотография в буквальном смысле этого слова, а одноименный документ. Называется он фотографией потому, что позволяет запечатлеть выполнение работы во всех деталях. Указывается поставленная задача и начало/конец работы над ней. В документ можно вписать также пояснения. Это универсальный инструмент. Он обеспечивает отслеживание не только производственных мощностей, времени, но и интеллектуальных ресурсов.

Отличия фотографии от хронометража

Хронометраж – это инструмент, который обычно используется самим сотрудником. Работник сам решает, как и куда записывать полученную информацию.

Фотография рабочего времени – это официальное мероприятие, назначаемое руководителем. Вся полученная в результате информация вписывается в бланк установленной формы. Форма эта может утверждаться самой компанией. Формирование фотографии выполняется в соответствии с документами, подписанными руководителями фирмы.

Цели и задачи

Фотография рабочего времени нужна для решения этих задач:

• Принятие правильных решений при формировании штата работников, создании должностных инструкций и плана работы.
• Анализ нужного объема работы для каждого отдельного сотрудника.
• Создание фактического баланса времени через группировку его расхода по различным категориям.
• Точное установление структуры рабочего времени.
• Своевременное обнаружение причин, по которым происходит потеря времени.
• Обнаружение причин несвоевременного выполнения рабочего плана.
• Исполнение сравнительного анализа работы специалистов со схожим профилем.
• Установление работающих методов повышения эффективности.
• Оценка условий рабочего места и влияния этих условий на производительность.
• Анализ траты времени у производственных передовиков.

Фотография рабочего времени используется для достижения этих целей:

• Выявление «утечек» времени в течение дня.
• Установление проблем, связанных с «утечкой» времени.
• Организация мероприятий, которые помогут решить эти проблемы.
• Создание временных нормативов.
• Изучение опытов более успешных в плане производительности фирм.
• Проведение обучающих мероприятий для увеличения эффективности труда.

К СВЕДЕНИЮ! Фотография рабочего времени – это комплексный инструмент, позволяющий решить целый ряд задач. Он позволяет увеличить продуктивность с минимумом вложений.

Кто может использовать сведения из фотографии РВ

ВАЖНО! Образец фотографии рабочего дня от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Фотография рабочего времени используется этими сотрудниками:

• Руководителями и управленцами. С помощью фотографии они могут установить степень загруженности своих сотрудников, их производительность.
• Менеджеры по персоналу и представители отдела кадров. Фотография рабочего времени позволит им формировать должностные инструкции, определять оптимальное количество сотрудников в штате. Информация также позволит проводить различные исследования.
• Сами сотрудники. Они смогут повысить свою производительность, оптимизировать свое время.

Полученной в результате исследования информацией могут пользоваться все заинтересованные лица.

Разновидности фотографий

Фотографии рабочего времени подразделяются на разные виды, каждый из которых отличается своими особенностями.

Индивидуальная

Фотография заводится только на одного сотрудника для отслеживания его эффективности. За его трудовым процессом наблюдает комиссия, которая вносит все полученные данные в наблюдательный лист.

Групповая

Групповая фотография предполагает наблюдение целой группы специалистов. Сам процесс контроля аналогичен первому варианту. То есть собирается комиссия, которая наблюдает за трудовой деятельностью. Метод позволяет одновременно получить данные об эффективности каждого специалиста, входящего в группу.

Если группа включает в себя более трех сотрудников, анализ выполняется путем мгновенных наблюдений. В их ходе фиксируются действия сотрудников. Рассмотрим основные характеристики процедуры:

• Наблюдатель выбирает определенные рабочие задачи для анализа, так как наблюдение над всем процессом труда – это трудоемкая задача.
• Анализируемое время подразделяется на интервалы.
• Интервалы при их занесении в специальный бланк обозначаются кратко: буквой или цифрой.

Групповая фотография – это довольно сложная процедура. А потому очень важно правильно ее организовать.

Бригадная

Бригадный метод применяется на производствах. Он практически не отличается от группового способа.

Методы проведения фотографии рабочего времени

Кто именно должен наблюдать над работой сотрудника? Это определяет руководитель компании. В состав комиссии могут включаться эти сотрудники:

• Рядовые инженеры и главный инженер.
• Менеджеры, представители отдела кадров.
• Представители бухгалтерского отдела.
• Сотрудники, ответственные за охрану труда.

Если используется метод индивидуальной фотографии, комиссия может состоять всего из одного человека.

Как осуществляется фотография рабочего времени

Если в компании есть несколько рабочих мест, комиссия может объединить информацию в одной карте. К примеру, два представителя фирмы выполняют практически идентичную работу. В этом случае первую половину дня наблюдают за одним сотрудником, а вторую – за другим. В итоге формируется одна фотография на двоих.

Для уточнения фотографии рабочего времени следует провести аттестацию несколько раз. В бланк вносятся усредненные значения.

Этапы проведения

Для получения точных результатов важно правильно организовать наблюдение. Процедура подразделяется на три этапа.

Подготовка

Наблюдающие должны понять специфику работы сотрудника. Без этого будет невозможно правильно зафиксировать рабочую деятельность. Наблюдающие знакомятся с техническими особенностями, готовят наблюдательные листы. В последние заносятся базовые параметры, которые будут изучаться.

