Как оформить выписку из приказа

Выписка из приказа

Ситуации, когда сторонней организации или какому-либо должностному лицу требуется предъявить внутренний приказ предприятия, встречаются не так уж и редко. Но поскольку сам приказ изъять для таких целей невозможно, то в подобных случаях используются специальные выписки, дословно его цитирующие.

То есть, по сути дела, выписка – это документ, в который вносится выдержка или фрагмент какой-либо части приказа, содержащий только разрешенную к разглашению информацию.

Также выписки используются тогда, когда оригинал приказа слишком объемен и его полное использование невозможно или неуместно.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

  • Бланк и образец
  • Онлайн просмотр
  • Бесплатная загрузка
  • Безопасно

Право за запрос выписки закреплено законодательством РФ – предприятия и организации не могут отказать в ее выдаче.

Закон регламентирует и сроки выдачи данного документа: не более трех дней.

Назначение выписки

Структурные подразделения и разные отделы компаний всегда так или иначе связаны между друг другом. Поэтому документация одной службы часто может быть востребована и в другой. В качестве иллюстрации может служить пример того, что для начисления зарплаты сотрудникам бухгалтерии требуется выписка из приказа по основной деятельности предприятия, ровно как и инспектору кадрового отдела нужна выписка из приказа о приеме на работу для оформления личного дела сотрудника.

Также довольно часто выписки приказов используются для предъявления в надзорные и контролирующие органы, судебные инстанции, государственные и социальные службы.

Чем отличается выписка от копии

Кому-то может показаться, что выписка и копия приказа – это одно и то же. Это не совсем так. В копии отражается полное содержание документа. Выписка же обычно касается только какой-то конкретной его части. Кроме того, копии не всегда заверяются, а вот выписки всегда должны быть удостоверены подписью ответственного сотрудника. С юридической же точки зрения копия и выписка абсолютно равнозначны.

Как получить выписку из приказа

Просто так выписку, конечно, никто никому не даст. Прежде чем ее получить, требуется составить письменное заявление, в котором необходимо указать, из какого именно приказа нужна выписка и для каких целей. Затем заявление желательно завизировать у секретаря организации (на тот случай, если возникнут какие-либо разногласия по части выдачи документа).

Следует отметить, что выписки могут запрашиваться как из действующих приказов, так и из тех, которые уже ушли в архив компании.

Правила составления выписки из приказа

Выписка из приказа, ровно как и сам приказ не имеет стандартного унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому оформлять его можно в свободном виде. Довольно часто предприятия используют специальные шаблоны, разработанные внутри компании (они обязательно должны быть учтены в учетной политике организации). Но, вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, важное условие: в документе всегда должно быть указано

  • название фирмы,
  • дата и место составления выписки,
  • подпись ответственных сотрудников, которые таким образом заверяют то, что сведения, внесенные в выписку верны.

Удостоверять документ печатью необязательно, поскольку, с 2016 года юридические лица могут не использовать в своей работе печати и штампы (единственный нюанс — государственные и банковские организации довольно часто по инерции продолжают требовать наличие оттиска на документе, поэтому если печать есть, воспользоваться ею лишним не будет).

Сам текст выписки должен в точности копировать содержание приказа, никакие изменения и корректировки в нем совершенно недопустимы.

Выписка может быть оформлена как от руки, так и напечатана на компьютере, ее можно также отсканировать и распечатать или отксерокопировать, главное – наличие «живого» автографа. В качестве формы может быть использован фирменный бланк компании или же простой лист А4 формата – это значения не имеет, однако первый вариант удобнее, поскольку он изначально содержит в себе все необходимые реквизиты.

Фиксировать факт выдачи выписки во внутреннем журнале учета документов не обязательно, но желательно.

