Всё о сроке хранения трудовых договоров

Сроки хранения договоров в организации

Сколько должны храниться договоры в организациях — не менее 5 лет. Период хранения соглашений зависит от его вида и предмета и установлен приказом Росархива от 20.12.2019 №236.

Чем предусмотрено хранение

Администрация любой компании обязана организовывать хранение договоров в организации в течение периода, соответствующего виду каждого из документов. Эта обязанность установлена:

• Налоговым кодексом РФ, который обязывает сохранять документы, касающиеся полученных доходов и произведенных расходов;
• законом о бухгалтерском учете;
• законом об архивном деле.

Виды хранения, где хранить документы в организации

Выделяется два варианта хранения:

• текущее — это сохранение соглашения в период его исполнения и решения всех вопросов, вытекающих из этого исполнения, например, в течение разрешения возникшего спора;
• архивное — начинается с момента передачи документа в архив. В архив передаются документы, текущая работа по которым завершена, то есть документ исполнен, и все вопросы по нему решены.

Период текущего хранения нормативно не установлен, он зависит от срока самого соглашения, того, возникнут ли по нему споры, и множества дополнительных факторов. Говоря о том, какой срок хранения договоров в организации необходимо соблюдать, имеется в виду архивный вариант, потому что его срок установлен нормативно.

Каждая организация самостоятельно определяет, у кого должны храниться договоры:

• текущее вверяется, как правило, бухгалтерии или юридической службе;
• для архивного создается отдельное подразделение.

Администрации компании следует издать приказ, в котором определить, где должны храниться договоры в организации и круг ответственных лиц.

Где уточнить сроки и как их считать

Если периоды текущего хранения нормативно не установлены и рассчитываются ситуативно, то архивное урегулировано детально и то, сколько хранятся договоры в архиве определено приказом Росархива от 20.12.2019 №236.

Чтобы определить срок хранения договоров в компании необходимо:

1. Исследовать имеющиеся в организации соглашения и разделить их по отдельным группам в зависимости от принадлежности к тому или иному виду — срок определяется для каждого отдельного вида соглашений.
2. Открыть раздел II Приказа №236 пункт — Перечень типовых управленческих документов — и найти в нем пункт, соответствующий искомому виду соглашений, для этого в Приказе имеется предметный указатель, с его помощью нужный пункт находится быстро.
3. Посмотреть искомый срок.

В Перечне перечислено несколько десятков типов бумаг, приведем некоторые из них в таблице сроков хранения договоров в организации в 2022 году:

Сроки хранения некоторых документов

Отдельная таблица сроков хранения договоров займа в организации в 2022 году.

Касается документов, которые подтверждают предоставление средств и исполнение обязательств должником (это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров).

И дополнительно таблица сроков хранения договоров поставки в организации в 2022 году.

Что делать, если для контракта не указан срок хранения

Определять, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами, если искомых типов соглашений в Перечне не нашлось, следует с помощью п. 11 того же документа. В этом пункте указано, что если контракт, приложение к нему или акт не перечислен в иных положениях Перечня, хранить его следует 5 лет.

Ответственность за несоблюдение сроков

За нарушение правил хранения предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ, предполагающая ответственность в форме штрафа до 500 рублей.

Если компания не соблюдает правила того, сколько хранить договоры с клиентами и контрагентами, это повлечет ответственность со стороны ФНС, так, в соответствии со ст. 126 НК РФ, за непредставление документов при их истребовании в рамках проверки.

В 2011 году окончила УрГЮА (ИПиП), в 2013 — РАНХиГС по программе «Управление государственными и муниципальными закупками». С 2013 по 2018 года занималась юридическим сопровождением закупок бюджетных учреждений федерального и регионального уровней.

Сколько хранить договоры в организации

Сколько должны храниться договоры в организациях — не менее 5 лет после истечения срока их действия или прекращения обязательств по ним. Срок хранения различных видов контрактов указан в приказе Росахрива №236 от 20.12.2019.