Наблюдение

Происходит само измерение длительности всех процессов. К примеру, сотруднику нужно выполнить три задачи. В параметры листа включаются эти задачи. Возле них вписывается время начала и время окончания выполнения. При этом нужно учесть все перерывы, даже если они несанкционированные. Наблюдение выполняется на протяжении всего дня.

Обработка результатов

Это один из главных этапов. Включает в себя следующие действия:

• Подсчет совокупного количества истраченного на работу времени. Вместе с этим определяется время на выполнение конкретных задач, на перерывы.
• Оценка итогов исследования. Если сотрудник работает во вредных условиях, нужно учитывать это. Подобные условия могут делать длительную работу невозможной.
• Сравнение полученных результатов с примерными нормативами.

В процессе анализа выявляются «проблемные места». К примеру, управленец очень много времени тратит на рутинные задачи, игнорируя главные. Это снижает его КПД. В этом случае имеет смысл делегировать рутинные задачи сотрудникам другого звена, чтобы управленец смог сосредоточиться на основных задачах. В процессе анализа выявляется время, которое тратится бессмысленно. К примеру, это могут быть разговоры с другими сотрудниками. В этом случае имеет смысл подтянуть корпоративную культуру.

Как оформить результаты наблюдения

Вся информация вносится в специальный бланк. В нем указываются эти сведения:

• Название документа.
• Наименование компании или ее структурного подразделения.
• Инициалы работника, за которым наблюдали.
• Образование сотрудника, степень его подготовки.
• Занимаемая должность.
• Название исполняемой работы.
• Задачи, поставленные перед сотрудниками.

Бланк можно представить в виде этой таблицы:

Что указать в примечаниях? Во втором столбце указывается краткое наименование задачи. К примеру, это может быть работа с поступающей информацией. В пояснениях можно указать, что сотрудник занимался разбором электронных писем и подготовкой ответов на них. Также в этом столбце можно упоминать о другой дополнительной информации. Наименование работы можно дополнить ее кодом, если он имеется.

Под таблицей должна содержаться эта информация:

• Время, истраченное на подготовку к работе и на ее завершение.
• Время, истраченное на обслуживание рабочего места (к примеру, включение компьютера, приборка рабочего пространства).
• Время, истраченное на оперативное выполнение задач.
• Время на перерывы между решением задач.

Как очевидно, в бланке прописываются все действия сотрудника, даже 10-15 минут, затраченные на уборку рабочего пространства.

После того как все сведения внесены в документ, нужно отдать его под роспись руководителя структурного подразделения, в котором выполнялось наблюдение. Затем должна быть поставлена подпись руководителя компании.

Определение тяжести труда на основе фотографии РВ

Как уже упоминалось, фотография рабочего времени – это комплексный инструмент. Он позволяет оценить не только производительность сотрудника, но и условия труда. Для чего это нужно? На степень производительности влияют не только усилия сотрудника, но и само место работы, особенности функционирования оборудования. Выявление дополнительных проблем позволяет своевременно их исправить.

Проводится анализ тяжести деятельности. В этом случае в состав комиссии желательно включить представителей комиссии по охране труда, так как они обладают всеми нужными знаниями. Как выполнять анализ? Нужно проанализировать время, потраченное, к примеру, на запуск оборудования. Устаревшая техника может сильно тормозить работу.

Что делать после проведения всех анализов

На основании полученной информации руководитель, в зависимости от выявленных проблем, может принять эти решения:

• Увеличение или уменьшение зарплаты. К примеру, использовался групповой метод фотографии. По его итогам стало понятно, что один сотрудник отличается высокой производительностью, а второй – постоянно отвлекается. Первому назначается премия, а второму снижают зарплату. Такая система позволяет правильно мотивировать сотрудников.
• Увеличение штата сотрудников. В процессе анализа может обнаружиться, что усилий всех сотрудников не хватает на выполнение поставленного объема задач. В этом случае могут нанять дополнительных сотрудников.
• Изменение обязанностей. Время может тратиться нерационально из-за того, что сотрудник не соответствует своей должности. К примеру, у него может быть недостаточно опыта. В этом случае имеет смысл снять его с должности. Альтернативная мера – проведение обучающих мероприятий.
• Правильное распределение нагрузки. На одно подразделение может падать слишком большая нагрузка, на другое – совсем малое. В этом случае задачи перераспределяются.

Фотография рабочего времени может привести к обновлению оборудования, улучшению рабочего места. Этот простой метод, на реализацию которого нужен один день, дает много важнейшей информации о состоянии производства.

К СВЕДЕНИЮ! Фотография рабочего времени может анализироваться не только комиссией, но и руководителем. Второй на основании полученных данных может принять более масштабные решения.

Фотография рабочего времени — образец

Фотография рабочего времени (ФРВ) — один из наиболее часто используемых методов исследования этого времени. Она может применяться на любых работах: как ручных, так и автоматизированных. При применении ФРВ необходимо придерживаться правил, чтобы получить наиболее точные данные. Что это за правила — расскажем в статье.