Как составить выписку из приказа

Подборка наиболее важных документов по запросу Как составить выписку из приказа (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов: Как составить выписку из приказа

Судебная практика: Как составить выписку из приказа

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Апелляционное определение Центрального окружного военного суда от 08.06.2021 N 33а-234/2021
Категория: Споры в области обороны, воинской обязанности и военной службы.
Требования заявителя: Об оспаривании увольнения с военной службы.
Обстоятельства: Истец указал, что считает свое увольнение незаконным.
Решение: Отказано. Как следует из отзыва в аттестационном листе и представления к увольнению с военной службы Кравчука, они подписаны уполномоченными должностными лицами, поскольку ФИО1, составляя отзыв, исполнял обязанности начальника штаба воинской части, что подтверждается выпиской из приказа командира войсковой части N от ДД.ММ.ГГГГ N, а представление на увольнение другого военнослужащего, подписанное командиром воинской части, не свидетельствует о невозможности исполнения ФИО2 в тот же день обязанностей командира воинской части.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Решение Центрального окружного военного суда от 08.10.2021 N 7-53/2021
Категория спора: Привлечение к административной ответственности.
Требования: Об отмене постановления о привлечении к ответственности по ч. 1 ст. 12.8 КоАП РФ за управление транспортом в состоянии опьянения, передачу управления такому лицу.
Решение: Отказано. Представленные защитником выписки из приказов командира воинской части и копия листка об освобождении М. от служебных обязанностей в связи с амбулаторным лечением в период с 7 по 10 апреля 2021 г., а также адресованное сотруднику ДПС ФИО4 заявление без подписи от имени М. о переносе с 8 апреля 2021 г. даты рассмотрения дела и талон-уведомление о передаче данного заявления 7 апреля 2021 г. в дежурную часть органа внутренних дел, во взаимосвязи с вышеприведенным нормативным регулированием не свидетельствуют, вопреки мнению защитника, о том, что должностному лицу, имевшему полномочия лишь на составление протокола об административном правонарушении, от М. поступило предусмотренное законом ходатайство об отложении рассмотрения дела, которое в силу ст. 23.1, 24.4 КоАП РФ подлежало бы незамедлительному рассмотрению только судьей, уполномоченным рассматривать дело по существу, с вынесением соответствующего определения.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Как составить выписку из приказа

Нормативные акты: Как составить выписку из приказа

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Решение Тюменского УФАС России от 19.04.2021 по делу N 072/06/44/64/2021
Нарушение: ч. 2 ст. 8, п. 1 ч. 1 ст. 31, ч. 6 ст. 31, ч. 3 ст. 64 Закона о контрактной системе.
Решение: Признать жалобу обоснованной; выдать предписание об устранении нарушений; передать материалы дела должностному лицу для решения вопроса о возбуждении дела об административном правонарушении. Учитывая, что допущенные заказчиком нарушения законодательства о контрактной системе имеют существенный характер, в этой связи Комиссия Тюменского УФАС России решила выдать в адрес заказчика обязательное для исполнения предписание об устранении допущенных нарушений законодательства о контрактной системе, согласно которому, заказчику необходимо отменить все протоколы составленные в ходе проведения закупки; внести изменения в аукционную документацию в части исключения из документации о закупке требования к участникам о наличии членства в СРО в области строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов капитального строительства, а также представления в составе заявки выписки из реестра членов СРО по форме, утвержденной Приказом Ростехнадзора от 04.03.2019 N 86, продлить срок подачи заявок на участие в электронном аукционе, и провести дальнейшую процедуру электронного аукциона в соответствии с требованиями законодательства о контрактной системе.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Решение Удмуртского УФАС России от 01.06.2021 по делу N 018/07/3-468/2021
Обстоятельства: По мнению Заявителя, в Конкурсной документации установлены условия о представлении в заявке выписки из реестра членов саморегулируемой организации в области строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов капитального строительства, а также копии лицензии на осуществление работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну, но не устанавливают соответствующее требование к участнику закупки, что противоречит п. 10.17 Положения о закупке Заказчика.
Решение: Признать жалобу необоснованной. В пункте 3.2.2 закупочной документации к Конкурсу вторая часть заявки на участие в процедуре закупки должна быть оформлена в соответствии с требованиями документации о закупке, должна быть подготовлена по формам документации о закупке (Приложения N 2.2, N 3 к закупочной документации) и содержать обязательные требования, в числе которых выписка из реестра членов саморегулируемой организации в области строительства, реконструкции, капитального ремонта объектов капитального строительства, членом которой является участник конкурса в электронной форме (по форме, утвержденной Приказом Ростехнадзора от 04.03.2019 г. N 86), либо надлежащим образом заверенная копия. Выписка должна быть выдана не ранее, чем за один месяц до даты подачи заявки, а также надлежащим образом заверенная копия лицензии на осуществление работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну.