Сроки хранения документации организации, в том числе договорной, указаны в законодательстве (приказ Росахрива №236 от 20.12.2019), так как имеют значение для контроля за ее деятельностью со стороны государства. Но не всегда законы содержат точный ответ на вопрос, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами по конкретным видам взаимоотношений. В этом случае рекомендуется исходить из общих правил.

Зачем это нужно

Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера. Текущее хранение соглашений (до их исполнения, прекращения или если их действие заканчивается в текущем году) организуется для отслеживания своевременного исполнения обязанностей, предъявления претензий, то есть обеспечения нормальной хозяйственной деятельности.

Руководитель организации решает, у кого должны храниться договоры во время их исполнения. Обычно это входит в полномочия юридического отдела или бухгалтерии, секретаря. Отслеживание выполнения обязательств вменяется конкретным лицам: юристу, начальнику склада и т. д. Для этого создается копия документа.

Хранение после передачи в архив имеет значение при расчете налогов и сборов (ст. 23 и ст. 283 НК обязывают юрлицо хранить документы о доходах и убытках не менее 4 и 10 лет соответственно), при осуществлении иных надзорных мероприятий.

Как определить срок

Чтобы решить, какой срок хранения договоров в организации установить для конкретного вида документов, рекомендуется обратиться к законодательным актам:

• Налоговому кодексу;
• ФЗ «Об архивном деле»;
• ФЗ «О бухгалтерском учете».

Основной нормативный документ о сроках — Перечень видов документации организации (далее Перечень), утвержденный приказом Росархива №236 от 20.12.2019, применяемый с 18.02.2020. Поиск осуществляется по:

• конкретному названию контракта, соглашения (но так сложно найти точную информацию, сколько хранятся договоры на оказание услуг, купли-продажи, поставки);
• обобщенному наименованию вида контрактов (например, контракты, отдельно не включенные в основной Перечень).

Что делать, если срок не установлен

В соответствии с Перечнем в этом случае необходимо обеспечить сохранность документов в течение 5 лет с момента истечения срока действия, прекращения обязательств. Период в 5 лет отсчитывать необходимо с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.

Сроки в зависимости от вида договора

Чтобы узнать, сколько лет хранятся договоры с поставщиками, арендаторами, покупателями, рекомендуется обратиться к п. 1.3.1 приказа Росархива.

Основные позиции приведены в таблице:

До ликвидации организации

Недвижимого имущества — 10

Движимого имущества — 5

По недвижимому имуществу — 15

По движимому имуществу — 10

Сколько хранить в архиве

Из системного толкования закона следует, что хранение договоров в организации подразделяется на два вида:

• текущее (во время исполнения);
• в архиве.

Такая классификация следует из общих начал делопроизводства. В приказе Росархива не указано, где должны храниться договоры в организации, на практике исходят из конкретной ситуации. Пока документ используется, его хранят в конкретном отделе, бухгалтерии, затем — в архиве. Под законодательно установленным периодом сохранности понимается период после сдачи в архив. Информация о сроках берется из Перечня. Если контракт смешанный, следует определить период сохранности для каждого вида и применять максимальный.

Последствия нарушения сроков

Важно знать, сколько хранятся договоры в архиве (5, 10 лет или больше), так как это имеет значение для налогообложения. По ст. 120 НК возможно привлечение к налоговой ответственности за грубое нарушение правил учета объектов налогообложения и первичных документов. Хотя контракт обычно не относится к первичным документам, в судебной практике встречались случаи признания его подтверждением факта совершения хозяйственной операции. Ст. 126 НК предусматривает ответственность за непредставление документации для проведения налогового контроля.

В КоАП перечислены составы правонарушений: грубое нарушение требований к бухучету (ст. 15.11) и нарушение правил формирования архивов (ст. 13.20). Эти нормы применяются при несоблюдении периодов сохранности, установленных в приказе Росархива.

Какие кадровые документы нужно хранить, чтобы не проиграть в суде с работником

КЭДО начал свое победное шествие по стране, но рано радоваться и отказываться полностью от бумажных документов, а тем более уничтожать старые. О том, что отсутствие обязательных кадровых документов в осязаемой форме может сыграть роковую роль свидетельствует многочисленная судебная практика.

Где сказано что и сколько нужно хранить?