Определение и классификация фотографии рабочего времени

При проведении фотографии рабочего времени наблюдатель последовательно регистрирует все временные затраты сотрудника в течение периода исследования. Если изучается одна смена, такое обследование принято называть еще фотографией рабочего дня. Подобным образом выявляется непроизводительное время сотрудника, а также определяются нормативные показатели для подготовки рабочего места, его обслуживания, установления длительности перерывов для отдыха.

Основные цели проведения ФРВ:

• определение обстоятельств и продолжительности непроизводительных действий работника и разработка мероприятий по их устранению;
• сбор статистических данных для расчета норм подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места, периодов отдыха и перерывов на личные нужды;
• накопление информации об изменениях производительности сотрудника в течение смены и причинах невыполнения плана;
• получение данных для усовершенствования технологических процессов и определения норм обслуживания и численности персонала.

Норма обслуживания — это количество объектов, которые работник или группа работников должны обслужить в течение единицы рабочего времени в конкретных организационно-технических условиях.

Примеры

• Бригада техников должна произвести осмотр и профилактику 20 станков за смену
• Терапевт в поликлинике должен принять 30 пациентов в день.

В зависимости от конкретных задач исследования, необходимого объема и точности информации могут применяться различные походы к проведению фотографии рабочего дня.

Виды фотографий рабочего времени:

Порядок проведения фотографии рабочего времени

Выполнение фотографии рабочего времени проходит в несколько этапов:

Сбор информации об обследуемом рабочем месте и проводимых на нем операциях. Для этого посещается территория выполнения работ, проводятся беседы с руководителем подразделения и работниками, изучаются должностные инструкции, технологические карты.

• Разработка бланков для проведения фотографии рабочего времени.

Их структура может отличаться в зависимости от выбранного метода проведения. Разрабатываются формы предприятием самостоятельно. В структуру документа обычно включается:

• • наименование организации и подразделения;
  • данные наблюдаемого сотрудника и краткое описание его рабочего места;
  • названия выполняемых операций, время начала и окончания их выполнения;
  • общая длительность временных затрат определенного вида.

  Регистрируются последовательно все действия работника по времени. Особенно подробно фиксируются перерывы и причины, их вызвавшие. При обнаружении внеплановой (нехарактерной)работы сотрудника, фиксируется ее длительность и обстоятельства, из-за которых она появилась.

  Если сотрудник может запустить процесс на оборудовании и в это время выполнять другую операцию, такое время помечается как перекрываемое (одновременно выполняются 2 операции). Для повышения точности проводится от 3 фотографий по каждому исследуемому рабочему месту.

  • Обработка полученных данных и их анализ.

  Проводится группировка итоговой информации по категориям: основное, вспомогательное, подготовительно- заключительное время. Если выполнялась одинаковая работа — может выводиться среднее время ее выполнения. Рассчитывается удельный вес каждой категории времени в смене.

  В результате проведенного мероприятия определяется средний удельный вес оперативного, вспомогательного, подготовительно-заключительного времени.

  Также может быть установлен средний процент потерь рабочего времени сотрудника — как по его вине, так и по не зависящим от него причинам. Впоследствии компания может повысить производительность работника путем устранения непроизводительных затрат рабочего времени, совершенствования технологического процесса.

  Фотография рабочего времени — образец заполнения и бланки

  Одна из задач фотографии рабочего времени — сбор данных по видам времени в смене. В любом бланке фотографии рабочего времени обязательно должна быть предусмотрена возможность проставления условных обозначений для их видов.

  Чаще всего для этого используются индексы, например, такие:

  • ОВ — Основное рабочее время;
  • ПВ — Подготовительно-заключительное время;
  • ОТ — Обеденный перерыв, перерыв на текущие надобности;
  • НР — Перерыв непроизводительный;
  • ТП — Потери времени по независящим от работника причинам.

  Для индивидуальной фотографии чаще всего применяются такие бланки:

  Лист фотографии рабочего времени

  

  Образец фотографии рабочего времени

  

  Возможно составление графической фотографии. В этом случае вместо конкретного наименования работ сразу вписываются виды временных затрат, а их длительность отмечается линией. Пример представлен ниже:

  

  Особенности наблюдения за группой работников

  При проведении фотографии большого количества сотрудников каждое наименование работ не переписывается, а регистрируется состояние сотрудника на конкретный момент времени. Затем складывается количество наблюдений каждого вида рабочего времени и выводится их удельный вес в общем объеме наблюдений.

  В этом виде исследований рабочего времени чаще всего применяются индексы (о них мы говорили выше). Разберем процесс фотографии рабочего времени для группы сотрудников на примере.

  Пример

  Проводится наблюдение за грузчиками на складе транспортной компании. Вводные данные, известные наблюдателю: рабочий день начинается в 8 утра (наблюдатель тоже должен быть на месте). Грузчики работают командами по 3 человека.