Выписка из приказа: порядок оформления и образец

Выписка из приказа — это заверенный должным образом документ, который содержит отдельные сведения из распоряжения. Она обладает законной силой и предназначена для подтверждения указанной в ней информации.

Кто и для чего просит выписки

Все основные поручения работникам, назначения, переводы, увольнения в компании оформляют при помощи распорядительных документов, обязательных для исполнения. Иногда те или иные государственные органы требуют предоставить сведения о сотрудниках, которые содержатся в протоколах, поручениях, распоряжениях.

Понятно, когда бумага относится только к одному работнику и информация краткая, тогда легко просто сделать копию. Но иногда предоставить сведения полностью невозможно по ряду причин. Тогда законодательство предусматривает возможность составить выписку (статья 62 Трудового кодекса).

Работодатель обязан выдать выдержку из распорядительных документов в течение 3 рабочих дней после получения запроса от работника.

Чтобы правильно составить документ, следует понимать, что такое выписка из приказа, — это копирование той его части, которая требуется конкретному работнику и касается его лично.

Это делается в нескольких случаях:

  • текст приказа слишком большой;
  • он содержит конфиденциальную информацию;
  • архивные документы повреждены;
  • информация касается не только одного сотрудника.

Например, если это распоряжение о премировании сотрудников отдела и в нем есть личная информация нескольких людей, сведения о выделенных суммах и др. В этом случае выписывают лишь ту информацию, которая относится к запросившему ее человеку. Есть и бумаги, которые хранятся в одном экземпляре. Копировать запрещено, поскольку в них есть сведения, которые нельзя разглашать.

Иногда при помощи выдержки из распоряжений требуется подтвердить принятие на работу, увольнение, стаж и др. Такая необходимость возникает, например, если человек потерял трудовую книжку. И другого способа подтвердить данные нет. Наличие подобной выписки из приказа о зачислении воспитанников требуют контролирующие органы от дошкольных учреждений. На официальных сайтах ДОУ обязаны опубликовать их в течение трех дней после издания.

Такие справки требуются для предоставления и в следующие государственные органы:

  • Пенсионный фонд;
  • органы социальной защиты населения;
  • судебные инстанции;
  • контролирующие учреждения;
  • Государственная инспекция труда и др.

Чем выписка отличается от копии

Чтобы решить, какой вид бумаг предоставить, следует понимать, в чем их разница. В одном случае документ полностью копируют, а во втором — фиксируют информацию выборочно, выписывая или копируя лишь некоторые пункты. Еще одно отличие — копию не всегда заверяют, а выдержку необходимо закрепить подписью должностного лица. Но юридически эти документы одинаковые.

Как сделать выписку

Сначала сотрудник пишет заявление на имя руководителя компании. В нем указывает, из какого распоряжения и для чего требуется документ. Затем запрос отмечают у секретаря организации.

Единых стандартов для составления нет. Но как любой деловой документ, справка составляется по определенным правилам. В ней сохраняются основные реквизиты распоряжения — название организации, ИНН, адрес, контакты, номер, дата и место составления. Оформляется на листе А4 или на официальном бланке, в котором указаны все реквизиты организации. Если это обычный лист, то придется написать эти данные самостоятельно.

Ознакомьтесь с тем, как правильно оформить выписку из приказа, вот алгоритм:

  1. Сначала указываем наименование компании и ее реквизиты.
  2. Затем название документа, его дату и номер, точно как в распоряжении.
  3. Ниже располагают дату и место составления.
  4. Далее идет та часть текста, которая требуется заявителю.
  5. Затем необходимо написать должность и Ф.И.О. должностного лица, подписавшего распоряжение. Выдержку это лицо не подписывает, на этом месте следует написать слово «подпись».
  6. После основной части текст заверяет ответственный сотрудник при помощи отметки «Верно» и подписи.