Иной раз приходится слышать, что раз нет единого перечня кадровых документов, закрепленного нормативно, то нет оснований для хранения каких-то особых документов (конечно, за исключением трудовых книжек, потому что их значение всем понятно и никем не оспаривается).

Такой нигилизм не имеет под собой никаких оснований. В частности, сроки хранения архивных документов определены Перечнем типовых управленческих архивных документов (утв. приказом Росархива от 20 декабря 2019 № 236, далее — Перечень), соблюдать требования которого придется в силу прямого указания закона (ст. 17 Федерального закона от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», далее — Закон об архивном деле).

Статья 22.1 Закона об архивном деле обязывает хранить документы по личному составу:

• 75 лет, если делопроизводство завершено до 1 января 2003 г.;
• 50 лет , если это событие произошло после этой даты.

Нет возможности выделить площади под кадровый архив? Не беда: передайте эти функции на аутсорс профессионалам архивного дела в « Делис Архив » — одной из крупнейших российских архивных компаний полного цикла.

Перечень может устанавливать иные сроки для конкретных документов, которые должны соблюдаться (п. 4 ст. 22.1 Закона об архивном деле), и это, в частности, документы:

Сроки исчисляются с 1 января года, следующего за тем, когда делопроизводство было закончено (для документов), с 1 января года, следующего за годом окончания ведения для книг, журналов, реестров.

Желаете оптимизировать объемы кадрового архива — оцифруйте все, что возможно. Тем более что сейчас можно заказать сканирование кадровой документации и получить год бесплатного использования программного комплекса «Электронный архив» .

Хранить обязательно

Несмотря на то, что понятия «кадровые документы» в законе нет, абсолютно все (в т.ч. и суды) понимают, что под этим понимается. Вот лишь ряд документов, которые во избежание крупных неприятностей должны храниться у работодателя (а при утрате необходимо оформлять их дубликаты).

Трудовые договоры и допсоглашения к ним

Отсутствие трудового договора и допсоглашений к ним не означает отсутствия трудовых отношений. В последнее время суды все чаще не принимают ссылки работодателей на то, что нет документа — нет отношений.

Скорее суды считают эти факты доказательством нарушения работодателем трудовых прав истца ( апелляционное определение Санкт-Петербургского горсуда от 24 февраля 2022 № 33-2408/2022 по делу № 2-2708/2020 ).

График отпусков

Он по-прежнему обязателен (ст. 123 ТК), а его отсутствие, помимо штрафов от ГИТ, может обернуться также снятием внереализационных расходов ( определение ВС РФ от 06.10.2022 № 307-ЭС20-14127 по делу № А44-5623/2019 ), удовлетворением требований сотрудника о выплате отпускных, в т.ч. компенсацию за их несвоевременную выплату.

Отсутствие графика отпусков — это проблема работодателя , работник не должен из-за этого страдать ( определение Первого Кассационного суда общей юрисдикции от 06.09.2022 № 88-18810/2021 ).

Книги по учету трудовых книжек, сведения о трудовой деятельности

Про оцифровку трудовых книжек говорить смысла нет. Известно лишь, что далеко не все трудящиеся стремятся отказаться от привычной бумаги в пользу «каких-то» цифровых копий. В любом случае хранение книг по учету классических трудовых книжек и, особенно, подписи в них — практически неопровержимое свидетельство того, кто потерял или задерживает трудовую книжку.

Если сотрудник будет утверждать, что не получал своей трудовой и в соответствующей графе отсутствует его подпись, а также то, что не получил от работодателя сведения о трудовой деятельности, то суд с большой долей вероятности обяжет работодателя, помимо прочего, выплатить работнику компенсацию (о пределение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 24.12.2022 № 88-24932/2020 ).

Табель учета рабочего времени

Всем известно, какое значение имеет табель учета рабочего времени. И все-таки встречаются случаи, когда работодатели (особенно те, что стремятся замаскировать трудовые отношения гражданско-правовыми) не ведут по «замаскированным» сотрудникам табели учета.