  Наблюдатель, заполняя карту, ранжировал грузчиков так, чтобы члены одной команды находились под соседними номерами:

  • 1-я команда: № № 1, 2, 3
  • 2-я команда: № № 4, 5, 6
  • 3-я команда: № № 7, 8, 9

  За первые 30 минут рабочего дня наблюдатель увидел:

  • 1-я команда: все быстро переоделись (ПВ), приступили к работе (ОВ) и продолжали работу по состоянию на 8:30 утра (в примере рассмотрим небольшой интервал рабочей смены).
  • 2-я команда: № 6 долго переодевался. № 5 в это время пошел за документами на первые погрузки, а № 4 ушел покурить (НР). Затем они собрали свой первый груз и переместили в зону погрузки, но машина для их груза вовремя не пришла (ТП) и команда все еще ждала ее по состоянию на 8:30 утра.
  • 3-я команда: долго переодевалась и получала задание, но затем работала без простоев и перерывов.

  Вот как все это отразится в групповой фотографии рабочего времени:

  Бланк фотографии рабочего дня. Нюансы составления

  Сотрудники любого коммерческого предприятия в течение рабочего дня получают задания, которые необходимо выполнить в определённый промежуток времени. Не редки случаи, когда к поставленному сроку задача оказывается не решена. Это может быть в силу разных причин: недостаточно опыта, большая нагрузка или устаревшие технологии. К тому же работник может и не заниматься поставленной задачей самовольно, а тратить рабочее время на личные дела. Для установки истинных причин необходимо заняться расследованием. И одним из способов его проведения является фотография рабочего дня.

  Что такое «фотография рабочего времени»?

  Фотография рабочего времени – это способ, который помогает отследить продуктивность каждого из работников предприятия. То есть её задача – сформировать данные о том, на что специалист тратит рабочие часы. Это является эффективным средством определения, какое время тратится на поставленную задачу.

  ИНФОРМАЦИЯ. Это не фотография коллектива в прямом смысле этого слова, а всего лишь документ с аналогичным наименованием. Такое название он получил в силу способности зафиксировать выполнение поручений сотрудниками с указанием всех деталей. То есть ставится задача, и отводится время на её выполнение. В документ допускается вносить пояснения. Универсальность этого инструмента позволит отследить не только производственную загрузку, время, но и интеллектуальные ресурсы.

  Фотография и хронометраж: в чём разница?

  Использование хронометража обычно отдано самому специалисту. Он сам определяет, где и как будет фиксировать полученную информацию.

  Проведение фотографии рабочего времени инициируется руководством. Полученная информация вносится в специальный бланк, форма которого утверждается внутри компании. Фотография формируется на основе документов, согласованными и подписанными руководителем организации.

  Какие цели и задачи решает

  Фотография рабочего времени помогает:

  • при формировании штата сотрудников, создания должностных инструкций и плана работы;
  • проанализировать необходимый объём работы для отдельно взятого специалиста;
  • точно установить структуру рабочего времени;
  • своевременно увидеть причины, по которым рабочее время тратится не на решение задач;
  • выполнить сравнительный анализ продуктивность специалистов схожей квалификации;
  • своевременно выявить причины невыполнения заданного плана работы;
  • установить действенные методы роста эффективности сотрудников;
  • оценить условия рабочего места и их непосредственное влияние на производительность;
  • проанализировать трату времени у передовиков производства.

  Способ помогает достигнуть следующих целей:

  • выявить время, которое не было задействовано при работе в течение дня. Установить проблемы, связанные с этим;
  • провести мероприятия, на которых будут озвучены возможные решения этих проблем;
  • создать временные нормативы;
  • изучить деятельность и опыт других компаний, производительность которых выше;
  • организовать обучение сотрудников для увеличения производственных мощностей.

  СПРАВКА! Фотография рабочего времени – это универсальный и комплексный подход, который решает далеко не одну задачу. Он помогает увеличить производительность труда при минимальных затратах.

  Кому доступны сведения из фотографии рабочего времени?

  Она не носит конфиденциальный характер, то есть принимать в работу всю имеющуюся информацию может любой заинтересованный в этом сотрудник. То есть данные доступны:

  • руководству организации и начальникам подразделений для установки уровня вовлечённости сотрудников в рабочий процесс;
  • сотрудникам отдела персонала и кадровых подразделений для определения количества требуемых людей в штате и проведения расследований при необходимости;
  • сотрудникам для повышения своей продуктивности и оптимизации своего рабочего времени.

  Разновидность фотографий

  Бывает нескольких видов, у каждого из которых есть свои особенности.

  Индивидуальная

  Составляется только на одного специалиста, чтобы отслеживать его эффективность. За его работой будет наблюдать комиссия, которая по итогу заносит все данные в лист наблюдения.

  Групповая

  Наблюдение за работником осуществляется целой группой наблюдателей. Само осуществление контроля схоже с индивидуальным методом. Организуется комиссия, в задачу которой входит наблюдение за рабочим процессом определённой группы лиц. Это позволит проанализировать каждого работника, и в целом работу группы.

  Если анализ работы ведётся в отношении трёх и более человек, то он проводится методом мгновенных наблюдений. В процессе отмечаются действия сотрудников.

  1. Наблюдающий определяет рабочие задачи для проведения анализа, так как проанализировать весь процесс труда – достаточно трудоёмкий процесс.
  2. Анализируемое время делится на интервалы.
  3. Интервалы при занесении в бланк обозначаются кратко: цифрой или буквой.

  Бригадная

  Такой метод обычно применим на производстве и по своей структуре не отличается от групповой фотографии.