Содержание основной части распоряжения, которая необходима сотруднику, указывается в точности, полностью. Сокращения и исправления не допускаются.

Образцы

О приеме на работу (шаблон):

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

от ______ №город

Принять на работу с _____________ (Ф.И.О., должность) с окладом _______ рублей. Установлено испытание при приеме на работу продолжительностью 3 месяца. Основание: трудовой договор № ____ от _____.

Руководитель __________ подпись

Начальник отдела кадров подпись, расшифровка

При заполнении ориентируйтесь на этот образец:

В отдел кадров вправе обратиться бывший сотрудник, утерявший трудовую книжку, и попросить выдержку из нескольких распоряжений — о принятии на работу, переводах и расторжении трудового договора. В таком случае ему обязаны предоставить эти документы в виде отдельной справки по каждому распоряжению.

Инструкция: готовим выписку из приказа

Выписка из приказа — это официальный документ, включающий фрагмент распоряжения, который касается конкретного сотрудника. В ней указывают реквизиты компании и обязательно заверяют по установленным правилам.

Кто и для чего просит выписки

Любое изменение (трудоустройство, расторжение договора, перевод на другую должность, премирование, взыскание и др.) закрепляют в распорядительных документах компании. Зачастую содержащиеся в них сведения необходимы сотруднику, чтобы подтвердить период рабочей занятости, назначение на должность, увольнение и др. Это требуется, если другим способом доказать эти события нельзя, например при утере трудовой книжки. Чаще всего не копируют распоряжение полностью, а выдают справку, выписывая из распоряжений необходимую информацию. Выдают ее работнику, запросившему эти данные, на основании ст. 62 ТК РФ.

Иногда такие выдержки выдают по запросу государственных ведомств. Часто их просят следующие организации:

  • отделение соцзащиты населения;
  • Пенсионный фонд;
  • банки и кредитные учреждения;
  • судебные органы;
  • проверяющие и надзорные структуры;
  • Государственная инспекция труда.

Некоторые посольства (например ОАЭ) запрашивают выписки из приказа о зачислении в вузы, чтобы подтвердить подлинность диплома. Такая необходимость возникает, например, когда людям приходится легализовать диплом для трудоустройства за рубежом.

Иногда достаточно снять копию документа, но есть ситуации, когда это невозможно или нецелесообразно:

  • если распоряжение содержит коммерческую, государственную тайну или другие секретные сведения;
  • его содержание размещено не на одной, а на большом количестве страниц;
  • акт, находящийся в архиве, поврежден;
  • сведения, указанные в документе, касаются не только одного человека, в нем содержатся личные данные других людей.

Это касается, например, случаев, когда общим распоряжением утверждают награждение целой группы сотрудников с указанием их имен, фамилий, перечислением размеров окладов, других выплат и т. д.

Если документ касается только одного трудящегося, который запросил данные, то его просто копируют. Но если в документе есть конфиденциальная информация, то стоит запрет на снятие копий. В этом случае понадобится выдержка той части, которую не запрещено разглашать.

Если сотрудник написал заявление на получение справки, его запрос обязаны удовлетворить в течение 3 рабочих дней.

Чем выписка отличается от копии

На практике используют и один, и другой вариант. Но чтобы решить, когда выдавать тот или иной документ, разберемся, в чем отличия. Копия — это полное дублирование всей информации, содержащейся в оригинале. А вот определение, что такое выписка из приказа, — это воспроизведение только отрывка, касающегося определенного человека. В остальном оба варианта равноценны с юридической точки зрения. Их требуется заверить, чтобы они имели законную силу.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как получить выписку из Единого государственного реестра недвижимости. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как сделать выписку из распоряжения

Если сотрудник напишет заявление на получение справки, работодатель не вправе ему отказать. В запросе указывают, из какого документа требуется выдержка и для чего она понадобилась. Затем у кадровика есть всего несколько дней, чтобы ее составить.

Единых шаблонов для этой справки не существует. Но есть общепринятые требования к такого рода документации. Укажите все реквизиты, которые есть в распоряжении, включая:

  • название компании;
  • адрес;
  • номера телефонов;
  • коды ИНН, КПП, ОГРН;
  • номер регистрации и дату.