Суды, подтверждая наличие фактических трудовых договоров, нередко встают на сторону контролеров, которые определяют суммы подлежащих уплате страховых взносов расчетным путем именно потому, что табели учета рабочего времени по всем работникам отсутствуют (п остановление Арбитражного суда Уральского округа от 05.04.2016 № Ф09-1121/16 по делу № А50-9498/2015 ).

Положение об оплате труда и премировании

Такой документ нужен, если соответствующие нормы отсутствуют в правилах распорядка (ст. 135 ТК). Только этот документ может подтвердить обоснованность выплаты (или невыплаты) премий (доплат, надбавок).

Иной раз доходит до смешного: только в суде выяснилось, что работодатель совершенно безосновательно выплачивал персоналу ежемесячные премии — ведь условие об этом не содержали ни трудовые договоры, ни положение об оплате труда и премировании ( определение Санкт-Петербургского городского суда от 15 апреля 2010 № 4755 ).

И это еще далеко не все

Помимо вышеперечисленных документов, работодатели обязаны хранить следующие кадровые документы:

• штатное расписание (ст. 15, 57 ТК);
• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК)
• положение о персональных данных работников или иной аналогичный документ (ст. 87 ТК);
• локальный нормативный акт с перечнем тех, у кого ненормированный рабочий день (ст. 57, 101 ТК) — если такой список не содержат колдоговор, соглашения, правила распорядка;
• локальный нормативный акт о разделении рабочего дня на части (ст. 105 ТК) — если такое положения отсутствуют в правилах распорядка;
• документы о полномочиях на подписание тех или иных документов (ст. 20 ТК);
• документ об утверждении формы расчетного листка;
• положения о филиалах, представительствах;
• положение об аттестации;
• положение об охране коммерческой тайны;
• документы по охране труда;
• график сменности (при соответствующей работе, ст. 103 ТК);
• документы по воинскому учету граждан (ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»).

А также многочисленные приказы (распоряжения) руководителя : о приеме работника на работу или о переводе, о предоставлении отпуска, о прекращении (расторжении) трудового договора, о направлении работника в командировку, о поощрении, о применении и снятии дисциплинарного взыскания, о привлечении к сверхурочной работе и оплате и т.п.

Несмотря на процессы цифровизации, совершенно отказаться от бумаги получится не скоро. Не все сотрудники согласны на «оцифровку» кадрового документооборота, работодатели по-прежнему обязаны выдавать бумажные версии документов, касающихся работы, по заявлению трудящихся. Пренебрежение этими фактами и бумажными архивами обязательно выльется в штрафы со стороны ГИТ и судебными процессами, в т. ч. с сотрудниками.

Поручите обслуживание своего кадрового документооборота опытным специалистам. Компания Делис Архив осуществляет полный цикл работы с кадровыми архивами — архивная обработка по требованиям госархивом, хранение, сканирование, исполнение социально-правовых запросов граждан, передача кадровых документов организации при ликвидации в госархив.

Хочу выкинуть документы. Так можно?

У меня ИП на упрощенке 6%, есть сотрудники. Какие документы мне надо хранить и сколько времени?

Зачем хранить документы

Индивидуальный предприниматель обязан хранить документы о своей работе. Речь о том, что связано с налогами, сделками и сотрудниками. Для этого несколько причин.

Документы помогают избежать штрафа налоговой. Допустим, магазин закупается у оптовой базы, на закупку должен быть договор. Если его нет, возможен штраф от 200 рублей за каждый договор. Еще у ИП должна быть книга учета расходов и доходов. Штраф за отсутствие — от 10 000 рублей.

Ответить на вопросы налоговой. Налоговая проверяет предпринимателей, чтобы убедиться: они платят налоги сколько нужно, среди них нет обнальщиков. Вот поставщик получает деньги от магазина, и налоговая может запросить договор и накладную на поставку. Вдруг поставки не было, и это фикция.

Проявить должную осмотрительность

Административный кодекс о штрафах за документы: статьи 3.4, 4.1.1, 5.27

Ответить на вопросы трудовой инспекции. Инспекция проверяет работодателей с помощью чек-листов — это списки вопросов. Ответ на вопрос — это документ. Например, по одним документам работало сорок человек, по другим — меньше. Чтобы разобраться, инспекция запрашивает трудовые договоры. Если сотрудник числился, а трудового договора нет, возможный штраф — до 50 000 рублей. И так за каждое нарушение.