  Бланк фотографии рабочего времени — скачать образец заполнения

  Образец фотографии РД

  Способы проведения

  Состав наблюдательной комиссии утверждается руководителем организации. В него могут входить:

  • главный инженер и рядовые инженеры;
  • работники отдела персонала и кадровой структуры;
  • представители от бухгалтерии;
  • сотрудники от отдела по охране труда.

  Комиссия при индивидуальном анализе может состоять из одного человека.

  Правила проведения

  Если в организации несколько специалистов делают почти одинаковую работу, то комиссия вправе объединить сведения о двух работниках в одном листе. Например, если таких сотрудников двое, то первая половина дня отводится для наблюдения за одним, а вторая – за другим. В конечном итоге будет создана одна фотография на двоих. Для более чёткой процедуры, наблюдение проводится несколько раз. В бланк заносят средние показатели.

  Стадии проведения

  Правильно организованное наблюдение – залог наиболее точных результатов. Оно включает в себя подготовку, наблюдение и обработку полученных результатов.

  Подготовка

  Члены комиссии должны понимать специфику работы того или иного специалиста, так как без этого сложно будет дать правильную оценку его деятельности и зафиксировать это в документе. Наблюдатели знакомятся с техническими нюансами и подготавливают листы наблюдения, в которые вписываются базовые параметры, подлежащие изучению.

  Наблюдение

  Комиссия производит замеры длительности всех процессов на рабочем месте. Например, перед сотрудником поставлены три задачи, которые включены в параметры листа наблюдения. Рядом с ними указывается сроки начала и окончания выполнения. При этом учитываются все перерывы, даже несанкционированные. На наблюдение отводится весь рабочий день.

  Обработка полученных результатов

  Является самым важным этапом, который состоит из:

  1. Подсчёта времени, которое специалист затратил на работу в совокупности. Одновременно выделяется время на выполнение поставленных задач и на перерывы.
  2. Оценивание итогов наблюдения. Работа сотрудника во вредных условиях обязательно должна быть учтена, так как работать долго в такой ситуации невозможно.
  3. Сравнение результатов с установленными нормативами.

  В процессе обработки результатов особое внимание уделяется «проблемным местам». Например, сотрудник с руководящей должностью уделяет больше внимание рутинным делам, игнорируя при этом действительно важные задачи. Это заметно снижает КПД. В такой ситуации делается вывод, что рутинные дела ему стоит передать на решение специалисту среднего звена, чтобы самому сосредоточиться на первоочерёдных задачах.

  Анализируя процесс, наблюдатели выделяют количество времени, которое бесполезно было потрачено. Например, наблюдаемый долго общался не по делу с коллегами. В этом случае необходимо будет пересмотреть корпоративную культуру и ещё раз донести правила до работников.

  Как оформляются результаты работы наблюдательной комиссии

  Вся информация подлежит отображению в специальном бланке. В нём должны быть указаны следующие сведения:

  • наименование документа;
  • наименование организации или структурного подразделения;
  • инициалы специалиста, за которым велось наблюдение, его должность, образование и уровень подготовки;
  • наименование выполняемой работы;
  • список поставленных задач.

  Часто возникает вопрос, что указать в примечании? После столбца с кратким наименованием поставленной задачи, например, работа с входящей информацией, в примечании можно отметить, что сотрудник работал с электронной почтой и готовил ответы на письма. Внести можно и любую другую информацию, которая показалась важной в процессе наблюдения. Если у наименования работы есть кодовое обозначение, то это тоже можно внести в лист.

  Под таблицей указывается следующая информация:

  • время, потраченное на подготовку к работе и на её окончание;
  • время, которое сотрудник потратил на обслуживание рабочего места, например, включение компьютера или уборка рабочего стола;
  • время, затраченное на оперативное решение задач;
  • время на перерывы.

  То есть в бланке описывается вся последовательность действий специалиста, даже несколько минут, которые он потратил на включение компьютера.

  После полной подготовки листа наблюдения, его передают на подпись руководителю структурного подразделения, чей сотрудник был под наблюдением. А затем передаётся на подпись руководителю организации.

  Определение тяжести труда

  Анализируя вышесказанное, можно ещё раз отметить, что фотография является комплексным инструментом. С её помощью оценивается не только рабочая деятельность специалистов организации, но и условия их труда.

  Уровень работоспособности зависит не только от усилий работника, но и от обустройства его рабочего места, и исправное функционирование предоставленного оборудования. Выявление в результате наблюдения проблем в этой части позволяет оперативно их разрешить.

  Помимо этого анализируется и тяжесть труда. Для этого в составе комиссии обязательно должен присутствовать специалист по охране труда, так как он обладает необходимыми знаниями для правильной оценки. Анализируется время, которое работник затратил, например, на включение рабочего оборудования. Устаревшая техника сильно затормаживает рабочий процесс.

  СПРАВКА! Анализ может проводится не только комиссией, но и руководителем. На основе полученных данных и в силу своих полномочий, он может принять более масштабные решения.