Оформлять справку кадровики вправе и на листе А4, но солиднее и логично выдать ее на официальном бланке, особенно если она требуется в госорганы.

Вот подробная инструкция, как правильно оформить выписку из приказа для работника:

  1. После названия компании и реквизитов указываем заголовок.
  2. Ниже выписываем из подлинника точную дату и номер распоряжения.
  3. Дальше по правилам делопроизводства указываем число, месяц, год и место составления.
  4. Затем полностью копируем отрывок из распоряжения, который запросил коллега.
  5. Внизу указываем данные должностного лица, заверившего его (фамилия и инициалы, должность). Но без его подписи, поскольку она есть в оригинале. Тут необходимо оставить только слово «подпись».
  6. Заверяет сотрудник, который подготовил справку (пишет слово «Верно» и подписывает).

Если копия выдается для подачи в другие учреждения, то после отметки о заверении следует добавить фразу о месте хранения документа — «Подлинник находится в (указать в какой компании), в деле (его номер и дату)» и поставить печать (п. 5.26 нацстандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Информация в выдержке из распоряжения о трудовой деятельности пишется полностью без сокращений, затем ее необходимо заверить и выдать бесплатно (п. 1 ст. 62 ТК РФ).

Образец

Допустимо делать выдержку сразу из нескольких распорядительных документов. Например, в ситуации, если в компанию пришел гражданин, который работал здесь ранее, потерявший трудовую книжку. Ему потребуется выписать сведения из всех основных распоряжений — о трудоустройстве, переводах, увольнении. Составляют справку в виде единого документа по всем распоряжениям по порядку.

Образец выписки из нескольких приказов

Возьмите за основу бланк, который поможет правильно составить документ.

Наименование предприятия и реквизиты

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

от __________ город ____

В целях ______________________________________________________________________

Руководитель организации _______________________

(предприятия) (инициалы, фамилия)

Секретарь _________ _______________________

(подпись) (расшифровка подписи)

А это пример выдержки из распоряжения о трудоустройстве сотрудника в 2021 году.

Выписка из приказа: порядок оформления и образец

Выписка из приказа — это заверенный должным образом документ, который содержит отдельные сведения из распоряжения. Она обладает законной силой и предназначена для подтверждения указанной в ней информации.

Кто и для чего просит выписки

Все основные поручения работникам, назначения, переводы, увольнения в компании оформляют при помощи распорядительных документов, обязательных для исполнения. Иногда те или иные государственные органы требуют предоставить сведения о сотрудниках, которые содержатся в протоколах, поручениях, распоряжениях.

Понятно, когда бумага относится только к одному работнику и информация краткая, тогда легко просто сделать копию. Но иногда предоставить сведения полностью невозможно по ряду причин. Тогда законодательство предусматривает возможность составить выписку (статья 62 Трудового кодекса).

Работодатель обязан выдать выдержку из распорядительных документов в течение 3 рабочих дней после получения запроса от работника.

Чтобы правильно составить документ, следует понимать, что такое выписка из приказа, — это копирование той его части, которая требуется конкретному работнику и касается его лично.

Это делается в нескольких случаях:

  • текст приказа слишком большой;
  • он содержит конфиденциальную информацию;
  • архивные документы повреждены;
  • информация касается не только одного сотрудника.

Например, если это распоряжение о премировании сотрудников отдела и в нем есть личная информация нескольких людей, сведения о выделенных суммах и др. В этом случае выписывают лишь ту информацию, которая относится к запросившему ее человеку. Есть и бумаги, которые хранятся в одном экземпляре. Копировать запрещено, поскольку в них есть сведения, которые нельзя разглашать.

Иногда при помощи выдержки из распоряжений требуется подтвердить принятие на работу, увольнение, стаж и др. Такая необходимость возникает, например, если человек потерял трудовую книжку. И другого способа подтвердить данные нет. Наличие подобной выписки из приказа о зачислении воспитанников требуют контролирующие органы от дошкольных учреждений. На официальных сайтах ДОУ обязаны опубликовать их в течение трех дней после издания.