Подтвердить стаж, социальные выплаты или подготовить документы для сотрудника. Допустим, сотрудник потерял трудовую книжку и хочет ее восстановить. Для этого он обращается к прошлым работодателям, и вот тут понадобятся сведения: сколько и кем работал сотрудник.

Бухгалтерские документы — 5 лет

Бухгалтерские документы говорят, сколько вы получили и потратили. Вот примеры документы:

• договоры и акты к ним,
• счета-фактуры;
• отчеты для агентского договора;
• товарные чеки, накладные;
• налоговые декларации;
• книги учета расходов и доходов.

Бухгалтерские документы делятся на два вида: для налогового и бухгалтерского учета. Одни надо хранить четыре года, другие пять, но можно не разбираться, и все хранить пять лет.

Раньше было требование хранить подтверждение оплаты взносов за сотрудников, это в Пенсионный фонд и фонд медицинского страхования. Сейчас это не нужно. Работодатели платят взносы через банк, и если фонды чего-то не досчитаются, можно будет прислать выписку из банка.

Кадровые документы — до 75 лет

Если у вас есть сотрудники, документы на них тоже придется хранить. Сроки хранения зависят от типа документа и даты, когда сотрудник перестал работать в компании. Самый короткий срок — год, например, для графика отпусков.

Самый долгий срок хранения документов — 50 или 75 лет. Считается так: если сотрудник перестал работать в компании до 1 января 2003 года — 75 лет, после — 50 лет. Вот что надо хранить так долго:

• заявление о приеме на работу;
• трудовой договор;
• приказы о приеме и увольнении;
• больничные;
• зарплатные ведомости;
• штатное расписание.

Документы на сотрудника храните, даже если он уволился. Чтобы не запутаться, мы сделали список: какие документы и сколько хранить.

Как хранить документы

Есть закон об архивном деле — он рассказывает о правилах хранения документов. Для индивидуального предпринимателя нет особенных требований. Вот они:

• хранить документы так, чтобы не испортились. На практике это значит, что текст остается читаемым; видно, чья печать и подписи, нет разводов от газировки или строительной пыли. Поэтому пусть документы лежат в несгораемом шкафу в офисе;
• документы можно оперативно достать. Сроки зависят от проверяющих и причины запроса документов. Чаще это пять-десять дней.

Коммерческая тайна работодателя

Вот так хранятся документы у знакомого индивидуального предпринимателя:

Документы могут быть в электронном и бумажном виде. Бухгалтерские документы — в любом. Если планируете вести электронный документооборот, понадобится специальный сервис, например, «Сбис» или «1С-отчетность».

Кадровые документы должны быть в бумажном виде. Даже если у вас дистанционные сотрудники и они ставят электронную подпись, вы делаете бумажную копию трудового договора, приказов и всего остального.

Как оформить дистанционного сотрудника

Документы после закрытия ИП

Если предприниматель закрывает ИП, документы всё равно надо хранить, пока не закончился срок хранения.

Иванов закрывает ИП в 2019 году. При этом у него есть договор с поставщиком от 2018 года. Срок хранения договоров считается от последней сделки. Допустим, последняя поставка по договору — в декабре 2018 года.

Срок хранения договоров — пять лет. Значит, ИП Иванов хранит договор до 2023 года.

Бухгалтерские документы можно хранить, как угодно. Закрыли дело, забираете документы домой или сдаете в архив. Есть частные и государственные архивы, подходят любые.

Кадровые документы обязательно надо передать в архив, иначе у сотрудников могут быть проблемы с пособиями, пенсиями или стажем. Для хранения подходят муниципальный или государственный архивы.

Мы позвонили в три архива, и вот что они рассказали. Чтобы передать документы:

• подписываете договор на хранение;
• оплачиваете услугу;
• готовите опись документов и историческую справку. Можно сделать самим или заказать в архиве;
• оформляете документы. Это значит подшить, разложить по папкам, подписать;
• привозите документы в архив, передаете, получаете в ответ акт приема-передачи.