  Действия после проведённого анализа

  На основе проведённого анализа генеральный директор может:

  1. Сократить или увеличить заработную плату. Например, при использовании группового метода выяснилось, что у одного показатели качества работы выше, а другой – неоднократно отвлекался. Первый заслуживает денежное поощрение, а второму понизят уровень дохода. Эта система позволяет дополнительно мотивировать персонал.
  2. Увеличить штат работников. При анализировании выяснится, что усилий специалистов не достаточно для своевременного решения поставленных задач. Результатом выявления такой проблемы может послужить набор дополнительного персонала.
  3. Изменить обязанности. Время может расходоваться нерационально в силу несоответствия своей должности. Например, у работника мало опыта. В этом случае его можно снять с должности, но лучшим решением будет проведение дополнительного обучения.
  4. Правильно распределить нагрузку. У одного подразделения может быть много работы, в то время как у другого работы мало. В результате задачи равномерно распределяются.

  Методы фотографии рабочего времени способствуют обновлению оборудования и повышению комфортности рабочего места. С одной стороны это не сложный метод, на который тратится всего лишь один день, но в результате получается масштабный анализ состояния всего производства, выявление и устранение «слабых» мест.

  Куда уходит время? фотографируем и анализируем

  Пугающий работников термин “фотография рабочего времени” – эффективный метод, позволяющий работодателю изучить и проанализировать затраты рабочего времени на протяжении всего рабочего дня. Он может быть использован компаниями любых размеров для определения потенциальных проблем или препятствий, которые мешают выполнять задачи за разумное время. В этой статье мы расскажем, для чего проводится фотография рабочего времени (ФРВ), как преодолеть сопротивление работников и провести ФРВ без стрессов для обеих сторон и как правильно оформить полученный результат.

  В первую очередь работодатель должен определить цели ФРВ, среди которых главная – улучшить организацию рабочего процесса и повысить его эффективность. Исходя из основной цели, работодатель может:

  – выявить недостатки в организации рабочего процесса;

  – выявить работников, неэффективно использующих рабочее время;

  – определить основные причины потерь рабочего времени;

  – выявить фактические обязанности работников;

  – оценить эффективность труда каждого работника и изучить опыт лучших работников;

  – снизить монотонность в работе.

  Далее, чтобы достичь поставленных целей, работодатель должен определить, как он будет это делать. Существуют фирмы, которые специализируются на таких исследованиях, поэтому организации, готовые оплачивать подобную работу сторонним компаниям, могут доверить исследование им. Однако чаще всего предприятия занимаются исследованиями самостоятельно. Для проведения исследования необходимо определить:

  1. Кто будет проводить ФРВ.

  2. Когда ФРВ должна быть сделана (выбор дней или смен, которые будут включены в исследование).

  3. Сколько всего фотографий необходимо.

  4. Каким образом будет проводиться ФРВ.

  За рубежом существуют и используются компьютерные программы и программы для КПК для удобства проведения ФРВ, например umtPlus и workstudy+.

  Эти программы оснащены встроенным таймером и позволяют составлять все необходимые отчеты, строить графики и диаграммы. Руководители компаний, использующих указанные программы, говорят, что работники относятся к ним гораздо лояльнее, чем к секундомерам. Если вам предстоит провести ФРВ на большом предприятии, то это программное обеспечение существенно облегчит задачу.

  Если руководство компании не готово к покупке подобного ПО, то для проведения ФРВ понадобятся: лист наблюдений, ручка, секундомер и компьютер с программой Microsoft Excel для анализа данных и подготовки резюме для руководителя.

  Существуют несколько видов ФРВ: самофотография, индивидуальная, групповая.

  При самофотографии (пример 1) работник самостоятельно записывает время перерывов в своей работе, указывает их причины и виновников, а также выдвигает предложения, направленные на предупреждение потерь рабочего времени. Для работника этот метод самый комфортный, но для работодателя – наименее эффективный. Во-первых, сотрудник отвлекается от своей основной работы на записи, во-вторых, он попросту может что-то упустить, слукавить и т. д.

  Время перерыва в работе

  Причины и виновники перерыва

  Устранение неисправностей ПО

  Для устранения потерь рабочего времени предлагаю: оптимизировать и модернизировать имеющуюся офисную оргтехнику.

  При индивидуальной ФРВ объектом исследования становится один конкретный работник. Есть два способа проведения индивидуальной ФРВ:

  – к работнику прикрепляется наблюдатель, который в течение рабочего дня ведет лист наблюдений (пример 2);

  – работника снимают на камеру с одновременным наложением времени в углу картинки.

  Индивидуальная фотография (фрагмент)

  Петрушко Мария Олеговна

  Наименование элементов работы

  Подготовка к рабочему дню

  Верстка 7 полосы

  Работа с корректором

  Подпись ответственного за проведение

  /Ф. И. О./должность/: Иванова Иванова М. В.

  менеджер по персоналу

  Оба способа хороши по-своему. Во время “живой” ФРВ наблюдатель может уточнять у работника, что именно он делает в данное время. Отрицательный момент в том, что оба участника процесса могут чувствовать себя некомфортно. Во время съемки такого неудобства не будет, но и при расшифровке записи может возникнуть множество вопросов, за ответами на которые все равно придется идти к работнику.