Такие справки требуются для предоставления и в следующие государственные органы:

  • Пенсионный фонд;
  • органы социальной защиты населения;
  • судебные инстанции;
  • контролирующие учреждения;
  • Государственная инспекция труда и др.

Чем выписка отличается от копии

Чтобы решить, какой вид бумаг предоставить, следует понимать, в чем их разница. В одном случае документ полностью копируют, а во втором — фиксируют информацию выборочно, выписывая или копируя лишь некоторые пункты. Еще одно отличие — копию не всегда заверяют, а выдержку необходимо закрепить подписью должностного лица. Но юридически эти документы одинаковые.

Как сделать выписку

Сначала сотрудник пишет заявление на имя руководителя компании. В нем указывает, из какого распоряжения и для чего требуется документ. Затем запрос отмечают у секретаря организации.

Единых стандартов для составления нет. Но как любой деловой документ, справка составляется по определенным правилам. В ней сохраняются основные реквизиты распоряжения — название организации, ИНН, адрес, контакты, номер, дата и место составления. Оформляется на листе А4 или на официальном бланке, в котором указаны все реквизиты организации. Если это обычный лист, то придется написать эти данные самостоятельно.

Ознакомьтесь с тем, как правильно оформить выписку из приказа, вот алгоритм:

  1. Сначала указываем наименование компании и ее реквизиты.
  2. Затем название документа, его дату и номер, точно как в распоряжении.
  3. Ниже располагают дату и место составления.
  4. Далее идет та часть текста, которая требуется заявителю.
  5. Затем необходимо написать должность и Ф.И.О. должностного лица, подписавшего распоряжение. Выдержку это лицо не подписывает, на этом месте следует написать слово «подпись».
  6. После основной части текст заверяет ответственный сотрудник при помощи отметки «Верно» и подписи.

Содержание основной части распоряжения, которая необходима сотруднику, указывается в точности, полностью. Сокращения и исправления не допускаются.

Образцы

О приеме на работу (шаблон):

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

от ______ №город

Принять на работу с _____________ (Ф.И.О., должность) с окладом _______ рублей. Установлено испытание при приеме на работу продолжительностью 3 месяца. Основание: трудовой договор № ____ от _____.

Руководитель __________ подпись

Начальник отдела кадров подпись, расшифровка

При заполнении ориентируйтесь на этот образец:

образец, как сделать выписку из приказа

В отдел кадров вправе обратиться бывший сотрудник, утерявший трудовую книжку, и попросить выдержку из нескольких распоряжений — о принятии на работу, переводах и расторжении трудового договора. В таком случае ему обязаны предоставить эти документы в виде отдельной справки по каждому распоряжению.

Выписка из приказа: как правильно оформить

Для предоставления данных о сотруднике в стороннюю организацию или другой отдел по запросу готовят выписку из приказа. Иногда делается просто копия основного документа. Однако ввиду большого объема распоряжений и из соображений конфиденциальности предпочтительно сделать выписку из приказа. Она содержит в себе все реквизиты организации и требуемую информацию о работнике. Как правило, бланк запрашивается в Пенсионный фонд и другие инстанции. В конце статьи по ссылке можно скачать выписку из приказа образец.

Виды выписок и их предназначение

Все основные назначения на предприятии фиксируются приказами. Некоторые из них по объему могут достигать нескольких страниц. Выписка представляет собой краткую выдержку из документа, которая отвечает теме запроса. Потребоваться она может Пенсионному фонду и прочим органам.

Вторая причина, по которой целесообразно написать такую выдержку, а не делать копию всего текста – сохранение конфиденциальности данных. Некоторые распоряжения относятся сразу к нескольким работникам. Поэтому если нужно предоставить данные только по одному человеку, целесообразно подготовить краткую цитату.

На практике оформляется два вида выписок:

  • по личному составу, в таком бланке отражается вся распорядительная часть;
  • по основной деятельности, где прописывается только констатирующая часть распоряжения.

В большинстве случаев такой бланк включает только один пункт. Например, в оформленном документе может подтверждаться информация о принятии лица на определенную должность, о его переводе или увольнении. Грамотно подготовленные выписки из приказа имеют такую же юридическую силу, как и сами распоряжения.