Услуги архивов платные. Стоимость зависит от срока хранения и дополнительных услуг. Еще один критерий — количество дел, или «единиц хранения», как говорят в архивах. В одном деле может быть до 250 листов. Одно дело — одна папка. Если документов мало, делают одну папку, в ней всё.

В Санкт-Петербурге есть «Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга».

Иванов закрывает ИП после двух лет работы. У него были сотрудники, поэтому он передает документы на них в архив. Срок хранения — 50 лет. Документов оказалось на одно дело, Иванов заплатит за весь срок 572 рубля.

Сергеев тоже закрывает ИП с сотрудниками. Бизнес отработал десять лет, сотрудников было много, поэтому документов — на пятнадцать дел. Сергеев заплатит за пятьдесят лет хранения 8127 рублей.

Сроки хранения документов в организации в 2022 году

Приказом Росархива N 236 от 20.12.2019 утвержден перечень типовых управленческих документов, с указанием сроков хранения. Приказ вступил в силу с 18 февраля 2022 года. Изменения коснулись, в том числе, сроков хранения документации по налоговому, бухгалтерскому и кадровому учёту.

• Сроки хранения документов организаций
• Таблица сроков хранения налоговых, бухгалтерских и кадровых документов в 2022 году
• Сроки хранения налоговых документов
• Сроки хранения бухгалтерских документов
• Сроки хранения кадровых документов
• Санкции за нарушение порядка хранения документов

Сроки хранения документов организаций

Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.

Сроки хранения документов

Передача данных между вашим компьютером и сервером онлайн-бухгалтерии шифруется по протоколу SSL уровня, как в крупнейших банках. Каждые 15 минут все данные копируются на дополнительные сервера.

Таблица сроков хранения налоговых, бухгалтерских и кадровых документов в 2022 году

В таблице приведены сроки хранения наиболее распространенных документов налогового, бухгалтерского и кадрового учета, действующие с 2022 года.

С полным перечнем типовых управленческих документов и сроками их хранения можно ознакомиться здесь. Узнать, с какого момента исчислять сроки хранения документации и что делать после истечения сроков временного хранения можно узнать из инструкции, утвержденной приказом Росархива № 237 от 20.12.2019.

б). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы

б). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы

Cроки хранения наиболее распространенных документов в 2022 году

Эти сроки установлены приказом Росархива. В то же время, по некоторым документам сроки регламентируются нормативными актами других ведомств. Если по одним и тем же документам в нормативных актах установлены разные сроки, рекомендуем для безопасности выбирать больший.

То же самое с документами, которые вы создали или получили до изменения сроков хранения. По ним тоже руководствуйтесь наибольшим сроком.

Счета, акты, договоры и вся отчётность хранится в личном кабинете, к которому вы в любое время можете получить доступ

Сроки хранения налоговых документов

Срок хранения документов налогового учёта в 2022 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта. При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2022 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.

Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения таких документов с 18.02.2022 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.

Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:

• документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
• заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
• документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.

Санкции за нарушение порядка хранения документов

Каждая организация обязана хранить документы, иначе придется нести ответственность.

В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей. Кроме того, если это привело к снижению налогооблагаемой базы, ФНС вправе оштрафовать организацию в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не меньше 40 тысяч рублей.

Согласно статье 15.11 КоАП РФ, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету должностные лица несут административную ответственность и наказываются штрафом от 5 до 10 тысяч рублей, а при повторном нарушении штрафом от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификацией на срок от 1 до 2 лет.

За нарушение правил хранения архивной документации по статье 13.20 КоАП РФ предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей.

Передайте бухгалтерию на аутсорсинг. Мы возьмём на себя всё ведение и безопасное хранение вашей документации.

Всё о сроке хранения трудовых договоров

Для каждого кадровика важен срок хранения трудовых договоров. Пока человек трудится на предприятии, такой вопрос не возникает. Но если он увольняется, то уничтожать трудовой договор незаконно. Сколько бы ни хранились такие документы, обязательно должна быть соблюдена процедура их передачи для дальнейшего хранения.

Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию — обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам:

+7 495 109-30-87 – Москва и обл.
+7 812 309-07-44 – Санкт-Петербург и обл.
+7 804 333-07-22 – Другие регионы РФ

Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Датирование

Порядок заключения трудового соглашения известен всем руководителям. Документ обязательно должен быть зарегистрирован и отправлен на хранение. Вся работа с трудовыми договорами осуществляется кадровым работником, а в небольших фирмах – секретарем или главным бухгалтером.

Главное, на что необходимо обратить внимание, — это дата документа. Во-первых, она обязательно должна быть указана. Во-вторых, не позднее 3 дней после оформления соглашения новый сотрудник обязан ознакомиться с распоряжением руководителя. Специалисты по делопроизводству советуют издавать приказ в день заключения контракта, чтобы не было просрочек.

Нумерация

Один оригинал соглашения должен быть выдан служащему на руки уже после регистрации. Поэтому кадровику обязательно нужно соблюсти процедуру. Если номер указан, он вносится в специальный журнал. Многие до сих пор используют бумажные варианты таких книг, поэтому к ним предъявляются особые требования.

Журнал прошивается, страницы прономеровываются и т.д. Помимо номера договора, он может содержать дополнительную информацию. Например, сведения о подчиненном, его должности, сроке работы, реквизиты распоряжения начальства и т.д. И только после этого сотрудник получает свой документ, а второй экземпляр хранится на предприятии. При этом служащий ставит свою подпись в регистрационной книге. На многих предприятиях существует практика подписи на экземпляре ТД, который остается у работодателя.

Хранение

Трудовое соглашение работника остается в кадровом отделе. Некоторые подшивают такие документы в личные дела работников, другие формируют отдельный архив. Документы обязательно хранятся на предприятии, так как они могут понадобиться сторонам (для внесения изменений и т.д.). Но это правило не касается уволенных служащих.

Бумаги часто хранятся в отделе кадров долгие годы, поэтому существуют особые правила их содержания. По закону, работодатель обязан обеспечить сохранность документов, поэтому их помещают в специальные шкафы. Желательно, чтобы они были защищены от пожара и других вредных внешних факторов.

Многие современные компании предпочитают держать такие важные документы в электронном виде. Руководство организации обязано принимать все меры для того, чтобы данные не были утрачены, искажены или попали в общий доступ. Помимо этого, существует порядок, согласно которому все электронные данные должны время от времени перезаписываться на более новые носители информации.

Справка: для более эффективной работы на большом предприятии целесообразно создать свой отдельный архив.

Передача

В случае увольнения с контрактами поступают особым образом. Их отправляют в архив, где они находятся не менее 75 лет. 75-летний срок используется для сохранения документов обычных подчиненных. Что касается руководителей, подчиненных, имеющих различные награды, и других служащих, то их документы хранятся бессрочно.

Если ТД внесен в личное дело, то для передачи его обязательно необходимо правильно подшить. Делается это следующим образом:

• со всех бумаг снимаются скрепки;
• они сшиваются вместе, при этом вначале нужно приложить бланк для описи, а в конце – бланк для заверения.

Затем документы помешаются в скоросшиватель. Все листы личного дела должны свободно переворачиваться.

Когда контракты помещены в отдельные папки, перед отправкой с ними также необходимо провести определенные действия. Все ТД должны быть систематизированы по году увольнения, а также в алфавитном порядке. Если документов слишком много, то кадровику следует разделить их на несколько томов.

Срок хранения современных трудовых договоров составляет 75 лет. Многие специалисты уже давно поговаривают о том, чтобы сократить этот период до 50 лет. Но, несмотря на такое уменьшение, срок хранения все равно остается немаленький. Поэтому кадровым работникам нужно продолжать соблюдать процедуру ведения и хранения ТД, а также их передачи после ухода сотрудников.

Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию — обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам:

+7 495 109-30-87 – Москва и обл.
+7 812 309-07-44 – Санкт-Петербург и обл.
+7 804 333-07-22 – Другие регионы РФ

Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!