  При групповой ФРВ объектом исследования могут быть несколько работников, либо объединенных в бригаду, либо не связанных между собой производственным процессом. Наблюдения проводятся так же, как при индивидуальной фотографии, но записываются только индексы видов затрат рабочего времени (пример 3). Такой тип групповой ФРВ применяется в основном на производстве. Один наблюдатель может охватить от двух до пяти человек, свыше пяти отследить будет трудно. Важно заранее предусмотреть, чтобы все сотрудники в день ФРВ работали (не находились в отпусках, командировках и т. д.). В противном случае при отсутствии того или иного работника ФРВ будет недостоверной.

  Наименование элементов работы

  Индексы категорий затрат времени:

  ПЗ – подготовительно-заключительное время;

  ОП – оперативное время;

  ОБ – время обслуживания рабочего места;

  ОТ – время на отдых и личные надобности;

  ПО – время перерывов, не зависящих от работника.

  Для получения объективных данных рекомендуется проводить индивидуальную ФРВ в течение 3 – 5 дней с временным интервалом, который выбирается отдельно для каждой должности. Это связано с тем, что в разные дни работник может быть загружен по-разному. Например, загруженность бухгалтера при расчете заработной платы в обычные дни значительно отличается от дней начисления заработной платы или сдачи отчетностей.

  Как только вы определили цели и вид проведения ФРВ, необходимо издать приказ, в котором указать цель и сроки проведения ФРВ, а также работников, ответственных за ее проведение (приложение). С приказом должны быть ознакомлены все сотрудники, в отношении которых будет проводиться ФРВ. Так как основная причина стрессов при ФРВ – неопределенность, при ознакомлении с приказом необходимо провести разъяснительные беседы с каждым работником, учитывая индивидуальные свойства характера. Такие беседы позволят избежать паники и недовольства среди персонала. Нужно объяснить, что ФРВ проводится не для того, чтобы кого-то наказать или уволить, а для того, чтобы повысить эффективность труда. Например, оптимизировать работу оборудования. Известно, что часто сотрудники теряют много времени только потому, что их компьютер медленно работает или же они совершают массу ненужных действий, не зная дополнительных функций какой-либо программы. Конечно, как бы работодатель ни убеждал, что все его действия во благо, всегда найдутся те, кто будет резко выражать недовольство и “накручивать” коллег. Стоит отметить, что именно работники, не готовые к переменам, чаще всего оказываются самыми неэффективными, поэтому на них желательно обратить особое внимание.

  Планируя ФРВ, лучше не сообщать работникам точную дату и время ее проведения.

  При анализе полученных данных в первую очередь рассчитывается время, затраченное на каждую операцию. Затем операции группируются следующим образом:

  Б – перерывы (ожидание, перерывы для отдыха и питания, личных нужд, перекуры).

  Для удобства и наглядности рекомендуется составить таблицу (пример 4). Из таблицы видно, что работник 11% рабочего времени находится в ожидании работы, 10,2% рабочего времени тратит на личные дела, не включая перерыв для отдыха и питания. Итого на перерывы у работника уходит 28,2% времени. Соответственно, можно сделать вывод, что рабочее время используется неэффективно. Чтобы избежать ожиданий в работе, можно возложить на сотрудника дополнительные функции или сократить его рабочий день. Анализируя полученные данные, необходимо помнить о целях проведения ФРВ. В зависимости от конечного результата и следует анализировать полученные данные. Существует множество формул, по которым вычисляют нормы времени, необходимые для выполнения тех или иных функций. Не рекомендуется для нормирования опираться только на результаты ФРВ: существуют и другие методы, которые необходимо использовать в совокупности с фотографией. Если вы проводили ФРВ не в целях нормирования, то формулы могут не понадобиться, и достаточно только подробной таблицы. Анализируя данные, необходимо ответить на следующие вопросы:

  – Выполнена ли работа?

  – Что сделано из того, что должно быть сделано, а что – нет?

  – Что бы произошло, если бы это не было сделано?

  – Это могло быть объединено с другими операциями в процессе?

  – Почему это сделано так? Можно ли сделать иначе?

  – Кто еще может это сделать?

  – Какой уровень квалификации нужен для выполнения этой задачи?

  – Где это сделано? Может ли это быть сделано в другом месте, на другом оборудовании?

  Образец фотографии рабочего времени: как составить

  

  Заместитель начальника Управления по работе с персоналом, Gazprom International. Преподаватель курса «Нормирование труда и управление численностью»

  Мечта любого руководителя — чтобы сотрудники компании были одинаково вовлеченными и работали с высокой производительностью. На практике все иначе: HR-специалистам часто приходится разбираться с причинами невыполнения планов и решать вопросы управления численностью.

  В этом случае на помощь приходит инструмент контроля рабочего времени — фотография рабочего дня. Это возможность проанализировать, на какие задачи уходит рабочее время персонала. За счет сбора детализированной, зафиксированной во времени информации можно буквально по минутам увидеть, чем занят сотрудник в течение рабочего дня.

  Фотография рабочего времени — это не только инструмент управления численностью, но и способ увидеть слабые места во всей деятельности компании. Для этого необходимо:

  собрать и обработать всю исходную информацию, которая касается рациональности использования рабочего времени (в том числе, установить непроизводительные затраты, прямые и косвенные потери рабочего времени).

  • Проконтролировать действия сотрудника и оценить его эффективность.