Как правильно оформить документ

Выписки из приказа оформляются по тому же принципу, что и сами распоряжения. В них содержатся реквизиты предприятия: наименование, ИНН, адрес местонахождения, телефон.

Далее представлен план, поясняющий, как оформить выписку.

  1. Наименование предприятия, совпадающее с указанным в Уставе. Если имеется вышестоящая организация, вначале вносят ее название, а затем – название филиала.
  2. Регистрационный номер. Совпадает с прописанным в распоряжении.
  3. Дата – так же, как и в приказе.
  4. Вид документа – «Выписка из приказа». Название пишется по центру, без точки в конце.
  5. Констатирующая часть (когда готовятся выписки из приказа по основной деятельности). Если речь идет о распоряжении по личному составу, по тексту оформляемого документа далее пишется слово «Приказываю».
  6. Распорядительная часть (только по тому работнику, на которого готовится бланк).
  7. Фамилия и инициалы, должность подписавшего приказ.

Выписка из приказа о приеме на работу требует заверения. После текста ставится пометка «Верно», затем следует подпись оформившего ее начальника кадрового отдела или другого уполномоченного сотрудника. Стоит заметить, что руководитель этот документ не подписывает.

Нужна ли печать? Если выдержки оформляются для сторонней организации, то да. Оттиск должен покрывать ФИО и подпись уполномоченного сотрудника, заверявшего документ. Однако если бланк находится в рамках внутреннего документооборота, ставить печать не нужно.

Какие сроки установлены в отношении выписок

Стоит отметить, что не существует нормативного акта, ограничивающего срок действия выписки. Значит, документ считается бессрочным.

Готовая выдержка из приказа хранится в личном деле. Поэтому ее срок хранения на предприятии напрямую зависит от того, как долго будет оставаться в кадровом отделе личное дело.

Что можно сказать о сроке предоставления бланка по запросу? Он составляет три дня. Чаще всего такие запросы направляют контролирующие организации либо вышестоящие отделения.

Разновидности выписок из приказов

Хотя сделана выдержка на базе основного приказа, она считается отдельным документом. Чтобы найти само распоряжение, стоит воспользоваться журналом регистрации приказов. В зависимости от содержания, бланки будут иметь некоторые отличия.

Выдержки могут потребоваться из следующих распоряжений:

  1. О приеме на работу. Составляется по описанному выше плану. Может потребоваться для подтверждения трудоустройства и начисления пенсии.
  2. Об увольнении. Такие выписки требуются при оформлении на следующее рабочее место, при утере трудовой книжки или для государственных органов.
  3. О назначении на должность. Для бланка актуальны общие правила. В документ переносится пункт, где говорится непосредственно о назначении на должность.
  4. О премировании. Такой приказ оформляется сразу на нескольких работников, поэтому из него можно получить только выписку. Копии документа не предоставляют с целью сохранения конфиденциальных данных.
  5. Об учетной политике. Эти выдержки требуются для налогового либо бухгалтерского учета.
  6. О командировке. Указывается констатирующая часть, начинается со слова «Приказываю».
  7. Об отпуске. Помимо распоряжения руководства, в текст следует включить основания для предоставления отдыха. Потребуется включить перечень подтверждающих это документов, где написано, по какой причине работник уходит в отпуск.
  8. По основной деятельности. Предназначение такого распоряжения – совершенствование работы организации. В выдержку включают причины подготовки документа и саму констатирующую часть.

Образец составления бланка остается актуальным вне зависимости от вида приказа, на основании которого он создается. Важно отразить во вводной части полное наименование и реквизиты организации. Отличия будут только в основном тексте.

Могут ли отказать в предоставлении документа

Согласно норме, закрепленной в Трудовом кодексе, работодатель должен предъявлять документы, касающиеся деятельности сотрудника, по его письменному заявлению. Делается это в течение трех рабочих дней.

Составлять выдержку из приказа целесообразно по двум причинам – ввиду большого объема некоторых распоряжений и конфиденциальности данных. Хотя она готовится на основе приказа, она представляет собой отдельный документ. В нем указывают реквизиты предприятия и приводят пункт, который отвечает теме запроса. Далее можно скачать пример по ссылке бесплатно.

Ссылка на основную публикацию