  Фотография рабочего дня особенно эффективна при внедрении нового оборудования, которое автоматизирует рабочие процессы. Она позволяет определить реальную потребность в персонале, а также число сотрудников, которые освобождаются от работы в результате автоматизации и изменении технологического процесса.

  Создание фотографии рабочего времени вручную — трудозатратный процесс. Кроме того, можно получить «общий снимок»: в отчете будут фигурировать ничего не говорящие данные. Например, «Переписка по электронной почте» или «Работа с документами». При этом, мы не сможем увидеть, что сотрудник посредством «работы с электронной почтой» занимался личными делами (специфику введенных поисковых интернет-запросов при сборе вручную не увидеть).

  Сейчас у нас есть выбор и можно использовать автоматизированные решения для проведения фотографии рабочего дня. Но для использования современных инструментов важно учесть ряд условий:

  Большая часть процесса должна протекать в автоматизированных информационных системах, чтобы можно было отследить один и тот же процесс в нескольких системах.

  Записанная информация детализирована для проведения анализа и формируется онлайн. Срок хранения этих данных продолжителен, что дает возможность «восстановить» процесс без фактических искажений.

  Все рабочие процессы отлажены и четко прописаны. Идеальный вариант — если определены метрики в виде KPI, SLA.

  У бизнеса есть осознаваемая объективная потребность в увеличении эффективностиоптимизации процесса, и эта потребность поддерживается высшим руководством.

  При соблюдении этих условий можно получить впечатляющие данные о работе персонала. Автоматизированные формы сбора не только экономят временные и трудовые ресурсы компании, но и дают более наглядную и детализированную картину

  Сейчас, когда большая часть сотрудников работает на компьютерах, используются программы мониторинга. Эти ПК-приложения не только собирают подробную статистику, но и анализируют продуктивность работника, выявляя причины потерь рабочего времени.

  Получите инструменты нормирования, драйверы численности, нормы расчета и калькуляторы для разных категорий персонала на кейсах компаний из разных сфер

  • Получение информации о всех запускаемых ПК программах и данных ввода поисковых запросов.

  В результате проведения такого мониторинга у руководителя появляется объективная картина деятельности сотрудников, отношения персонала к служебным обязанностям и проблемные зоны, мешающие эффективности работы.

  Наблюдение за работой нескольких сотрудников, которых объединяет общий производственный процесс. Групповая фотография дает возможность оценить эффективность взаимодействия и согласованность работы внутри группы. Также можно определить, насколько загружен каждый из членов группы и выяснить причины потерь продуктивности.

  Относится к индивидуальной фотографии, но выделяется в отдельный вид. Это самый комфортный для сотрудника, но наименее объективный формат. Наблюдение ведет сам работник, и руководителю приходится полагаться на его честность. В качестве подтверждения у сотрудника запрашивают фото, видео, скриншоты или документы. Но и это не делает самофотографию достаточно надежным методом: результаты могут искажаться, т.к. на саму фиксацию работник тоже тратит свое время.

  Основная цель на первом этапе — уточнение вида выполняемых работ, исходя из специфики работы конкретного отдела. Это могут быть работы организационного характера, работы с типовыми документами, работы с документами высокой сложности, прочие затраты рабочего времени.

  Второй этап — регистрация всех операций и затраченного на них времени в течение рабочего дня. Отмечаются временные рамки начала и окончания каждого вида работ, с точностью до одной минуты. Отдельно оформляется каждый элемент работы или перерыва. Фиксация всей информации проводится в наблюдательных листах, который заполняются ежедневно на каждого сотрудника. Чтобы данные были более объективными и надежными, рекомендуется проводить фотографию рабочего времени на протяжении нескольких дней.

  Подпишитесь на рассылку: 50 000 ваших коллег уже читают нас.
  Узнавайте первыми об открытых уроках с топовыми HR-экспертами, интервью, конференциях и кейсах от профи ↓

  Для фиксации данных во время проведения фотографии рабочего дня используют бланк стандартной формы. В нем указываются данные о должности сотрудника, его подразделении и поэтапно фиксируются все рабочие операции с обязательным уточнением времени, которое было на них потрачено.

  Под таблицей подводится общий итог: подсчитывается время, которое потребовалось сотруднику на подготовку и завершение рабочих операций, а также количество перерывов. Далее бланк передается на подпись сотруднику и после этого — вышестоящему руководству.

  

  Фотография рабочего времени показывает каждую операцию в деталях, благодаря чему можно увидеть все нюансы и проблемные зоны во взаимодействии отделов.

  На основе данных, полученных в результате этого мониторинга, можно сделать выводы не только об эффективности работы сотрудников, но и увидеть слабые места в бизнес-процессах компании. Этот инструмент дает полную объективную картину рабочего процесса.

  Поэтому следующий шагом после анализа результатов становится разработка рекомендаций по устранению выявленных недостатков. Как минимизировать потери рабочего времени, как сократить затраты на малоэффективные работы, как убрать лишние звенья в рабочем процессе — на эти вопросы руководителю будет легче найти ответ, имея на руках актуальные данные.

  И проводя такую работу по организации труда, изменяя бизнес-процессы, можно не только повысить эффективность работы сотрудников, но и производительность всей компании.